辦公軟件中word文檔常用技巧

　　辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)的處理等方面工作的軟件。辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。以下是小編幫大家整理的辦公軟件中word文檔常用技巧，希望對(duì)大家有所幫助。

　　1、去除默認(rèn)的輸入法：

　　打開選項(xiàng)窗口，點(diǎn)擊其中的“編輯”選項(xiàng)卡，去除最下面的“輸入法控制處于活動(dòng)狀態(tài)”前的對(duì)號(hào)，點(diǎn)擊確定。重新啟動(dòng)Word后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)微軟拼音不會(huì)一起啟動(dòng)了。

　　2、翻譯文字：

　　先要安裝好字典庫(kù)，連線上網(wǎng)，通過(guò)網(wǎng)上資源翻譯。選擇準(zhǔn)備翻譯的文字，然后點(diǎn)選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”;界面右邊將出現(xiàn)“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將”哪國(guó)語(yǔ)言“翻譯為”哪國(guó)語(yǔ)言，結(jié)果馬上就會(huì)顯示出來(lái)。要快速翻譯下一個(gè)詞，可以按住Alt鍵不放，然后點(diǎn)選生詞。

　　3、快速顯示文檔中的圖片：

　　如果一篇Word文檔中有好多圖片，打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時(shí)，快速點(diǎn)擊“打印預(yù)覽”按鈕，圖片就會(huì)立刻清晰的顯示出來(lái)，然后關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，所有插入的圖片都會(huì)快速顯示出來(lái)了。

　　4、給圖片注解文字：

　　選定要添加說(shuō)明的圖片，單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷功能菜單中選“題注”，以打開題注窗口;然后在“標(biāo)簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”;最后在“題注”欄輸入注解文字，再點(diǎn)“確定”按鈕結(jié)束。此時(shí)，注解文字會(huì)自動(dòng)顯示在圖片下方。注解文字可以隨時(shí)更改，如改變字體大小，或者刪除等等。

　　5、制作水�。�

　　Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，而且能夠隨意設(shè)置大小、位置等等。在Word菜單欄點(diǎn)擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對(duì)話框中選擇“文字水印”，然后在“文字”欄選擇合適的字句，或另外輸入文字;或在“水印”對(duì)話框中選擇“圖片水印”，然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”，水印就會(huì)出現(xiàn)在文字后面。

　　6、自動(dòng)更正錯(cuò)誤詞組：

　　可以通過(guò)Word2003自動(dòng)更正寫錯(cuò)的詞組。比如“為虎作倀”容易寫成“為虎做倀”，依次點(diǎn)擊“工具-自動(dòng)更正選項(xiàng)”菜單，在彈出的“自動(dòng)更正”窗口中選擇“自動(dòng)更正”標(biāo)簽項(xiàng)，在下面的替換文本框中輸入“為虎做倀”，然后在替換為文本框中輸入“為虎作倀”，點(diǎn)擊確定。這樣以后如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時(shí)候，Word就會(huì)自動(dòng)更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語(yǔ)添加到自動(dòng)更正中，讓你的Word識(shí)別詞組能力更強(qiáng)、更智能化。

　　7、輕松統(tǒng)計(jì)文檔字?jǐn)?shù)：

　　打開Word文檔，然后依次點(diǎn)擊“工具-字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單，就可以清楚的看到這篇文檔的統(tǒng)計(jì)信息，也可以通過(guò)打開文檔屬性窗口，接著選擇“摘要”標(biāo)簽，然后點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，這時(shí)也可以看到該文檔的詳細(xì)統(tǒng)計(jì)信息。但是需要統(tǒng)計(jì)多篇文檔的總字?jǐn)?shù)，這樣一篇篇的統(tǒng)計(jì)，也就太慢了，效率也很低�？梢韵却蜷_其中任意一篇文檔，然后依次點(diǎn)擊“插入-文件”菜單，然后把其它文檔全部插入進(jìn)來(lái)，合并成一篇文檔，然后再點(diǎn)擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單項(xiàng)，就可以輕松的查看所有文檔的總字?jǐn)?shù)了。

　　8、利用不間斷空格使兩個(gè)單詞保持在同一行文字里

　　用戶在錄入一段文字時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況，一個(gè)由多個(gè)單詞組成的詞組(如人名)被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過(guò)一個(gè)不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法很簡(jiǎn)單，選中詞組中每個(gè)單詞(除最后一個(gè)單詞)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。

　　9、如何輸入⑩以上的數(shù)字序號(hào)

　　以前在word中輸入10以帶圈序號(hào)非常困難，現(xiàn)在Word XP 中可以輕松插入帶圓圈10以上的序號(hào)。點(diǎn)擊工具欄上的○字按鈕，在“文字(T)”欄輸入“11”， “圈號(hào)(Q)”欄中選“○”，點(diǎn)“確定”即可完成。

　　10、使用格式刷重復(fù)復(fù)制格式

　　格式刷的用法相信廣大用戶都會(huì)，但是每次只能調(diào)整一次格式是不是很不方便呢?

　　其實(shí)只要雙擊“格式刷”按鈕，用戶可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置。再次單擊格式刷或按下“Esc”鍵即可關(guān)閉格式刷。

　　11、拖放的方式也可以復(fù)制網(wǎng)頁(yè)

　　在復(fù)制網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容時(shí)，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制的部分，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，接下來(lái)打開word程序，進(jìn)行“粘貼”。

　　其實(shí)還有更加簡(jiǎn)便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁(yè)上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。

　　12、讓光標(biāo)在段落間快速移動(dòng)

　　在編輯Word文檔的時(shí)候，如果需要在段落之間移動(dòng)，可以使用Word提供的一個(gè)快捷鍵只需按住Ctrl鍵，然后再按下方向鍵中的向上或向下鍵，這樣就可以使光標(biāo)依次向上或向下移動(dòng)一個(gè)段落。

　　13、為word文本加注解

　　如果你想為word的某個(gè)文本(如一個(gè)新名詞、一個(gè)英文縮寫等)加以注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實(shí)現(xiàn)：

　�、傧冗x中需要注釋的文本，用“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋(不會(huì)打印出來(lái))，當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時(shí)，注釋文字則顯示在該文本的上方;

　�、趯⒐鈽�(biāo)移至需要加注釋的文本后面，用“插入→腳注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對(duì)話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁(yè)文本的左下方，輸入注釋 文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字序號(hào)，光標(biāo)移至該序號(hào)處，注釋文本即顯示出來(lái)(不過(guò)該注釋文本會(huì)顯示在文檔下方，并能打印出來(lái));

　�、廴绻�注釋文本比較長(zhǎng)，我們可以先將注釋文本(圖片也可以)存放在一個(gè)獨(dú)立的文件中(非WORD格式也行)，然后建立一個(gè)鏈接：選中要加注釋的文本， 用“插入→超級(jí)鏈接”命令，打開“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”下面 的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細(xì)路徑及名稱(也可以用“瀏覽”按鈕查找到)，按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍(lán)色帶下畫線形式(并不影 響文檔的打印)，點(diǎn)擊該文本(在WORD XP中需要按住Ctrl鍵)，則可直接打開注釋文本所在的文件。

　　14、快速輸入特定的短語(yǔ)

　　我們?cè)谟脀ord2000/XP進(jìn)行文檔編輯時(shí)，像專業(yè)術(shù)語(yǔ)、單位名稱等這些特定的短語(yǔ)，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個(gè)字(詞)一個(gè) 字(詞)地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯(cuò)，同時(shí)也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼板”功能，實(shí)現(xiàn)了特定短語(yǔ)的一次性輸入，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、一致之目的。

　　①啟動(dòng)WORD2000，打開“剪貼板”工具欄。

　�、谶x將特定的短語(yǔ)(如“《中華人民共和國(guó)建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等)輸入到文檔中，然后一個(gè)一個(gè)的選中，用“復(fù)制”命令將他們逐條加到“剪貼板”中。

　　③在需要某一短語(yǔ)的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語(yǔ)的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語(yǔ)。

　�、苋绻�短語(yǔ)太多，記不清某條短語(yǔ)在“剪貼板”上的具體位置也沒(méi)關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語(yǔ)時(shí)，在左下方即可顯示出該短語(yǔ)，點(diǎn)擊你需要的短語(yǔ)即可(在WORD XP中，“剪貼板”上直接會(huì)顯示出短語(yǔ)的內(nèi)容)。

　　15、特殊符號(hào)的輸入

　　在word2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號(hào)，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號(hào)：

　�、佘涙I盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”(一般輸入法均帶有“軟鍵盤”)，選“特殊符號(hào)”選項(xiàng)，直接點(diǎn)擊符號(hào)“※”所在的字母鍵即可;

　�、谧詣�(dòng)更正法。用“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確 定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其更正為“※”，如果你確實(shí)需要輸入字母“mh”(不會(huì)這么巧吧!)，你可以先輸入 “mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可;

　�、圩栽煸~法。右擊中文輸入法(以“五筆字型”為例)狀態(tài)條，選“手工造詞”選項(xiàng)，打開“手工造詞”對(duì)話框，在“詞語(yǔ)”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關(guān)閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時(shí)即可輸入“※”;

　�、苡谩安迦搿�符號(hào)”命令，打開“符號(hào)”對(duì)話框，在“廣義標(biāo)點(diǎn)”子集中會(huì)找到“※”，雙擊它即可輸入。

　　16、使用通配符進(jìn)行模糊替換

　　如果想把整篇文檔中引號(hào)(“”)內(nèi)的文本全部設(shè)置成黑體，可以采用通配符替換的方法實(shí)現(xiàn)：

　�、儆谩熬庉嫛�替換”命令，打開“查找與替換”對(duì)話框，并點(diǎn)擊下面的“高級(jí)”按鈕，再選中“使用通配符”選項(xiàng);

　�、谠凇安檎覂�(nèi)容”框中填入：“*”后(*號(hào)代表任意字符，?號(hào)代表1個(gè)字符)，點(diǎn)擊“替換為”框，再按下端的“格式”按鈕，并選“字體”選項(xiàng)，在彈出的“查找字體”對(duì)話框?qū)⒆煮w設(shè)置為黑體后確定;

　�、郯础叭�部替換”按鈕，即可將全文引號(hào)內(nèi)的文本一次性設(shè)置為黑體了。

　　17、Word文檔與RTF文檔的互換問(wèn)題

　　Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。

　　RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴(kuò)展名。RTF文件格式是由Microsoft創(chuàng)建的。它是為在不同程序間傳遞數(shù)據(jù)而設(shè)計(jì)的。其優(yōu)點(diǎn)之一就是 文件的格式信息不會(huì)丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMaker以及其它幾種流行的軟件(包括 Word for the Mac)之間傳送。

　　word文檔操作小技巧

　　1、文章快速定位

　　當(dāng)編輯比較長(zhǎng)文檔時(shí)，經(jīng)常需要大段翻頁(yè)，使用鼠標(biāo)拖滾動(dòng)條的速度太慢，鍵盤的光標(biāo)鍵或翻頁(yè)鍵又不能精確定位，如果頁(yè)數(shù)太多的話效率也比較低。這里告訴大家一個(gè)簡(jiǎn)單的方法：按著SHIFT鍵在滾動(dòng)條上你想讓滾動(dòng)條到達(dá)的位置點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵，滾動(dòng)條就會(huì)立刻到達(dá)你所點(diǎn)的位置。這樣的翻頁(yè)方法又快又準(zhǔn)確。

　　2、隨時(shí)查看字?jǐn)?shù)

　　經(jīng)常寫文章的朋友都需要隨時(shí)在寫作過(guò)程中查看文章的字?jǐn)?shù)，如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢？方法是點(diǎn)工具菜單里的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，文章到底包含多少字、多少字符就全出來(lái)了，而且還分帶空格和不帶空格兩種信息。

　　3、更新語(yǔ)法字庫(kù)

　　Word有一項(xiàng)非常有用的功能就是可以自動(dòng)檢查輸入的內(nèi)容是否含有語(yǔ)法錯(cuò)誤，這是由默認(rèn)安裝的微軟輸入法的詞庫(kù)支持的。在寫作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到Word自動(dòng)檢測(cè)出一些詞庫(kù)中沒(méi)有的特殊語(yǔ)法，如何讓這些特殊用法可永久性被微軟輸入法識(shí)別呢？方法就是把這個(gè)特殊語(yǔ)法加到輸入法的詞庫(kù)中：在被識(shí)別的錯(cuò)誤語(yǔ)法上點(diǎn)右鍵，選語(yǔ)法，然后選擇詞典，在出現(xiàn)的更新微軟拼音輸入法對(duì)話框的 自造詞一欄里填上特殊用法的詞，最后點(diǎn)注冊(cè)即可。

　　4、快速選擇文字

　　有時(shí)候需要對(duì)某些文字進(jìn)行編輯，如改變字體大小格式等，如何才能快速選擇要編輯的文字呢？方法如下：

　　選擇某行：把鼠標(biāo)移動(dòng)到要選擇的行最前面的空白處（鼠標(biāo)的形狀會(huì)改變），單擊鼠標(biāo)左鍵即可選中整個(gè)行；如果要選擇多行，則使用同樣的方法先選擇第一行，從第二行起按著CTRL鍵在要編輯的每一行前單擊鼠標(biāo)左鍵；選擇某段：在要選擇的段前面的空白處（鼠標(biāo)的形狀會(huì)改變）雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選擇整個(gè)段；選擇所有文字：直接按著CTRL鍵，同時(shí)將鼠標(biāo)移動(dòng)到文章的左面空白處（鼠標(biāo)的形狀會(huì)改變），并按下左鍵，或者直接在鼠標(biāo)形狀改變后連擊三次左鍵。

　　5、恢復(fù)錯(cuò)誤操作

　　不小心進(jìn)行了錯(cuò)誤的操作，如刪除了不該刪除的文字、進(jìn)行了不正確的格式排列等，如何才能恢復(fù)到誤操作前的狀態(tài)呢？Word提供了免費(fèi)的后悔藥：CTRL+Z。進(jìn)行了錯(cuò)誤的操作后，可以按鍵盤上的CTRL+Z組合鍵來(lái)進(jìn)行恢復(fù)，并且多次按下CTRL+Z組合鍵時(shí)，還可以按時(shí)間先后的相反順序進(jìn)行多次恢復(fù)。這個(gè)后悔藥從打開Word文檔一直到關(guān)閉都有效。

　　6、回收系統(tǒng)資源

　　當(dāng)進(jìn)行了復(fù)制、剪貼操作后，被復(fù)制或剪貼的內(nèi)容會(huì)被保存到剪貼板里，而且剪貼板不會(huì)自動(dòng)清空，直到關(guān)閉Word文擋。這樣剪貼板里的內(nèi)容會(huì)占用系統(tǒng)資源，影響系統(tǒng)的運(yùn)行速度。如果長(zhǎng)時(shí)間不用他們的話，可以清空剪貼板來(lái)回收系統(tǒng)資源。方法是依次打開編輯----Office剪貼板（或者連續(xù)按下兩次CTRL+C組合鍵），這時(shí)候就會(huì)在右面出現(xiàn)剪貼板的窗口，點(diǎn)全部清空即可。

　　7、自動(dòng)插入頁(yè)碼

　　當(dāng)被編輯的Word文檔較長(zhǎng)時(shí)，就需要為其加上頁(yè)碼，以方便瀏覽和進(jìn)一步編輯。手動(dòng)給每一頁(yè)加上頁(yè)碼很單調(diào)和麻煩。如何讓W(xué)ord文擋自動(dòng)為被編輯的文檔加上頁(yè)碼呢？方法如下：依次打開插入----頁(yè)碼，會(huì)出現(xiàn)頁(yè)碼編輯對(duì)話框。在這里還可以選擇文檔中頁(yè)碼的位置、格式等。

　　8、即時(shí)英漢互譯

　　Word里附帶了英漢詞庫(kù)，可以進(jìn)行英漢互譯，這的確是一項(xiàng)很體貼的功能。使用方法：依次打開工具----語(yǔ)言----翻譯，在最上面的對(duì)話框輸入要翻譯的內(nèi)容，中文或英文均可，然后選擇相應(yīng)的翻譯方式，再回車就可以在下面看到已經(jīng)翻譯過(guò)來(lái)的內(nèi)容。這個(gè)內(nèi)容十分豐富，包括該詞的本意、同義詞、詞組、簡(jiǎn)單用法等。合理利用Word的這個(gè)功能，對(duì)提高英文水平很有幫助。

　　9、快速全部替換

　　有時(shí)候需要把整個(gè)Word文檔中的某個(gè)字符串全部替換為另一字符串，這樣的工作是非常單調(diào)和容易出錯(cuò)的，更何況如果要替換的地方非常多時(shí)，不但工作量大，而且容易出現(xiàn)紕漏。這里就為大家介紹一個(gè)快速全部替換的辦法：依次打開編輯----查找，在出現(xiàn)的查找與替換對(duì)話框中選擇替換標(biāo)簽在查找內(nèi)容一欄里填寫要查找的內(nèi)容，在替換為一欄里填寫被替換后的內(nèi)容，最后點(diǎn)全部替換即可。這個(gè)功能還可擴(kuò)展為快速全部刪除某內(nèi)容，方法如上，只需保持替換為一欄為空即可。

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