完善消防檔案管理工作

一、消防檔案建設(shè)與管理的重要性

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)直接形成的真實(shí)歷史記錄，對(duì)人們研究歷史、認(rèn)識(shí)社會(huì)、指導(dǎo)工作都具有憑證和參考作用，它具有不可忽視的社會(huì)價(jià)值和作用。目前，消防部隊(duì)的檔案資料建設(shè)任務(wù)相當(dāng)繁重，因?yàn)橄�防工作涉及面廣，量大，包括滅火救援、部隊(duì)管理、消防監(jiān)督、消防宣傳等方面的工作，每一項(xiàng)工作都是非常繁鎖，由于任務(wù)重、工作量大，加上有的單位管理不善，方法不當(dāng)，使得消防部隊(duì)在檔案資料建設(shè)方面存在很多問(wèn)題。俗話說(shuō)：“檔案是我黨的珍貴財(cái)�！保瑱n案建設(shè)好了，對(duì)于促進(jìn)單位工作有著重要的作用，提高單位工作效益，理順單位工作思路也頗有益處。

二、消防檔案建設(shè)與管理存在的問(wèn)題

(一)檔案管理意識(shí)淡保一是思想認(rèn)識(shí)模糊。沒(méi)有將檔案管理擺到事關(guān)部隊(duì)全面建設(shè)的基礎(chǔ)性工作的戰(zhàn)略高度上予以必要的重視，存在著“重工作落實(shí)、輕檔案管理”和“檔案歸檔案，工作歸工作”的兩張皮傾向，不知道為什么要開(kāi)展檔案管理工作和怎樣開(kāi)展檔案管理。二是對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。還沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案工作在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，也出不了政績(jī)，根本是得不償失，導(dǎo)致了檔案管理工作大多數(shù)成了為應(yīng)付上級(jí)檢查而“做秀”的工作。

(二)檔案管理力量薄弱。一是檔案隊(duì)伍不夠?qū)�業(yè)化。很多消防大隊(duì)沒(méi)有專職的檔案員，檔案管理工作大多是由大隊(duì)業(yè)務(wù)參謀或者文職雇員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了工作效能。二是管理質(zhì)量不夠高。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)與經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合的工作，即需要一定的專業(yè)知識(shí)，也離不開(kāi)實(shí)踐積累。由于部隊(duì)的特殊性質(zhì)，人員流動(dòng)性大，檔案管理人員相對(duì)不夠穩(wěn)定，有時(shí)檔案員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，新接手的同志又要從零開(kāi)始。導(dǎo)致一部分的檔案員想做好這項(xiàng)工作，卻又是心有余而力不足，檔案管理質(zhì)量很難得到提升。

(三)檔案管理手段落后。當(dāng)前有的大隊(duì)檔案管理工作模式還比較落后，主要靠人以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多數(shù)仍然是使用傳統(tǒng)的手工操作，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段運(yùn)用水平比較低，查找速度慢，使用效率低，不僅影響了檔案管理質(zhì)量，也不能滿足檔案管理、利用的要求。

(四)檔案管理內(nèi)容不完整。有的單位只注重文書(shū)檔案的收集，忽視聲像、實(shí)物檔案的收集、整理、立卷、歸檔，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。部分同志為方便工作，將相關(guān)檔案材料自行保管，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔，有的甚至損毀、丟失。

(五)檔案管理分類不詳細(xì)。有的單位沒(méi)有單獨(dú)的檔案柜，所有的檔案文書(shū)都放在內(nèi)勤人員的抽屜里面，包括現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄，責(zé)令限期整改通知書(shū)，復(fù)查意見(jiàn)書(shū)，重大火災(zāi)隱患整改通知書(shū)，建筑審核意見(jiàn)書(shū)，建筑工程驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)，重點(diǎn)單位消防檔案，火災(zāi)事故檔案等，加上有的內(nèi)勤人員懶惰，不及時(shí)地將這些檔案資料歸檔裝卷，也不知道如何分類、如何編號(hào)、如何裝訂等，如果遇到年終再進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，使得一些檔案資料被誤編，將行政處罰檔案整理為消防安全管理檔案，將消防安全重點(diǎn)單位檔案整理為火災(zāi)事故檔案等。

三、解決以上問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

(一)加大檔案資料的投入，由專人負(fù)責(zé)消防檔案資料的建設(shè)。單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案室，購(gòu)買質(zhì)量好、樣式好、數(shù)量足的檔案柜，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊(duì)存在著警力嚴(yán)重不足的現(xiàn)象，如何解決這種矛盾呢?可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請(qǐng)地方專門從事檔案工作的人員來(lái)進(jìn)行檔案資料的管理，在選擇人員時(shí)應(yīng)該擇優(yōu)選取，選擇比較優(yōu)秀、工作責(zé)任心強(qiáng)、心細(xì)、文字功底強(qiáng)的人員來(lái)從事檔案工作;其次，目前每年各地都要從地方大學(xué)里招收一批大學(xué)生，在招收的時(shí)候，可以招中文系或者檔案管理等相關(guān)專業(yè)的人員從事檔案工作。在一些大單位，包括支隊(duì)機(jī)關(guān)和工作量較大的單位，一個(gè)人不夠可以聘請(qǐng)兩個(gè)或者多個(gè)人員從事檔案工作，對(duì)于檔案人員較多的單位要健全組織、完善機(jī)制、分工負(fù)責(zé)，由專人負(fù)責(zé)檔案資料的填寫，由專人負(fù)責(zé)檔案的制作，由專人負(fù)責(zé)檔案資料的審核，由專人負(fù)責(zé)檔案資料的整理裝訂。

(二)提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)于檔案人員不光應(yīng)有良好的工作作風(fēng)、思想素質(zhì)，而且還應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，因此要定期地組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。

(三)實(shí)行獎(jiǎng)懲分明，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。要層層制訂詳細(xì)的獎(jiǎng)懲措施，并將消防檔案納入消防監(jiān)督工作考核的范圍，并制定考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，保證消防監(jiān)督管理工作的落實(shí);在消防檔案管理工作中，對(duì)檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績(jī)的，單位應(yīng)該給予表彰獎(jiǎng)勵(lì);在消防檔案管理工作中，由于沒(méi)有落實(shí)管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

(四)及時(shí)歸檔更新。行政處罰卷在結(jié)案后，要及時(shí)地將其裝訂成冊(cè)，按照裝訂順序編號(hào)。對(duì)于消防安全管理檔案、火災(zāi)事故調(diào)查卷、建筑審核卷、舉報(bào)投訴卷都要按照規(guī)定和順序進(jìn)行裝訂。對(duì)于消防安全重點(diǎn)單位檔案，由于每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規(guī)章制度都要發(fā)生變化，因此我們一定要根據(jù)變化及時(shí)地進(jìn)行更新，以便讓單位領(lǐng)導(dǎo)和其他人員知道變化，并有針對(duì)性地開(kāi)展工作。

(五)文書(shū)檔案管理和電子管理并存。一份文書(shū)檔案如何能夠長(zhǎng)期的保存?當(dāng)前科技日益發(fā)展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統(tǒng)等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，并且通過(guò)這些電子處理可以長(zhǎng)期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應(yīng)采取電子管理，每個(gè)單位可以裝訂消防管理系統(tǒng)及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。

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