做好PPT具備的要素

　　在實際工作中，很多數朋友都發(fā)現使用PPT很難達到自己期望的理想效果，做出來的PPT“不好用”、“不好看”，甚至“看不懂”。而時下各種培訓、教材，內容大多留于PPT軟件功能，根本無法解決這些問題。下面小編整理了做好PPT具備的要素，供大家參閱。

　　做好PPT具備的要素 篇1

　　一、目標明確

　　在商務活動中，做PPT通常是為了追求簡潔明朗的表達效果，以便有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限，在PPT里面書寫長篇文字報告，繪制復雜表格——這種“超能”的PPT，不僅制作過程痛苦，而且最終結果通常是“根本看不懂!”

　　那么PPT的特長和局限分別是什么?我注意到外企員工言談當中，常用英文“Presentation”來代替這個意義模糊的“PPT”。我查了查，發(fā)現維基百科詞典上對“Presentation”的解釋，恰好說出了它的目的、能力特長和局限。

　　只能面向一類觀眾，演示一個話題內容，只能表達關鍵要點，達到留下深刻印象的目的。

　　牢記這幾點，那我們做PPT的時候，就自然會比較“收斂”，也容易確定一個更合理的目標。這樣就不會再洋洋灑灑做出六七十頁，企圖在一個文件里面討論好幾個復雜問題了。

　　二、形式合理

　　微軟給PPT文件起了個中文名字：演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。

　　但實際上PPT文件有兩種主要用法。一是輔助現場演講的演示，二是直接發(fā)送給受眾自己閱讀。要保證達到理想的效果，就必須針對不同的用法選用合理的形式�？紤]配合演講或直接閱讀時受眾的`感受，做相應的細節(jié)處理。

　　演講現場用的PPT，就要全力服務于演講。多用圖表圖示，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看，一邊聽你講。演講、演示相得益彰，效果是最好的。這種情況下適當的運用特效、動畫等功能，可以幫助你控制演講的節(jié)奏，也可以讓演示效果豐富多彩，有利于活躍演講氣氛。

　　直接送去給別人閱讀的PPT，則必須添加盡可能簡潔但描述清晰的文字，以代替你的演講，引領讀者理解你的思路。整個PPT和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨自閱讀PPT就能“跟著你走”，理解你的意思。

　　而在這種PPT里面使用特效、動畫就必須非常謹慎了。因為這些特效可能會讓閱讀者點鼠標點得手指發(fā)酸，更可能讓PPT文件體積暴增，很難通過網絡發(fā)送。

　　三、邏輯清晰

　　如前文所述，“簡潔”正是PPT能在“時間就是金錢”的商業(yè)活動中廣泛流行的原因。但為了追求簡潔，我們很容易無意識地刪減了一些要點，受眾就“看不懂”。

　　想保證要點齊全，就要建立清晰、嚴謹的邏輯。有兩種方法是非常有效的。

　　一是遵循幻燈片的結構邏輯。通常一個PPT文件包含10～30張幻燈片，不僅要包含封面頁、結束頁和內容頁，還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內容結構。必須有章節(jié)頁(各章節(jié)的封面)把不同階段的內容劃分開，并呼應目錄，保障整體連貫。結束頁之前，還要有總結頁，引領受眾回顧要點，切實留下深刻印象。每一個內容頁，也必須嚴格遵守大標題、小標題、正文、注釋……這樣的內容層級結構。而且結構層次不宜太多，關系要么并列，要么遞進。否則，不僅閱讀者會看暈，很可能你演講時自己都會講暈。

　　二是運用常見的分析法圖表。當我們確實有一些避不開的復雜問題需要帶領聽眾共同分析時，這個辦法非常實用。商業(yè)場合常見的SWOT分析圖、矩陣分析圖等，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋找解決方案。采用這類圖表，就好像在算帳時掏出了計算器。演講者表述更方便，聽講者也很容易理解相信。

　　四、美觀大方

　　演示就要“漂亮”。這是很多朋友做PPT時的想法。但我想這要求可能太高了。

　　日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數。同樣，能具備足夠的美學修養(yǎng)，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，結果卻往往是畫虎不成反類犬，得不償失。

　　其實不必追求“漂亮”，只要美觀大方就行了。具體可以從色彩和布局兩方面著手。

　　Office軟件的調色板里面有“標準色”，其實就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履，可能不會耀眼奪目，但絕對美觀大方。選用搭配色彩時，則可以參考Office的“配色方案”。同一個“配色方案”里面，差別較大的色適合用來標示不同內容。相近的顏色用來區(qū)分相近內容(如標題用黑色，副標題用灰色)。

　　如果你覺得自己“審美疲勞”比較嚴重，那么，根據你要做的PPT內容主題，參考仿學類似主題的PPT、印刷品、廣告、網頁，也是一個很快捷的方法。但是切記：大多數優(yōu)秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學一頁完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點西扔一點，則很容易搞得不倫不類，適得其反。

　　如果你覺得自己根本沒有“藝術細胞”，那就不要在這方面浪費時間。找出你們公司的信紙，這通常就是最簡潔明快，美觀大方的模版!

　　個人認為，把握好上述的四個要素，做出來的PPT就能基本滿足商業(yè)場合的需要。其實PPT只是一個輔助演講，幫助我們交流溝通的工具而已。能用好它就多用，不大擅長用它，就盡量少用。布什站在世貿中心的廢墟上，稿紙都沒有，不也一樣發(fā)表鼓動人心的演講么?

　　做好PPT具備的要素 篇2

　　一、目標明確

　　商務活動中，ppt為了有效地輔助溝通追求簡潔明朗的表達效果。但PPT也有局限性。沒有理解這些限制，在PPT內寫長篇文字報告，繪制復雜的表格——這種“超能”的PPT，不僅制作過程痛苦，而且最終結果往往是“完全看不懂！”

　　那PPT的優(yōu)勢和局限性分別是什么？在外企工作人員交談中，會發(fā)現這一含義模糊的“PPT”經常用英文“Presentation”代替。在維基百科詞典中查了一下就會發(fā)現了維基百科對“Presentation”的解釋，正好說明了它的目的、特長和局限性。只有一類觀眾，展示一種主題內容，只能表達主要觀點，并能留下深刻印象。記住這幾點，那么我們在做PPT時，自然會比較“收斂”，也容易確定一個更合理的目標。那樣的話，五六十頁就不會洋洋灑灑地寫出一份文件來討論幾個復雜的問題。

　　二、形式合理

　　微軟為PPT文件起了中文名稱：演示文檔。正如名稱所示知道了他的用法。但是事實上，PPT文件主要有兩個用途。一是做現場演示輔助演講，二是直接發(fā)給觀眾自己看。針對不同的用法選擇合理的形式，才能保證達到理想的效果。結合演講或直接閱讀時觀眾的.感受，做相應的細節(jié)處理。以PPT在演講現場，將全力為演講服務。使用多個圖表，少用文字。那樣觀眾就可以一邊看一邊聽你說。講演、演示相得益彰，效果顯著。這樣的情形下，恰當地使用特技、動畫等功能，既能控制演講的節(jié)奏，又能使演示效果豐富，有利于將PPT直接發(fā)送給他人閱讀的PPT，則必須盡可能簡練，但要文字清晰，以取代你的演講，使讀者了解自己的思想。完整的PPT和每一頁的幻燈片都必須有清晰地順序閱讀，邏輯要求更高。這就保證了觀眾自己看PPT時會“跟著你走”，明白你的意思。而且在這樣的PPT里面使用特效，動畫片就要非常小心。由于這些特技會使閱讀者點鼠標點得手指發(fā)酸，更可能使PPT文件體積急劇增大，難以在網絡上發(fā)送。

　　三、邏輯清楚

　　正如前面所說，“簡潔”正是PPT能夠在“時間就是金錢”的商業(yè)活動中得到廣泛地應用。但是為了追求簡潔性，我們很容易無意識地刪去一些要點，使觀眾“看不懂”。要確保要點完整，就要建立清晰、嚴密的邏輯。這兩種方法非常有效。

　　首先，遵循幻燈片的結構邏輯。一份PPT文件通常包含10~30張幻燈片，不僅要包括封面、結尾和內容頁，還必須有目錄頁面，以顯示整個PPT的內容結構。一定要設置章節(jié)頁(每個章節(jié)的封面)，將不同階段的內容分開，呼應目錄，保證整體的一致性。在結束語前，還要有小結，引導聽眾回顧要點，切實留下深刻印象。每個頁面內容，還必須嚴格遵循大標題、小標題、正文、注解…等層次結構。而結構層次不宜過多，關系要么并列，要么遞進。不然，不僅閱覽者會感到頭暈目眩，很可能你在演講的時候自己就暈了。其次，采用常用圖表進行分析。這種方法很實用，因為我們確實有一些需要回避的復雜問題需要引導聽眾一起分析。常用的swOT分析圖、矩陣分析圖等商業(yè)場合中常見的swOT分析圖，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋求解決辦法。使用這種圖，就像是在計算帳號的時候取出計算器一樣。說話人的陳述更方便，聽者更容易理解信任。

　　四、美觀和大方

　　示范要“漂亮”。很多朋友在做PPT的時候都這么想。但是我認為這個要求可能太高了。在日常生活中善于打扮的人總是少數。類似地，能有足夠的審美修養(yǎng)，把PPT做到“漂亮”的人也不多。人人追求“美”，結果往往是畫虎不成反類犬，得不償失。事實上，并不需要追求“美”，只要美觀大方就行。具體地說可以從顏色和布局兩方面入手。Office軟件中有一塊“標準色”，實際上就是一套最容易被大眾接受的色彩。它仿佛是西裝革履，也許不會光彩奪目，但絕對地美觀大方。當選擇搭配顏色時，可參考Office的“配色方案”同一種“配色方案”里面，有較大差異的顏色適合用來標記不同的內容。相似的顏色用于區(qū)分相似內容(如標題用黑色，副標題用灰色)。假如你感覺自己的“審美疲勞”更嚴重，那么，根據你要做的PPT內容主題，參考仿學類似主題的PPT、印刷、廣告、網頁等，也是一種快速的方法。但切記：大部分優(yōu)秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學一頁完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點西扔一點，就很容易搞得不倫不類，適得其反。不要在這個問題上浪費時間，如果你覺得你自己沒有“藝術細胞”。尋找現成的圖片，這通常就是最簡潔明快、美觀大方的模板！具備以上四個要素，做出來的PPT基本上可以滿足商業(yè)場合的需要。事實上，PPT只是輔助演講，幫助我們更好地展示交流溝通的工具。

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