【必備】接待方案三篇
為了確保事情或工作科學(xué)有序進(jìn)行，時(shí)常需要預(yù)先制定方案，方案是從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等方面進(jìn)行安排的書(shū)面計(jì)劃。方案的格式和要求是什么樣的呢？以下是小編幫大家整理的接待方案3篇，希望能夠幫助到大家。
接待方案 篇1
為了做好來(lái)我園省三級(jí)幼兒園復(fù)查的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等貴賓的接待工作，要求大家始終把接待工作放在第一位，增強(qiáng)責(zé)任心，提高服務(wù)意識(shí)，做好每一件小事，注重每一個(gè)細(xì)節(jié)，待好每一個(gè)客人。特?cái)M訂如下方案：
一、接待時(shí)間：XX年4月16日--4月20日
二、接待地點(diǎn)：xx鎮(zhèn)第一幼兒園
三、接待對(duì)象：省教育廳、縣教育局學(xué)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)。
四、接待工作
1、迎賓工作：門衛(wèi)規(guī)范著裝，規(guī)范崗位工作要求；幼兒、教師、管理人員、衣服整潔大方、不穿高跟鞋化濃妝。
園領(lǐng)導(dǎo)：園長(zhǎng)xx、業(yè)務(wù)園長(zhǎng)xx。
陪同人員：教研組長(zhǎng)xx、xx。
2、工作小組：
組長(zhǎng)：xx（總負(fù)責(zé)）
組員：xx（負(fù)責(zé)年檢匯報(bào)工作）
xx（負(fù)責(zé)接待工作）
xx（負(fù)責(zé)后勤保障工作）
3、教學(xué)、工作秩序：教師管理好班級(jí)紀(jì)律，維護(hù)良好教學(xué)秩序。下課期間禁止觀看電視，組織好幼兒游戲活動(dòng)。
五、接待前的`準(zhǔn)備工作
1、精心設(shè)計(jì)考察路線，揚(yáng)長(zhǎng)避短，凸顯辦學(xué)特色。
2、迎賓（檢查人員到達(dá)前30分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作）。
3、現(xiàn)場(chǎng)整理及布置：
（1）歡迎詞。
�。�2）確定接待場(chǎng)所（二樓會(huì)議室）。
�。�3）提前一天清潔并布置接待室，保持室內(nèi)整潔有序，空氣清新。
�。�4）正確擺放接待室內(nèi)所需物品。
4、確定講解員和陪同人員，進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。
xx負(fù)責(zé)講解，事先擬好講解稿，熟悉講解內(nèi)容，重要數(shù)字等信息要一口清。驗(yàn)收人員到來(lái)前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員做好接待準(zhǔn)備。
六、行程安排
實(shí)地考察路線：接待室—核查材料與報(bào)告—幼兒園食堂—參觀園環(huán)境—教學(xué)樓—視察陪同重點(diǎn)解說(shuō)—領(lǐng)導(dǎo)組反饋—午餐。
七、應(yīng)急方案
若出現(xiàn)臨時(shí)事件，小事可先自行處理，再匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；若是事件難以解決必須及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，不可輕易自己定奪。
八、后期工作
1、物資整理： 接待場(chǎng)地物資整理。
2、總結(jié)提升： 接待完畢后，組織總結(jié)大會(huì)，以改善不足，提煉經(jīng)驗(yàn)。
3、宣傳報(bào)道： 整理新聞稿件，在24小時(shí)之內(nèi)進(jìn)行宣傳報(bào)道。
九、根據(jù)實(shí)際情況，本方案可作適當(dāng)調(diào)整。
接待方案 篇2
目前，XXX景區(qū)已進(jìn)入森林防火警戒期，加之五一小長(zhǎng)假的到來(lái)，XXX景區(qū)又將迎來(lái)大批休閑度假的旅游人員和自駕車輛，森林防火形勢(shì)十分嚴(yán)峻。為了搞好景區(qū)五一小長(zhǎng)假期間旅游安全接待和森林防火工作，確保游客、職工人身財(cái)產(chǎn)安全和景區(qū)安全，實(shí)現(xiàn)“安全、秩序、質(zhì)量、效益”四統(tǒng)一目標(biāo)，特制定本方案。
一、組織機(jī)構(gòu)
為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)XXX景區(qū)20xx年五一小長(zhǎng)假期間旅游安全接待工作的領(lǐng)導(dǎo)，特成立旅游接待安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組。
領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)小長(zhǎng)假期間景區(qū)各項(xiàng)工作的全面組織協(xié)調(diào)和督促檢查，下設(shè)辦公室于管理處保護(hù)管理科，由XXX同志負(fù)責(zé)日常工作。帶班領(lǐng)導(dǎo)和值班人員實(shí)行24小時(shí)值班制度，小長(zhǎng)假期間領(lǐng)導(dǎo)小組成員通訊工具必須保證24小時(shí)暢通。景區(qū)各經(jīng)營(yíng)單位也要成立相應(yīng)的旅游接待工作組，制定接待和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急方案，落實(shí)值班人員和帶班領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)責(zé)任人員必須堅(jiān)守工作崗位，嚴(yán)格值班紀(jì)律。
二、工作重點(diǎn)及措施
切實(shí)保證景區(qū)森林防火安全，協(xié)助縣級(jí)相關(guān)部門和景區(qū)經(jīng)營(yíng)企業(yè)搞好景道路交通安全、特種設(shè)備和娛樂(lè)項(xiàng)目設(shè)施安全、食品衛(wèi)生安全和人員人身財(cái)產(chǎn)安全；切實(shí)提高景區(qū)服務(wù)質(zhì)量，確保景區(qū)環(huán)境優(yōu)美、秩序優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)，樹(shù)立XXX國(guó)家森林公園良好的對(duì)內(nèi)對(duì)外形象。
（一）節(jié)前安全檢查。XXX于4月29日開(kāi)展景區(qū)安全隱患大排查，排查內(nèi)容包括森林防火、道路交通、娛樂(lè)設(shè)施設(shè)備、特種設(shè)備、食品安全和消防安全。
�。ǘ┚皡^(qū)森林防火安全
1、落實(shí)森林防火責(zé)任。XXX負(fù)責(zé)進(jìn)一步完善景區(qū)森林防火預(yù)案。XXX公司負(fù)責(zé)景區(qū)護(hù)林巡查工作；景區(qū)各經(jīng)營(yíng)單位負(fù)責(zé)各自區(qū)域的護(hù)林巡查工作。
2、開(kāi)展森林防火宣傳。XXX調(diào)集宣傳車在景區(qū)開(kāi)展森林防火巡回宣傳；XXX公司負(fù)責(zé)在景區(qū)大門向進(jìn)山游客發(fā)放森林防火提示卡；各經(jīng)營(yíng)單位負(fù)責(zé)對(duì)入駐客人進(jìn)行森林防火宣傳，前臺(tái)及客房擺放森林防火警示溫馨提示卡，確保森林防火意識(shí)深入人心。
3、強(qiáng)化巡護(hù)隊(duì)伍建設(shè)。一是充實(shí)護(hù)林隊(duì)。各經(jīng)營(yíng)單位負(fù)責(zé)將所轄區(qū)域巡護(hù)任務(wù)具體分解落實(shí)到每名護(hù)林人員，簽訂巡護(hù)責(zé)任書(shū)，明確劃分責(zé)任范圍，確保每個(gè)角落都有人負(fù)責(zé)。二是充實(shí)應(yīng)急撲火隊(duì)。充實(shí)景區(qū)8支應(yīng)急撲火分隊(duì)，共計(jì)135人，其中XXXXXX公司分隊(duì)47人，XXX分隊(duì)20人，XXX分隊(duì)11人，XXX分隊(duì)22人，XXX酒店分隊(duì)8人，XXX狩獵場(chǎng)分隊(duì)5人，XXX12人，XXX10人，分別配套完善相應(yīng)撲火工具和物資，由XXX負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排撲救事宜，做到召之即來(lái)、來(lái)之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。
4、加強(qiáng)野外火源控制。XXX公司負(fù)責(zé)在景區(qū)大門、XXX帳篷露營(yíng)區(qū)、XXX露營(yíng)區(qū)、XXX接待中心、XXX和大草原等重要路段，重點(diǎn)防范游客及村民的野外用火行為。在醒目位置張貼《禁火令》，警示入山人員；在景區(qū)前門票房、后門票房、XX和重要路口設(shè)置森林防火檢查哨卡；景區(qū)大門每個(gè)售票點(diǎn)設(shè)置火種寄存箱1個(gè)，為進(jìn)山游客保存打火機(jī)、火柴等火源；各酒店及XXX農(nóng)家樂(lè)禁止販?zhǔn)鄞蚧饳C(jī)、火柴等火種火源。禁止野外用火，見(jiàn)煙必查，見(jiàn)火必究。
5、充實(shí)防火物資儲(chǔ)備。XXX負(fù)責(zé)調(diào)集森林防火宣傳車X臺(tái)（含XXX公司X臺(tái)），配備抽水水泵X臺(tái)、高能水槍X件、風(fēng)力滅火機(jī)XX臺(tái)、油鋸XX臺(tái)、鐵掃把XX把、砍刀XX把、滅火彈X件、森林防火組合工具X套；景區(qū)各經(jīng)營(yíng)單位負(fù)責(zé)配齊相應(yīng)撲火物資，確保有備無(wú)患。
6、加強(qiáng)值班巡查制度。XXX、景區(qū)各經(jīng)營(yíng)單位實(shí)行24小時(shí)值班制度，帶班領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)指揮，值班人員堅(jiān)守崗位，應(yīng)急隊(duì)伍集中待命，保持
通訊暢通、信息暢通。一旦發(fā)生火警火災(zāi)，立即啟動(dòng)森林防火應(yīng)急預(yù)案，調(diào)集景區(qū)應(yīng)急撲火隊(duì)進(jìn)行撲救。
�。ㄈ┑缆方煌ò踩珪惩āＳ煽hXXX公司負(fù)責(zé)。制定完善交通工作預(yù)案，落實(shí)人員和物資，確保節(jié)日期間道路交通安全、通暢。
�。ㄋ模┞糜问袌�(chǎng)經(jīng)營(yíng)秩序維護(hù)。由XXX鎮(zhèn)工商所負(fù)責(zé)，XXX和XXX公司配合。加強(qiáng)市場(chǎng)巡查，認(rèn)真做好景區(qū)市場(chǎng)管理，嚴(yán)禁欺行霸市、短斤少兩、尾隨兜售、出售假冒偽劣商品、欺詐游客等違法違規(guī)行為，進(jìn)一步規(guī)范馬匹出租經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，嚴(yán)厲打擊“野馬”無(wú)證經(jīng)營(yíng)，嚴(yán)禁拉客宰客、哄抬市價(jià)和惡性競(jìng)爭(zhēng)，全力維護(hù)良好的旅游市場(chǎng)秩序。
�。ㄎ澹⿰蕵�(lè)設(shè)施安全。各游樂(lè)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)單位必須在4月29日前安排專業(yè)人員對(duì)營(yíng)運(yùn)設(shè)施及器材進(jìn)行一次全面徹底地檢查、維護(hù)，消除隱患，對(duì)不符合安全要求的.要停業(yè)整改，凡應(yīng)年檢而未年檢的游樂(lè)項(xiàng)目不得營(yíng)業(yè)；要制定切實(shí)可行的安全應(yīng)急預(yù)案，游樂(lè)場(chǎng)所要設(shè)立明顯的游樂(lè)須知，告知相關(guān)游樂(lè)項(xiàng)目的操作規(guī)程和危險(xiǎn)因素，切實(shí)加強(qiáng)游客游樂(lè)期間的安全管理，及時(shí)為在游樂(lè)活動(dòng)中不慎受傷的游客提供救助，并妥善處理好相關(guān)事宜。
�。┨胤N設(shè)備、消防及食品衛(wèi)生安全。各經(jīng)營(yíng)單位要重點(diǎn)抓好特種設(shè)備安全、消防安全和飲用水等食品安全管理。嚴(yán)禁出售野生動(dòng)物、野生菌類和過(guò)期、變質(zhì)食品給游客食用，杜絕食物中毒事件發(fā)生。
三、管理處值班安排（見(jiàn)附表）
接待方案 篇3
客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開(kāi)，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。
一、客戶來(lái)訪的一般目的：
在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過(guò)程中，客戶很可能提到要來(lái)公司訪問(wèn)，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶來(lái)我司考察訪問(wèn)，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶來(lái)訪的目的，通常不外乎以下幾種：
1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過(guò)網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問(wèn)無(wú)疑是一種最為直接有效的了解方式。
2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過(guò)幾次溝通，而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過(guò)我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來(lái)訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來(lái)的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、價(jià)格問(wèn)題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。
3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司最新發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開(kāi)始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來(lái)訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來(lái)訪過(guò)，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會(huì)忽略客戶新項(xiàng)目的生成。
4、投訴為主，順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的`客戶。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶的地方，擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。
5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來(lái)訪往往是順道而過(guò)，來(lái)之前或許也沒(méi)有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來(lái)一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
二、客戶來(lái)訪之前的準(zhǔn)備工作
一旦確認(rèn)客戶來(lái)訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶來(lái)訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排：
1、了解客戶
對(duì)于老客戶來(lái)訪，我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶來(lái)訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來(lái)訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶來(lái)訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過(guò)網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫表1.
2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來(lái)訪入境手續(xù)
在客戶確定來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通，了解客戶是否需要我司制作來(lái)訪邀請(qǐng)函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國(guó)家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國(guó)政府部門需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來(lái)訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。
3、客戶的行程安排
在確認(rèn)客戶來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來(lái)訪的行程安排，客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國(guó)。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會(huì)結(jié)束來(lái)訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過(guò)我們后還要到其他中國(guó)供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。
4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)
客戶確認(rèn)來(lái)訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過(guò)香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來(lái)可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來(lái)可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。
航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問(wèn)客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)并協(xié)助客戶預(yù)定酒店。
客戶來(lái)訪之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來(lái)訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請(qǐng)單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。見(jiàn)表2：
5、參與接待人員對(duì)接
根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來(lái)訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來(lái)訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來(lái)訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書(shū)面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。
6、資料準(zhǔn)備
客戶來(lái)訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過(guò)的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開(kāi)設(shè)情況等等。以及與該客戶往來(lái)的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說(shuō)明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無(wú)誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問(wèn)。
7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備
客戶來(lái)訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來(lái)訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國(guó)旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開(kāi)，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。
8、備用金準(zhǔn)備
為保證客戶來(lái)訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來(lái)訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶途中簡(jiǎn)餐或其它特殊用款。
9、就餐準(zhǔn)備
客戶來(lái)訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開(kāi)，午餐應(yīng)從簡(jiǎn)，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。
三、會(huì)談流程
客戶來(lái)訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：
1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。
2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說(shuō)明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。
3、對(duì)于公司介紹，如果沒(méi)有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過(guò)程中要認(rèn)真聽(tīng)取客戶隨時(shí)提出的疑問(wèn)并給予正確解答。沒(méi)有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。
4、新來(lái)訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。
5、項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過(guò)程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過(guò)討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。
6、會(huì)談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下：
7、客戶接待的全過(guò)程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。
四、會(huì)談后續(xù)工作
1、會(huì)談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。
2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡(jiǎn)單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開(kāi)，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。
3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場(chǎng)。
五、訪問(wèn)后期工作
1、客戶訪問(wèn)結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。
2、客戶訪問(wèn)結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來(lái)訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等的最新信息告知客戶，以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來(lái)訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意：為防止郵件過(guò)大堵塞客戶郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過(guò)1MB。
六、注意事項(xiàng)
1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過(guò)程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。
2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。
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