商務(wù)英語E-mail寫作五原則

　　電子郵件是一種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。以下是小編為大家收集的商務(wù)英語E-mail寫作五原則，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　一、商務(wù)英語電子郵件的格式

　　常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：

　�、賹懶湃薊mail地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

　�、跇�(biāo)題。

　　③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。

　�、芏Y貌結(jié)束語。

　�、輰懶湃巳�名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

　　其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用Dear Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear 全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

　　二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則

　　商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

　　準(zhǔn)確原則

　　由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。

　　簡潔原則

　　簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。

　　在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

　　另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard。

　　例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.

　　例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.

　　例3 Hope you can accept it.

　　例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

　　完整原則

　　商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪�含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。

　　清楚原則

　　商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：

　　例1 We will deliver your goods soon.

　　例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。

　　禮貌原則

　　商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

　　例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

　　例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

　　三、結(jié)語

　　隨著國際商務(wù)活動的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

　　拓展：英語作文電子郵件格式

　　一、商務(wù)英語電子郵件的格式

　　常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：

　�、賹懶湃薊mail地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語。⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

　　其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

　　二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的六大原則

　　1、親切自然：可以用We 就不要用You

　　每一封email往來，都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商業(yè)e-mail就應(yīng)該用「生意腔」，于是把本來有感情基礎(chǔ)的e-mail寫得官樣。

　　把每次e-mail往來當(dāng)成是跟對方進(jìn)行了一次交談，只不過交談的界面是e-mail。用我／我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。 官樣e-mail：Your mail has been received.

　　親切e-mail：I have received your mail.

　　官樣e-mail：Your complaint is being looked into.

　　親切e-mail：We are looking into your complaint.

　　2、一針見血：可以清楚 就不要模糊

　　寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以為正式但其實(shí)意思模模糊糊的字。

　　模糊字：contact

　　清楚字：call／write／visit

　　模糊字：soon

　　清楚字：by March 15

　　3、言簡意賅：可以一個(gè)字就不要兩個(gè)字

　　大部份商業(yè)人士跟你一樣，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關(guān)或者無助于e-mail目的之內(nèi)容，請毫不留情的舍棄。

　　冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.

　　冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

　　4、語匯樸實(shí)：用對方看得懂的關(guān)鍵字

　　每個(gè)行業(yè)都有自己的行話，寫e-mail時(shí)要確定別人懂不懂你的行話，也盡量不用華麗詞藻。西方人習(xí)慣使用樸實(shí)的語言。

　　迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

　　樸實(shí)句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.

　　迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

　　樸實(shí)句：Supply determines demand.

　　5、有技巧的表達(dá)：永遠(yuǎn)讓人覺得youre helpful

　　同樣一件事說法不同，得到回應(yīng)就不同，有技巧的說法讓人樂于為你效勞。

　　拙劣說法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

　　漂亮說法：Im glad to clear up these questions for you.

　　拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply..

　　漂亮說法：To complete your transaction,..

　　6、下一個(gè)專業(yè)的信件標(biāo)題

　　許很多人沒有意識到，e-mail的標(biāo)題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是透過標(biāo)題來完成。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來像群組垃圾郵件，命運(yùn)就是直接進(jìn)入垃圾桶。 不專業(yè)標(biāo)題：How are you?

　　專業(yè)標(biāo)題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

　　不專業(yè)標(biāo)題：Can we work together?

　　專業(yè)標(biāo)題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity