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2013秘書檔案管理工作：檔案工作錯(cuò)誤案例及分析
1.案例情景
某公司實(shí)習(xí)秘書肖揚(yáng)在整理公司文書準(zhǔn)備歸檔，她把文書按照不同文種加以分類，在每類中按時(shí)間排列。還把文件后的附件一一分離出來，單獨(dú)裝訂。在每份文件上標(biāo)上頁號(hào)，文件左側(cè)統(tǒng)一用訂書機(jī)裝訂。最后把這些文件按照時(shí)間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結(jié)果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。
2.任務(wù)要求
根據(jù)上述案例，請(qǐng)判斷實(shí)習(xí)秘書肖揚(yáng)在文書歸檔整理過程中有哪些不妥之處。
3.案例分析
(1) 無需對(duì)文書進(jìn)行文種的區(qū)分，因?yàn)槲募谂帕袝r(shí)只考慮事由、時(shí)間和重要程度等因素。
(2) 文書整理中公文附件一般不單獨(dú)成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁號(hào)。
(4) 文件采用何種方式裝訂要考慮是否會(huì)破壞檔案的原貌或能否長(zhǎng)期保存，訂書針對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的檔案不太合適，因?yàn)槿菀卒P蝕。
(5) 文件排列時(shí)，首先要考慮事由因素，同一事由的應(yīng)排在一起，同一事由內(nèi)部按時(shí)間順序或重要程度排列，不同事由間按時(shí)間順序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加蓋歸檔章。
(7) 文件裝盒前要考慮檔案的分類方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。
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