【熱門】接待方案3篇
為了確保工作或事情順利進(jìn)行，通常需要提前準(zhǔn)備好一份方案，方案是書面計(jì)劃，是具體行動(dòng)實(shí)施辦法細(xì)則，步驟等。那么你有了解過方案嗎？下面是小編收集整理的接待方案3篇，希望能夠幫助到大家。
接待方案 篇1
一、接待原則：熱烈、簡(jiǎn)潔、節(jié)約
二、接待時(shí)間：20xx年9月27日上午8：00；28日上午6:30。
三、接待內(nèi)容
來賓登記、接收捐贈(zèng)、發(fā)放宣傳品、安排住宿、用餐、交通、安全保衛(wèi)、后勤保障等。
四、接待地點(diǎn)
滄州市迎賓館、一中校園內(nèi)。
五、接待指揮
總 指 揮：常樹青
副總指揮：馬長(zhǎng)水、曹亞會(huì)、張欣力
六、來賓簽到、參觀校園及休息接待
簽到組負(fù)責(zé)人：常城、牛來恒、沈云、潘峰、于向東、張興剛、趙壽峰、孟祥勇、張志堯、張紅
參加接待領(lǐng)導(dǎo)：劉月廷、錢衛(wèi)軍、顧新立、宋學(xué)濤、郭樹發(fā)
�。ㄒ唬�27日特邀嘉賓報(bào)到
時(shí)間：27日，從8:00開始，全天報(bào)到。
1、滄州市迎賓館
負(fù)責(zé)人：提飛
成員：張江旭、宋揚(yáng)、張振凱
職責(zé)：
（1）發(fā)放宣傳品、房間鑰匙、飯票、節(jié)目單、日常安排。按名單發(fā)放，僅限于學(xué)校發(fā)邀請(qǐng)函的特邀嘉賓。
（2）收捐贈(zèng)物品、錢款，嚴(yán)格做好捐贈(zèng)物品、錢款的登記、保管工作。
�。�3）題字、題詞：準(zhǔn)備好筆與題字本。
2、滄州一中體育館
負(fù)責(zé)人：張欣力
成員：李洪霞、劉玉新、牟桂珍
職責(zé)：
�。�1）收捐贈(zèng)物品、錢款，嚴(yán)格做好捐贈(zèng)物品、錢款的登記、保管工作。
（2）題字、題詞：準(zhǔn)備好筆與題字本。
（二）28日簽到安排
1、校門口迎賓
負(fù)責(zé)人：沈云
教師：年輕教師2名，吳艷潔、張玉立
�。�1）迎賓組
成員：學(xué)校禮儀隊(duì)10人（高二年級(jí)）
職責(zé)：校門兩邊各站5人，身披綬帶，歡迎嘉賓入場(chǎng)；會(huì)議開始后，到指定地點(diǎn)會(huì)場(chǎng)后排，成一排就坐。
�。�2）導(dǎo)引組
成員：導(dǎo)引學(xué)生20名（高二年級(jí)）
職責(zé)：負(fù)責(zé)引領(lǐng)校友到特定地點(diǎn)簽到。
�、傩ｉT口迎賓時(shí)間：28日上午6:30分開始。
�、趲ш�(duì)2名老師，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)、指揮工作。
2、校園內(nèi)來賓簽到：
簽到時(shí)間：6:30
簽到地點(diǎn)：雕塑前，東西兩側(cè)。西側(cè)為特邀貴賓簽到處，東側(cè)為校友簽到處。
簽到小組：共10組，共需20張桌子，40把椅。
職責(zé)：
�、倏詈灥教庁�(fù)責(zé)接收捐款，其他簽到處教師負(fù)責(zé)簽到，捐物的登記、接收，以及校慶宣傳品的發(fā)放。
�、趯W(xué)生每組4人，計(jì)10組40人，由本組負(fù)責(zé)人調(diào)度，按培訓(xùn)要求引領(lǐng)省市領(lǐng)導(dǎo)、知名校友到三樓會(huì)議室休息。
�、坌菹⑹野才胖驹刚�4名，為嘉賓服務(wù)，慶典開始前20分鐘，引領(lǐng)校友及嘉賓前往運(yùn)動(dòng)場(chǎng)主會(huì)場(chǎng)。
第一簽到處：省內(nèi)外大學(xué)、中學(xué)簽到處
負(fù)責(zé)人：張紅
工作人員：宋揚(yáng)、王建坤、崔孟維
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第二簽到處：接收捐款簽到處
負(fù)責(zé)人：張欣力
工作人員：李洪霞、庫書尊、李偉
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第三簽到處：接收捐款簽到處
負(fù)責(zé)人：提飛
工作人員：張江旭、王雅慧、李婷婷
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第四簽到處：滄州學(xué)校簽到處
市直學(xué)校簽到處
負(fù)責(zé)人：牛來恒
工作人員：劉四清、于硯涵、李雪瑩
禮儀學(xué)生4人（高二年級(jí)）
第五簽到處：特邀友好人士簽到處
負(fù)責(zé)人：常城
工作人員：宮麗雅、徐娜娜、代麗娟
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第六簽到處：校友簽到處
負(fù)責(zé)人：趙壽峰
工作人員：吳憲、閆舒靜、潘彥文
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第七簽到處：校友簽到處
負(fù)責(zé)人：于向東
工作人員：潘彥文、劉妙懷、劉正丹
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第八簽到處：校友簽到處
負(fù)責(zé)人：潘峰
工作人員：董娟娟、王建坤、李龍艷
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第九簽到處：校友簽到處
負(fù)責(zé)人：孟祥勇
工作人員：馮新、杜艷霞、顏杰
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
第十簽到處：捐贈(zèng)物品管理處（體育館）
負(fù)責(zé)人：張志堯
工作人員：胡國(guó)文、賈平、陳浩
禮儀學(xué)生4人：（高二年級(jí)）
職責(zé)：物品登記、保管，名人題詞、題字，布展。
（三）9月28日上午校慶活動(dòng)安排
1、校慶典禮時(shí)間：9月28日9：00正式開始。
2、會(huì)場(chǎng)總指揮：常樹青、曹亞會(huì)
會(huì)場(chǎng)指揮：王偉、李猛
3、劉月廷、錢衛(wèi)軍、顧新立、宋學(xué)濤、郭樹發(fā)陪同領(lǐng)導(dǎo)、貴賓主席臺(tái)上就坐，準(zhǔn)備開會(huì)。
4、主席臺(tái)就坐貴賓到位指導(dǎo)、敬獻(xiàn)鮮花：18名學(xué)生志愿者。
5、會(huì)場(chǎng)校友、嘉賓席引領(lǐng)到位指導(dǎo)：10名學(xué)生志愿者。
6、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律負(fù)責(zé)人：馬長(zhǎng)水、劉德紅、孫炳法、倪小生及各班班主任。
7、教師隊(duì)伍在會(huì)場(chǎng)指定位置就坐。
8、高二年級(jí)部布置慶典會(huì)場(chǎng)。（倪小生主任負(fù)責(zé)）
9、慶典儀式結(jié)束，原簽到處學(xué)生志愿者迅速到校門口禮儀值班，歡送領(lǐng)導(dǎo)離場(chǎng)。（曹亞會(huì)主任負(fù)責(zé)）
10、演出音響、攝像：滄州市電視臺(tái)。學(xué)校錄像、照相、現(xiàn)場(chǎng)微博、視頻直播由尹愛梅主任負(fù)責(zé)。2名學(xué)生志愿者（自帶相機(jī)等攝像設(shè)備）
11、會(huì)議結(jié)束后，學(xué)生安靜等待領(lǐng)導(dǎo)與來賓先離開，再由班主任帶領(lǐng)有序離場(chǎng)。
12、11：30至11：50，校內(nèi)參觀。
13、特邀嘉賓，12：00到市迎賓館用餐。
（四）9月28日下午活動(dòng)安排
特邀嘉賓14：30去滄州一中新校區(qū)參觀。15：30去市規(guī)劃館參觀。16：30返回市迎賓館。17：00回到市迎賓館。
負(fù)責(zé)人：常樹青、曹亞會(huì)、張欣力。
（四）宣傳報(bào)道組
負(fù)責(zé)人：李智
工作人員：尹晶、宋美杰、張汐、沈海琳
4名學(xué)生志愿者（自帶相機(jī)）
職責(zé)：照相、宣傳，協(xié)助信息技術(shù)中心做好直播工作。
七、后勤保障工作
【負(fù)責(zé)人】張欣力
【成員】劉玉新、牟桂珍
負(fù)責(zé)簽到用品、桌椅、鮮花、純凈水、茶葉、紙杯、礦泉水等的保障。備用發(fā)電機(jī)一臺(tái)。
八、安全保障
【負(fù)責(zé)人】曹亞會(huì)
【成員】沈云、李猛、蔡振宇、劉洪勝、趙麗等
職責(zé)：具體事項(xiàng)見學(xué)生處活動(dòng)方案。
備用兩輛大轎車接送嘉賓。備用救護(hù)車一輛。滅火器四瓶（放置在會(huì)場(chǎng)舞臺(tái)上）
九、接待工作要求
1、全校教職員工要積極參加到校慶活動(dòng)中來，以良好的精神面貌主動(dòng)、熱情為嘉賓、校友服務(wù)。
2、校園環(huán)境氛圍布置要熱烈、整齊、干凈。
3、禮堂是慶典活動(dòng)的'重要場(chǎng)所，要做到熱烈、莊重、大方，注重細(xì)節(jié)，確保萬無一失。
4、校慶文藝晚會(huì)是重要的校慶活動(dòng)，要認(rèn)真落實(shí)《校慶文藝晚會(huì)的工作方案》。
5、確保校慶期間校園的安全穩(wěn)定，認(rèn)真落實(shí)《校慶安全保衛(wèi)方案》。
為順利完成以上《方案》，校慶辦要求各部門制定好各個(gè)環(huán)節(jié)具體工作程序，并嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，抓緊落實(shí)，協(xié)調(diào)配合，確保校慶工作圓滿完成。
接待方案 篇2
由省委宣傳部文明辦及建設(shè)、工商等方面的專家、領(lǐng)導(dǎo)一行12人于二零零五年8月30日下午5：30分左右到達(dá),9月1日下午3：40分離店,在酒店日程安排如下：
1、 就餐：
8.30晚餐(主桌：百合廳1 3桌,工作人員：多功能廳)
8.31早餐(自助餐：領(lǐng)導(dǎo)在櫻花閣,工作人員在萬福閣)
8.31午餐(自助餐,地點(diǎn)：萬福閣)
8.31晚餐(同8.30晚餐)
9.1早餐(同8.31早餐)
9.1午餐(同8.30晚餐)
說明：百合廳主桌18人,安排4名服務(wù)員,準(zhǔn)備席位卡,鮮花;副桌3桌,10人,各安排2名服務(wù)員;還需準(zhǔn)備：歡迎標(biāo)語、臺(tái)前的鮮花盆景、立式話筒.以上由陳小燕負(fù)責(zé),各相關(guān)部門配合.
2、 住宿
a. 豪華套間(A501、B501)2間
b. 標(biāo)準(zhǔn)套間(B418、B518、B521)3間
c. 單人間(B403、B412、B416、B417、B419、B423、B503、B512、B519、B523)10間
d. 標(biāo)準(zhǔn)間(A505、A506、A507、A508、A509、A510、A515、A416、A419、A420、A421)11間
e. 縣領(lǐng)導(dǎo)午休房：8.31日15間,9月1日15間
說明：每天早晨7:15分叫醒,9月1日縣領(lǐng)導(dǎo)午休房2:40分叫醒;房間里準(zhǔn)備水果、點(diǎn)心、雀巢袋裝咖啡、鮮花.以上由繆艷、吳穎具體負(fù)責(zé),各相關(guān)部門配合.
3、 會(huì)議
長(zhǎng)江廳：匯報(bào)會(huì)(約1小時(shí)),8月31日8：30開始,安排80人左右的回字型,準(zhǔn)備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒.
5F貴賓廳：省檢查團(tuán)工作室
6F會(huì)議室：工作人員及駕駛員休息室
2F會(huì)議室：創(chuàng)建辦檔案室
玫瑰廳：來信來訪接待室
以上由吳穎、沈松華具體負(fù)責(zé),各相關(guān)部門配合.
4、 備用活動(dòng)
KTV：芙蓉廳、百合廳,準(zhǔn)備：茶水、水果、小吃、鮮花.由沈松華負(fù)責(zé),各相關(guān)部門配合.
游泳館：邱洪飛負(fù)責(zé).
棋/牌室：安排四間棋/牌室,準(zhǔn)備：水果、茶水、點(diǎn)心.由吳穎負(fù)責(zé),各相關(guān)部門配合.
足療：常紅林負(fù)責(zé).
夜宵：中廚房負(fù)責(zé)安排,何志剛負(fù)責(zé),湯榮配合.
一、 本次活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組名單
組長(zhǎng)：張曉華(總經(jīng)理)
副組長(zhǎng)：申愛明(副總)、何志剛(副總、行政總廚)
成員：張小琴(營(yíng)銷部經(jīng)理)
繆 艷(前廳部經(jīng)理)
吳 穎(客房部經(jīng)理)
陳小燕(餐飲部經(jīng)理)
湯 榮(廚師長(zhǎng))
朱建紅(質(zhì)培部經(jīng)理)
沈松華(保安部、康樂部經(jīng)理)
魏竹君(財(cái)務(wù)部經(jīng)理)
陳善偉(工程部經(jīng)理)
倪蓓蕾(采供部經(jīng)理)
邱洪飛(游泳館經(jīng)理)
常紅林(桑拿部經(jīng)理)
丁昀昀(行政辦主管)
二、 車輛停放及安全
1、 責(zé)任部門：保安部
2、 負(fù)責(zé)人：沈松華
3、 保安：
4、 要求：a.從8月29-30日起,注意門前車輛的管理,確保8月30下午-9月1日下午省測(cè)評(píng)組領(lǐng)導(dǎo)車輛的有序排放;b.配合縣公安部門做好安全保衛(wèi)工作.
三、 迎賓及入住
1、 責(zé)任部門：前廳部、行政辦
2、 責(zé)任人：繆艷、丁昀昀
3、 門僮(二名)：
4、 禮儀小姐(八名)：
5、 要求：a.門僮配戴白手套;歡迎語(歡迎光臨**國(guó)際大酒店);確�？腿税踩萝�,及時(shí)將客人行李放置行李車送至房間.b.禮儀小姐面帶微笑,歡迎詞(歡迎光臨),綬帶內(nèi)容：“**歡迎您”c.總臺(tái)人員提前做好房卡、入袋.d.總機(jī)人員負(fù)責(zé)叫醒服務(wù); e.商務(wù)中心配合創(chuàng)建辦領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好每天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分長(zhǎng)江廳的'席位卡.
四、 房間安排
1、 責(zé)任部門：客房部
2、 責(zé)任人：吳穎
3、 服務(wù)員：
4、 要求：a.配合工程部確保本次接待的所有用房設(shè)施、設(shè)備完好;b.檢查所有用品是否齊全;c.客人進(jìn)店后,在4F、5F電梯口安排專人,負(fù)責(zé)將客人引進(jìn)房間;d.配合采供部保證房間的水果等到位;e.提前做好房?jī)?nèi)及過道的滅蚊、滅蒼蠅工作;f.對(duì)本次接待的所有用房提前做好通風(fēng)工作,確保房?jī)?nèi)無異味;g.配合采供部及時(shí)補(bǔ)充所有用房的小食品.
五、 會(huì)議室安排
1、 責(zé)任部門：客房部、康樂部
2、 責(zé)任人：吳穎、沈松華
3、 二樓會(huì)議室服務(wù)員：
四樓長(zhǎng)江廳服務(wù)員：
五樓貴賓廳服務(wù)員：
六樓會(huì)議室服務(wù)員：
二樓玫瑰廳服務(wù)員：
4、 要求：a.配合工程部確保本次接待的所有會(huì)議室設(shè)施、設(shè)備完好;b.拆除二樓會(huì)議室四周的椅子,在會(huì)議室三面放置條桌,鋪藍(lán)色臺(tái)布,空余一邊放5張椅子;c.做好各會(huì)議室的衛(wèi)生清掃工作;d.按照接待方案安排,定人定崗.
六、 餐飲安排
1、 責(zé)任部門：餐飲部、中廚房
2、 責(zé)任人：陳小燕、何志剛
3、 服務(wù)員：XXX
接待方案 篇3
客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。
一、客戶來訪的一般目的：
在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種：
1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問無疑是一種最為直接有效的了解方式。
2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過幾次溝通，而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問題、價(jià)格問題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。
3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司最新發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來訪過，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會(huì)忽略客戶新項(xiàng)目的生成。
4、投訴為主，順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的`客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶的地方，擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。
5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
二、客戶來訪之前的準(zhǔn)備工作
一旦確認(rèn)客戶來訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶來訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排：
1、了解客戶
對(duì)于老客戶來訪，我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶來訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫表1.
2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來訪入境手續(xù)
在客戶確定來訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通，了解客戶是否需要我司制作來訪邀請(qǐng)函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國(guó)家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國(guó)政府部門需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。
3、客戶的行程安排
在確認(rèn)客戶來訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國(guó)。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會(huì)結(jié)束來訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國(guó)供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。
4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)
客戶確認(rèn)來訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。
航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢問并協(xié)助客戶預(yù)定酒店。
客戶來訪之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請(qǐng)單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。見表2：
5、參與接待人員對(duì)接
根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。
6、資料準(zhǔn)備
客戶來訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開設(shè)情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問。
7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備
客戶來訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國(guó)旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。
8、備用金準(zhǔn)備
為保證客戶來訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶途中簡(jiǎn)餐或其它特殊用款。
9、就餐準(zhǔn)備
客戶來訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應(yīng)從簡(jiǎn)，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。
三、會(huì)談流程
客戶來訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：
1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。
2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。
3、對(duì)于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認(rèn)真聽取客戶隨時(shí)提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。
4、新來訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。
5、項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。
6、會(huì)談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下：
7、客戶接待的全過程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。
四、會(huì)談后續(xù)工作
1、會(huì)談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。
2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡(jiǎn)單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。
3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場(chǎng)。
五、訪問后期工作
1、客戶訪問結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。
2、客戶訪問結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開模、研發(fā)等的最新信息告知客戶，以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意：為防止郵件過大堵塞客戶郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過1MB。
六、注意事項(xiàng)
1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。
2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。
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