實(shí)用的EXCEL辦公技巧

　　大家經(jīng)常用Excel制作表格，處理數(shù)據(jù)，怎樣才能提高工作效率呢?下面給大家介紹實(shí)用的EXCEL辦公技巧，一起來(lái)了解一下吧!

　　技巧1、單元格內(nèi)強(qiáng)制換行

　　在單元格中某個(gè)字符后按alt+回車(chē)鍵，即可強(qiáng)制把光標(biāo)換到下一行中。

　　技巧2、鎖定標(biāo)題行

　　選取第2行，視圖 - 凍結(jié)窗格 - 凍結(jié)首行(或選取第2行 - 凍結(jié)窗格)凍結(jié)后再向下翻看時(shí)標(biāo)題行始終顯示在最上面。

　　技巧3、打印標(biāo)題行

　　如果想在打印時(shí)每一頁(yè)都顯示標(biāo)題，頁(yè)面布局 - 打印標(biāo)題 - 首端標(biāo)題行：選取要顯示的行

　　技巧4、查找重復(fù)值

　　選取數(shù)據(jù)區(qū)域 - 開(kāi)始 - 條件格式 - 突出顯示單元格規(guī)則 - 重復(fù)值。

　　技巧5、刪除重復(fù)值

　　選取含重復(fù)值的單元格區(qū)域，數(shù)據(jù) - 刪除重復(fù)值。

　　技巧6、快速輸入對(duì)號(hào)√

　　在excel中輸入符號(hào)最快的方式就是利用 alt+數(shù)字 的方式，比如輸入√，你可以：

　　按alt不松，然后按小鍵盤(pán)的數(shù)字鍵： 41420

　　技巧7、萬(wàn)元顯示

　　在一個(gè)空單元格輸入10000(建議設(shè)置數(shù)字格式和邊框) - 復(fù)制它 - 選擇性粘貼 - 運(yùn)算：除

　　技巧8、隱藏0值

　　表格中的0值如果不想顯示，可以通過(guò)：文件 - excel選項(xiàng) - 高級(jí) - 在具有零值的單元格

　　技巧9、隱藏單元格所有值。

　　如果要隱藏單元格的值，選取該區(qū)域，右鍵 - 設(shè)置單元格格式 - 數(shù)字 - 自定義 - 右側(cè)文本框中輸入三個(gè)分號(hào) ;;;

　　技巧10、單元格中輸入00001

　　如果在單元格中輸入以0開(kāi)頭的數(shù)字，可以輸入前把格式設(shè)置成文本格式，如果想固定位數(shù)(如5位)不足用0補(bǔ)齊，可以：

　　選取該區(qū)域，右鍵 - 設(shè)置單元格格式 - 數(shù)字 - 自定義 - 右側(cè)文本框中輸入 00000

　　輸入1即可顯示00001

　　技巧11、按月填充日期

　　日期所在單元格向下拖動(dòng)復(fù)制后，打開(kāi)粘貼列表，選取“以月填充”

　　技巧12、合并多個(gè)單元格內(nèi)容

　　把列寬調(diào)整成能容易合并后字符，然后選取合并的區(qū)域 - 開(kāi)始 - 填充 - 兩端對(duì)齊

　　技巧13、防止重復(fù)錄入

　　選取要防止重復(fù)錄入的單元格區(qū)域，數(shù)據(jù) - 有效性 - 自定義 - 公式：

　　如果重復(fù)錄入，會(huì)提示錯(cuò)誤并清除錄入內(nèi)容

　　技巧14、公式轉(zhuǎn)數(shù)值

　　選取公式所在區(qū)域，復(fù)制 - 粘貼 - 粘貼為數(shù)值

　　技巧15、小數(shù)變整數(shù)

　　選取數(shù)字區(qū)域，ctrl+h打開(kāi)替換窗口，查找 .* ，替換留空 然后點(diǎn)全部替換即可。

　　技巧16、快速插入多行

　　當(dāng)你選取行并把光標(biāo)放在右下角，按下shift鍵時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)會(huì)變成如下圖所示形狀。

　　這時(shí)你可以向拖拉

　　你會(huì)發(fā)現(xiàn)你拖多少行，就會(huì)插入多少個(gè)空行。這種插入方法比選取一定數(shù)量的行再插入更加靈活。

　　技巧17、兩列互換

　　在下面的表中，選取C列，光標(biāo)放在邊線處，按shift同時(shí)按下鼠標(biāo)左鍵不松，拖動(dòng)到B列前面，當(dāng)B列前出現(xiàn)虛線時(shí)，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即完成互換。

　　放在邊線

　　按左鍵不松拖動(dòng)到B列前

　　完成

　　技巧18、批量設(shè)置求和公式

　　選取包括黃色行列的區(qū)域，按alt 和 = (按alt鍵不松再按等號(hào))即可完成求和公式的輸入。

　　技巧19、同時(shí)查看一個(gè)excel文件的兩個(gè)工作表

　　視圖 - 新建窗口

　　設(shè)置重排窗口

　　排列方式

　　重排后效果

　　技巧20：同時(shí)修改多個(gè)工作表

　　按shift或ctrl鍵選取多個(gè)工作表，然后在一個(gè)表中輸入內(nèi)容或修改格式，所有選中的表都會(huì)同步輸入或修改。這樣就不必逐個(gè)表修改了。

　　技巧21：恢復(fù)未保存文件

　　打開(kāi)路徑：C:UsersAdministratorAppDataRoamingMicrosoftExcel ，在文件夾內(nèi)會(huì)找到的未保存文件所在的文件夾，如下圖所示。

　　打開(kāi)文件夾，未保存的文件就找到了。打開(kāi)后另存就OK!

　　為什么我測(cè)試沒(méi)有恢復(fù)成功?你是怎么知道恢復(fù)文件的路徑的?

　　先看一個(gè)界面，看過(guò)你就明白了。

　　文件 - excel選項(xiàng) - 保存

　　技巧22、給excel文件添加打開(kāi)密碼

　　excel文件 - 信息 - 保護(hù)工作簿 - 用密碼進(jìn)行加密。

　　技巧23、快速關(guān)閉所有excel文件

　　按shift鍵不松，再點(diǎn)右上角關(guān)閉按鈕，可以關(guān)鍵所有打開(kāi)的excel文件。

　　技巧24、制作下拉菜單

　　例：如下圖所示，要求在銷(xiāo)售員一列設(shè)置可以選取的下拉菜單。

　　分析：在excel里制作下拉菜單有好幾種方法，我們這里是介紹用數(shù)據(jù)有效性設(shè)置下拉菜單，

　　設(shè)置步驟：

　　步驟1：選取銷(xiāo)售員一列需要設(shè)置下拉菜單的單元格區(qū)域(這一步不能少)，打開(kāi)數(shù)據(jù)有效性窗口(excel2003版數(shù)據(jù)菜單 - 有效性，excel2007和2010版本 數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡 - 數(shù)據(jù)有效性 - 數(shù)據(jù)有效性)，在窗口中的“設(shè)置”選項(xiàng)卡里選“序列”。

　　步驟2：在來(lái)源輸入框里我們需要設(shè)置下拉菜單里要顯示的內(nèi)容，有兩種設(shè)置方法。

　　1 直接輸入法。在來(lái)源后的框里輸入用“,”(英文逗號(hào))連接的字符串：張一，吳漢青，劉能，將文勝，李大民

　　2 引用單元格的內(nèi)容法。如果銷(xiāo)售員在單元格B4:B8區(qū)域里，在“來(lái)源”后輸入或點(diǎn)框最后的折疊按鈕選這個(gè)區(qū)域。如下圖所示。

　　進(jìn)行如上設(shè)置后，我們就可以在銷(xiāo)售員一列看到下拉菜單了。

　　技巧25、二級(jí)聯(lián)動(dòng)下拉

　　例：如下圖所示，在手機(jī)列輸入或選取蘋(píng)果，型號(hào)下拉里會(huì)顯示所有蘋(píng)果手機(jī)的所有型號(hào)，如果手機(jī)列輸入三星，在型號(hào)列下拉菜單顯示所有三星的型號(hào)。

　　手機(jī)列選蘋(píng)果：

　　手機(jī)列選取三星

　　同學(xué)們應(yīng)該明白什么是二級(jí)下拉聯(lián)動(dòng)菜單了，還等什么，我們一起開(kāi)始制作吧。

　　操作步驟：

　　步驟1：設(shè)置數(shù)據(jù)源區(qū)域。就是把手機(jī)名稱(chēng)和型號(hào)整理成如下圖格式備用，存放的位置隨意。

　　步驟2：批量定義名稱(chēng)。選取手機(jī)名稱(chēng)和型號(hào)區(qū)域后，打開(kāi)指定名稱(chēng)窗口(excel2003版里，插入菜單 - 名稱(chēng) - 指定，07和10版 公式選項(xiàng)卡 - 定義的名稱(chēng)組 - 根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建)，選取窗口上的“首行”復(fù)選框。如下圖所示。

　　步驟3：設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。選取型號(hào)列，打開(kāi)數(shù)據(jù)有效性窗口(打開(kāi)方法見(jiàn)昨天的教程)，在來(lái)源中輸入=indirect(D5)

　　進(jìn)行如上設(shè)置后，二級(jí)聯(lián)動(dòng)菜單設(shè)置完成。

　　技巧27、刪除空白行

　　選取A列區(qū)域 - ctrl+g打開(kāi)定位窗口 - 空值 - 刪除整行

　　技巧28、表格只能填寫(xiě)不能修改

　　操作步驟

　　步驟1：按ctrl鍵，選取所有黃色的區(qū)域，然后按ctrl+1(數(shù)字1)打開(kāi)“單元格格式”窗口，在鎖定選項(xiàng)卡中，去掉“鎖定”前面的勾選。

　　步驟2：保護(hù)工作表。excel2003版工具菜單 - 保護(hù) - 保護(hù)工作表。excel2010版審閱選項(xiàng)卡 - 保護(hù)工作表。

　　按上述步驟操作后，你試著修改黃域單元格：ok。你試著在黃色之外的區(qū)域修改或插入行/列，就會(huì)彈出如下圖所示的提示。

　　技巧29、文字跨列居中顯示

　　如果你不想合并單元格，又想讓文字跨列顯示�？梢赃x取多列 - 右鍵設(shè)置單元格格式 - 對(duì)齊 - 水平對(duì)齊 - 跨列居中。

　　技巧30、批注添加圖片

　　在制作產(chǎn)品介紹表或員工信息表時(shí)，常需要添加產(chǎn)品圖片和員工照片，這時(shí)用批注插入圖片是最好的選擇。

　　選取批注 - 右鍵“設(shè)置批注格式” - 顏色 - 填充效果 - 圖片 -選擇圖片

　　選擇圖片窗口

　　技巧31、批量隱藏和顯示批注

　　打開(kāi)審閱選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“顯示所有批注”

　　技巧32、解決數(shù)字不能求和

　　數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對(duì)齊，而文本是左對(duì)齊的)，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無(wú)濟(jì)于事。

　　下面的方法可以幫你快速轉(zhuǎn)換成可以計(jì)算的數(shù)字

　　選取數(shù)字區(qū)域，第一個(gè)單元格一定是包括數(shù)字的，而且單元格左上方有綠三角，選取后打開(kāi)綠三角，點(diǎn)轉(zhuǎn)換為數(shù)字。如下圖所示

　　技巧33、隔行插入空行

　　技巧34、快速調(diào)整最適合列寬

　　選取多行或多行，雙擊其中一列的邊線，你會(huì)發(fā)現(xiàn)所有行或列調(diào)整為最適合的列寬/行高。

　　技巧35、快速?gòu)?fù)制公式

　　雙擊單元格右下角，你會(huì)發(fā)現(xiàn)公式已復(fù)制到表格的最后面。

　　技巧36、合并單元格篩選

　　含合并單元格表格

　　如果直接篩選會(huì)出現(xiàn)下面的情況。(只篩選出第一條)

　　如果想實(shí)現(xiàn)正確的篩選結(jié)果，需要對(duì)表格A列動(dòng)一下手術(shù)。

　　第一步：復(fù)制A列到E列。

　　第二步：取消A列合并

　　第三步：選取A列，CTRL+G定位 - 空值，在編輯欄中輸入=A2,再按CTRL+Enter完成填充

　　第四步：復(fù)制A列，粘貼成數(shù)值(公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值)

　　第五步：用格式刷把E列的格式刷到A列，恢復(fù)A列的合并格式。

　　“手術(shù)”完成后，就可以正常篩選了

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