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訂單采購(gòu)管理規(guī)章制度
引導(dǎo)語(yǔ)：采購(gòu)訂單管理是指企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)的計(jì)劃企業(yè)的用料計(jì)劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過(guò)程中要注意對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤。
第1條 目的
為規(guī)范采購(gòu)日常訂單的處理過(guò)程，對(duì)日常訂單進(jìn)行及時(shí)有效的處理，特制定本辦法。
第2條 適用范圍
本辦法適用于采購(gòu)日常訂單處理的全過(guò)程。
第3條 管理職責(zé)
1.總經(jīng)理/董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)大宗物資及特殊物資的訂單審批，并監(jiān)督采購(gòu)部完成訂單的全程管理工作。
2.采購(gòu)部負(fù)責(zé)按照已通過(guò)審核的請(qǐng)購(gòu)單開(kāi)立訂購(gòu)單，并按要求全程跟蹤管理訂單。
3.請(qǐng)購(gòu)部門按要求填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，積極配合采購(gòu)部對(duì)日常訂單的管理工作。
第4條 接受并審核請(qǐng)購(gòu)單
1.需求部門依據(jù)公司教學(xué)計(jì)劃和具體情況，以書(shū)面的形式提出采購(gòu)要求。
2.請(qǐng)購(gòu)單要詳細(xì)記錄所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期等相關(guān)內(nèi)容并做出預(yù)算。
3.采購(gòu)部需及時(shí)接收各需求部門開(kāi)出的請(qǐng)購(gòu)單并進(jìn)行審核。
4.一般請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單內(nèi)容、公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定和供應(yīng)商情況來(lái)審核，通過(guò)后反饋給申請(qǐng)部門，并及時(shí)組織開(kāi)具訂購(gòu)單。
5.大宗物資或特殊物資的請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)經(jīng)理審核完畢后要上交總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開(kāi)立訂購(gòu)單。
第5條 開(kāi)立訂單
1.采購(gòu)部要根據(jù)已審核通過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單及時(shí)開(kāi)具訂購(gòu)單。
2.采購(gòu)部要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)調(diào)簽單的相關(guān)事宜，采購(gòu)部應(yīng)注意維護(hù)公司利益，在允許的價(jià)格內(nèi)，確保交期、質(zhì)量等方面滿足公司要求。
第6條 訂單內(nèi)容規(guī)范
采購(gòu)訂單應(yīng)至少包括以下6項(xiàng)內(nèi)容。
1.交貨方式：交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、新品交貨附帶備用零件等規(guī)定。
2.驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格品的退換、提前或延遲交貨的處理等規(guī)定。
3.罰則：延遲交貨或品質(zhì)不符的扣款、違反合約的處理、取消合約等規(guī)定。 4.品質(zhì)保證：包修和包換期限、無(wú)償或有償換修等規(guī)定。
5.履約保證：不能按期履行合同需支付違約金等的規(guī)定。
6.仲裁或訴訟：買賣雙方紛爭(zhēng)、仲裁的地點(diǎn)或訴訟的法院等規(guī)定。
第7條 訂單編制規(guī)范
訂單編制人員在編制采購(gòu)訂單時(shí)，應(yīng)完整填寫(xiě)以下5聯(lián)。
1.供應(yīng)商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應(yīng)商交貨時(shí)的憑證。
2.回執(zhí)聯(lián)(第二聯(lián))，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回公司。
3.物資聯(lián)(第三聯(lián))，作為公司控制存量和驗(yàn)收的參考。
4.請(qǐng)款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結(jié)算采購(gòu)貨款的依據(jù)。
5.承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由采購(gòu)部自存。 第8條 采購(gòu)訂單執(zhí)行
1.公司與供應(yīng)商簽訂訂單后，采購(gòu)部要隨時(shí)關(guān)注并緊密跟蹤訂單執(zhí)行情況，保持同供應(yīng)商的溝通，確保訂單能順利執(zhí)行。
2.加工型供應(yīng)商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過(guò)程，存貨型供應(yīng)商只需從庫(kù)房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品并進(jìn)行適當(dāng)處理即可送至公司。因此采購(gòu)部需密切關(guān)注加工型供應(yīng)商的備貨進(jìn)程，確保其能按時(shí)交貨。
第9條 訂單保管
1.為了方便訂單查找與使用，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行分類歸檔、有序保存。
2.采購(gòu)部應(yīng)將采購(gòu)訂單的原件按編號(hào)順序保管;復(fù)印件與相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)和往來(lái)信件一起，按供應(yīng)商名字的字母順序保管。
第10條 制定部門
本辦法由采購(gòu)部草擬，經(jīng)總經(jīng)理審批后正式實(shí)施。
第11條 生效日期 本辦法自下發(fā)之日起生效。
2.2 異常訂單處理辦法
異常訂單處理辦法
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范采購(gòu)訂單異常的處理過(guò)程，確保對(duì)異常訂單進(jìn)行及時(shí)有效的處理，特制定本辦法。
第2條 適用范圍
本辦法適用于采購(gòu)部異常訂單處理的全過(guò)程。
第3條 管理職責(zé)
1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)及時(shí)有效地將異常信息傳遞給請(qǐng)購(gòu)部門，以便公司及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，并與供應(yīng)商積極協(xié)商處理異常情況。
2.請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)協(xié)助采購(gòu)部解決訂單異常情況，根據(jù)需求及時(shí)調(diào)整訂單。
第4條 術(shù)語(yǔ)解釋
1.本辦法所稱交期異常，是指物資交期延后或交貨數(shù)量變更無(wú)法滿足正常教學(xué)。
2.本辦法所稱品質(zhì)異常，主要指供應(yīng)商在生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的品質(zhì)異常。
3.本辦法所稱下單異常，主要指由于采購(gòu)人員的主觀因素導(dǎo)致的訂單下發(fā)異常。
4.本辦法所稱突發(fā)異常，是指發(fā)生不可抗拒的外力因素(如地震、火災(zāi)等)或市場(chǎng)原材料嚴(yán)重緊缺等突發(fā)情況。
第2章 交期異常的處理
采購(gòu)人員需在下單后及時(shí)跟蹤訂單情況，及時(shí)獲取訂單交貨進(jìn)度，并與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，及時(shí)獲知交期異常情況。
第6條 交期異常反饋
采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)異常后，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理和請(qǐng)購(gòu)部門反饋信息，以便及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救或調(diào)整。
第7條 交期異常措施
采購(gòu)人員需要采取積極措施盡量挽回?fù)p失，可以采用跟催法催交貨物，也可依具體情況變更采購(gòu)訂單或?qū)ふ姨娲⿷?yīng)商等。
第8條 評(píng)估交期異常損失
采購(gòu)部應(yīng)積極聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門評(píng)估損失費(fèi)用，并可視情況向供應(yīng)商進(jìn)行索賠。
第3章 品質(zhì)異常的處理
第9條 品質(zhì)異常反饋
供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常無(wú)法自行解決時(shí)，應(yīng)以書(shū)面形式將問(wèn)題反饋給相應(yīng)的采購(gòu)員，采購(gòu)員要及時(shí)反饋給采購(gòu)經(jīng)理，請(qǐng)示解決辦法。
第10條 確定是否特采
由采購(gòu)經(jīng)理和請(qǐng)購(gòu)部門協(xié)商看能否進(jìn)行特采，必要時(shí)，由采購(gòu)員召集請(qǐng)購(gòu)部門到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助解決異常。
第11條 評(píng)估品質(zhì)問(wèn)題損失
如因品質(zhì)問(wèn)題返工或拒收影響本公司正常生產(chǎn)的，采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門評(píng)估損失費(fèi)用，并可視情況向供應(yīng)商提出索賠。
第4章 下單異常的處理
第12條 下單異常反饋
采購(gòu)員如發(fā)現(xiàn)訂購(gòu)單等相關(guān)單據(jù)沒(méi)能及時(shí)下發(fā)，應(yīng)立即聯(lián)系采購(gòu)部下單人員并反饋給采購(gòu)經(jīng)理。
第13條 下單異常處理
1.如發(fā)生采購(gòu)部下錯(cuò)訂單，采購(gòu)員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商能否撤單，盡可能避免呆廢料，同時(shí)下達(dá)正確的訂購(gòu)單。
2.如不能撤單，采購(gòu)應(yīng)與相關(guān)部門溝通看能否將訂單進(jìn)行內(nèi)部消化，并把信息上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理。
3.如不能撤單又無(wú)法內(nèi)部消化，產(chǎn)生的損失費(fèi)用由責(zé)任部門承擔(dān)，并按公司相關(guān)規(guī)章制度對(duì)責(zé)任部門進(jìn)行懲罰。
第5章 突發(fā)異常的處理
以下異常均可劃屬突發(fā)異常，并按照本章節(jié)規(guī)定進(jìn)行處理。
1.經(jīng)確認(rèn)屬發(fā)生重大事故(如嚴(yán)重火災(zāi)、地震等)，造成供應(yīng)商短期內(nèi)無(wú)法恢復(fù)生產(chǎn)。
2.突發(fā)事故造成市場(chǎng)原材料嚴(yán)重短缺。
第15條 突發(fā)異常處理辦法
1.出現(xiàn)突發(fā)異常時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)，并通過(guò)多種渠道了解市場(chǎng)行情，查看現(xiàn)有市場(chǎng)能否滿足教學(xué)需要。
2.如突發(fā)異常影響生產(chǎn)進(jìn)行時(shí)，采購(gòu)人員需向請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)是否通過(guò)高價(jià)調(diào)撥現(xiàn)貨或采用其他能減少公司損失的方式進(jìn)行采購(gòu)。
第6章 附則
第16條
本處理辦法由采購(gòu)部草擬，經(jīng)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批后正式實(shí)施。 第17條 本處理辦法自下發(fā)之日起生效。
2.3 訂單變更管理辦法
訂單變更管理辦法
第1章 總則
第1條 目的
為了規(guī)范訂單變更管理工作，明確訂單變更流程，有效處理訂單變更中出現(xiàn)的問(wèn)題，特制定本辦法。
第2條 適用范圍
本辦法適用于公司所有采購(gòu)訂單的變更管理全過(guò)程。
第3條 職責(zé)
1.采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)訂單變更申請(qǐng)表及訂單變更表。
2.采購(gòu)部負(fù)責(zé)接收、評(píng)審變更訂單，就訂單變更事項(xiàng)與請(qǐng)購(gòu)部門進(jìn)行溝通并與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，做好訂單變更工作。
3.請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)填寫(xiě)采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表，積極配合采購(gòu)部做好訂單變更過(guò)程中的相關(guān)工作。
第2章 訂單變更作業(yè)
第4條 提出變更申請(qǐng)
1.在采購(gòu)訂單下達(dá)后，如果采購(gòu)需求發(fā)生重大變化，請(qǐng)購(gòu)部門可根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況向采購(gòu)部申請(qǐng)?zhí)岢鲇唵巫兏暾?qǐng)。
2.提出變更申請(qǐng)時(shí)要寫(xiě)清楚變更具體內(nèi)容，如訂單價(jià)格的變更、交貨日期的變更、采購(gòu)數(shù)量的變更等。
第5條 訂單變更審核
1.采購(gòu)部需要審查下達(dá)的采購(gòu)訂單是否已經(jīng)收貨，如是已經(jīng)收過(guò)貨的訂單，其變更內(nèi)容必須受到限制。
2.如果訂單貨物已經(jīng)收到，但由于供應(yīng)商方責(zé)任造成訂單變更時(shí)，采購(gòu)部方可與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，辦理訂單變更。
3.采購(gòu)部需要求請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)變更內(nèi)容，并及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，詢問(wèn)其是否可以接受訂單變更，并確定變更事項(xiàng)及內(nèi)容。
第6條 開(kāi)立變更訂單
1.采購(gòu)部在訂單變更通過(guò)審批并與供應(yīng)商協(xié)商完成后，應(yīng)立即制定采購(gòu)變更單。
2.采購(gòu)變更單一式四份，采購(gòu)部自留一份，其余三份分別給財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦和供應(yīng)商。
第7條 變更損失
1.由于本公司自身原因要求變更訂單時(shí)，給公司帶來(lái)的損失要由相關(guān)責(zé)任部門承擔(dān)。
2.由于供應(yīng)商原因不得不變更訂單時(shí)，由此給本公司帶來(lái)的損失按合同相關(guān)規(guī)定由供應(yīng)商負(fù)責(zé)承擔(dān)。
第3章 附則
第8條 本辦法由采購(gòu)部草擬，經(jīng)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批后實(shí)施，其解釋和修訂權(quán)歸采購(gòu)部所有。
第9條 本辦法自下發(fā)之日起生效。
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