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采購的具體流程
為了提高公司采購效率，明確崗位職責，有效降底采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物質(zhì)采購流程，以下小編為大家?guī)聿少彽木唧w流程，歡迎分享。
采購的具體流程1
1、尋找合格供應商
(1)索樣詢價
為使公司能采購到適價的零件，采購課采購員需隨時收集自行車零配件相關工廠的供應信息，當公司有需要時，應向相關廠商進行索樣并詢價。此時需填寫《樣品單》及《詢價單》。
(2)樣品確認
樣品索回后，需即時開具《樣品零件確認單》交給產(chǎn)開課進行樣品確認，以判定該廠商的產(chǎn)品是否符合我司要求。
(3)廠商報價
判斷合格的供應商，需根據(jù)本公司的付款條件、品質(zhì)要求、交貨時間等，要求供應商報最優(yōu)惠價格。
(4)確認報價
采購經(jīng)理依據(jù)同種產(chǎn)品的市場價格，對廠商的報價進行確認回簽，然后交采購課長輸入公司ERP系統(tǒng)價格庫。供應商的報價原件由采購經(jīng)理保存，復印件發(fā)給財務作為對帳和結(jié)算的依據(jù)，并抄報總經(jīng)理備案。
(5)合格供應商確認
當上述步驟完成后，將該供應商的`相關信息登記入《供應商審核表》交相關部門審核。若審核通過可將該廠商列為我司合格供應商，將其列入公司《合格供應商名錄》。以后每隔半年，對該供應商進行考核，并將結(jié)果記錄于《供應商評核表》。
2、采購訂單管理
(1)下采購訂購單
接到《訂購書》后，采購課長根據(jù)訂購書客號、車型找出相對應的《用料明細表》，確認資料無誤后，將訂購書及用料明細轉(zhuǎn)給采購員下單。各采購員在接到資料后，進入公司ERP系統(tǒng)，查詢業(yè)務、生管是否已在ERP中過帳，待其過帳后，采購方能在ERP中下采購單。采購下單時，需在訂購單上詳細標明訂單號如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位為HK下發(fā)的訂單編號,第五位為年,6、7位為月份,后四位為流水號，流水號由各采購員掌控)。采購員在下單時，需查倉庫有無庫存料件和半成品(若有庫存，需扣庫存數(shù)，同時需填寫《零件代用通知單》交于研發(fā)部檢驗是否可代用)，采購訂單應在2天內(nèi)發(fā)出。
(2)審核規(guī)格、價格
采購課長依據(jù)《訂購書》及《用料明細表》對各采購員所下的《訂購單》的內(nèi)容(即：規(guī)格、數(shù)量、價格、交期)進行核對，核對時需再次掌控是否已消化了庫存料件，核對完成后轉(zhuǎn)至采購經(jīng)理核準并在ERP中過帳。采購課長需將各采購員所下的訂購單內(nèi)容總結(jié)在公司服務器/到料情況查詢/《零件到料掌控表》中，供其他部門查詢。
(3)FAX訂購單
經(jīng)采購經(jīng)理核準完的《訂購單》，統(tǒng)一交由文印室FAX給供應商。
(4)跟催回傳訂購單
FAX完后的《訂購單》，交由各采購人員。各采購員將各自負責的零件資料進行整理，在《訂購單》FAX后1小時內(nèi)應打電話給廠商，確認訂單是否有收到，三日內(nèi)需接到供應商的回傳訂單，若未接到，需主動打電話詢問訂單是否有變更等事宜。
(5)延遲交期通知業(yè)務
采購員在接到廠商的回傳單后，需確認廠商所回傳的內(nèi)容有無更改。若廠商回傳的交期確認OK，采購員可記錄下來，資料即可歸擋;若廠商回傳的交期有延誤，這時需協(xié)調(diào)廠商以達到共識。在協(xié)調(diào)達不到共識時，應即時填制《品質(zhì)交期異常反饋表》，知會業(yè)務部經(jīng)理或相關跟單業(yè)務員，以便及時通知客戶。采購需在下單后一星期內(nèi)回復業(yè)務訂單的交期是否有問題(業(yè)務人員可在公司服務器/到料情況查詢文件夾中隨時能查到)。
(6)訂購單的整理、歸檔
采購員在接到文控中心FAX后的訂購單后，需將原始訂購單整理后歸檔在各廠商的資料夾中。
3、催貨
(1)到交期前聯(lián)絡廠商
采購員根據(jù)自己的資料，在零物料交貨期的前三日需主動打電活給供應商，了解零物料的進度，以便及時調(diào)整。
(2)跟進料件
采購員在將零物料跟催進倉庫后，需及時了解所到的零物料是否合格。料件合格入倉后，采購動作方結(jié)束，料件不合格，需在第一時間給予處理。
(3)物料挪用
當訂單所需物料無法及時到貨，且倉庫有其他訂單的相同物料時，采購可填制《物料挪用單》，經(jīng)資材部經(jīng)理批準后，交倉庫進行物料挪用。
4、五金件(零星物件)采購
(1)接采購申請單
采購員在接到各部門開出的申購單后，應報請采購經(jīng)理批準，貴重物品應報請總經(jīng)理批準后，方可實施采購。
(2)實施采購
各部門的采購申請被批準后，采購員根據(jù)其內(nèi)容，選擇供應商進行采購。其中，設備維修所需的配件，應在1個工作日內(nèi)完成，其他五金件應在3個工作日內(nèi)完成。
(3)通知領用
采購物品到貨入五金倉后，應及時通知相關申請部門領用。
5、對帳、請款
(1)對帳
采購員每月根據(jù)各廠商的月結(jié)對帳明細單，進行單價的核對，如有異議須與廠商溝通，核對無誤后交還財務部進行帳務處理。
(2)請款
采購經(jīng)理每月月底接財務的應付帳款明細表，根據(jù)與各供應商達成的付款協(xié)議，進行請款，此時需填寫付款申請單。
6、不良品處理
(1)接檢驗異常報告單
采購員在接到進料檢驗報告單或生產(chǎn)線品質(zhì)異常跟蹤改善確認單時，需仔細了解料件的問題點，然后即時將報告單FAX廠商，請廠商給予處理方案。
(2)回饋處理結(jié)果
采購人員需及時跟催廠商的處理結(jié)果，若有技術上的協(xié)調(diào)問題，需及時通知我司研發(fā)部或品管部與其協(xié)調(diào);若是退貨，需及時跟進將料件退回廠商。
(3)跟進良品入倉
料件退貨后，需隨時跟進供應商新補料件的供貨進度，直至良品入倉。
采購的具體流程2
一、采購宗旨
為加強對醫(yī)院食堂食品原料、輔料等物資采購管理，合理控制食堂物料費用支出，降低采購運行成本，同時也為防止因采購劣質(zhì)食品而導致發(fā)生食品安全事故，進而保障管理方利益。
二、采購原則
1、遵循“貨比三家”的原則，同樣產(chǎn)品比質(zhì)量、同樣質(zhì)量比價格、同樣價格比服務，追求質(zhì)優(yōu)價廉。
2、透明采購信息，嚴格按照三公制度，即公平、公正、公開。
3、食堂將所需物料需求提交采購人員，由采購人員負責聯(lián)系供應商，所有供應商只接受公司采購人員的采購指令，食堂不能自行聯(lián)系供應商。如出現(xiàn)公司采購人員不知情的自采行為，采購人員有權拒絕在送貨單上簽字，且費用不予報銷。
三、采購類別
1、蔬菜類，包括時令蔬菜、豆制品、瓜果等；
2、肉類，包括畜禽肉、水產(chǎn)、海鮮等；
3、糧油類，包括大米、面粉、雜糧、食用油等；
4、調(diào)味品干貨類，包括調(diào)料、干制品等；
5、應急型易耗品物資，如口罩、手套等；
四、采購標準
1、蔬菜標準
蔬菜瓜果以時令為主，優(yōu)先選擇當?shù)卮笈锊耍卟思肮瞎砻鏌o蟲、無斑點、無黃葉、無泥巴、無死根等。
2、肉類標準
畜禽肉品顏色紅潤、新鮮無異味、質(zhì)地有彈性；水產(chǎn)海鮮生命有活力、體表衛(wèi)生潔凈且無傷痕，如魚產(chǎn)品眼球飽滿、腮絲清晰鮮紅、粘液透明有光澤等；蛋類表面清潔干凈、質(zhì)地新鮮無異味。
3、糧油標準
大米顆粒均勻、色澤呈白色或微黃、無任何雜質(zhì)；食用油顏色純正、無哈欠味、無沉淀異物。
4、調(diào)味品干貨標準
料品有包裝且包裝細致、相關產(chǎn)品具有QS等相關標志、有檢驗合格證或報告。
五、報銷方式
1、食堂供應商：結(jié)算方式為月結(jié)，每月25日將送貨單交公司財務對賬（遇節(jié)假日順延）并完善報銷手續(xù)，經(jīng)公司領導簽字審批后，由財務直接把貨款匯入供應商指定的銀行賬號。
2、現(xiàn)金采購：食堂接待餐原料由廚師提出采購需求，由公司采購人員按實際需要進行聯(lián)系購買，經(jīng)驗收合格后交廚房使用，采取備用金支付相關票據(jù)報銷機制。
六、食堂驗收管理規(guī)定
1、為確保驗收工作的公正性，驗收成員由采購人員、食堂雙方人員組成。
2、采購人員對所進食品原料履行監(jiān)督職能，對所進食品原料進行品質(zhì)檢查。并對所進食品原料進行數(shù)量核實。
3、食堂為食品原料實際使用者應對所進食品原料的`品質(zhì)、數(shù)量進行檢查和核實。在使用過程中須厲行節(jié)約，杜絕鋪張浪費現(xiàn)象出現(xiàn)。
4、參與收貨人員須仔細核對來貨的質(zhì)量、數(shù)量，杜絕以次充好、短斤少兩的現(xiàn)象；同時調(diào)味品、干貨類、凍貨類原料必須查看規(guī)格、品牌、出廠地、有效日期等，確認收貨合格并在送貨單上簽字確認。
5、對不合格或有疑問的食品原料，采購人員有權要求退貨、換貨，特殊情況及時向公司領導匯報處理。
6、收貨人員不得弄虛作假，一經(jīng)核實將嚴肅對其處理。
7、每日送貨單為一式三份（財務、食堂和送貨人各持一份），送貨單必須經(jīng)采購人員和食堂管理人員簽字確認后方可報銷。
七、食堂供應商管理規(guī)定
1、具備合法從事食品經(jīng)營活動的相關證照，如營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、稅務登記證等。
2、供應商必須持有所屬原料攤位或店面，同時具有食品原料等物料配送車輛。
采購的具體流程3
一、請購及其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
�。�1）請購的部門；
�。�2）請購單填寫人；
�。�3）請購的日期及需求時間；
�。�4）請購的物品名；
�。�5）請購的物品數(shù)量；
（6）請購的物品規(guī)格；
（7）請購的物品用途；
�。�8）請購如有特殊需要請備注；
�。�9）請購部門主管；
�。�10）請購單審核人；
�。�11）公司總經(jīng)理。
3、請購單及其提報規(guī)定
（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門；
�。�2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的'請購應統(tǒng)一填寫《物料申請表》；
（3）食品的采購訂單應由采購主管審核后再由采購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調(diào)貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；
�。�4）其它涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；
�。�5）遇公司經(jīng)營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
�。�6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
�。�7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報采購部。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點
�。�1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；
�。�2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；
�。�4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
�。�3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
�。�4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規(guī)定
1、詢價應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；
3、對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
4、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
5、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；
2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價應向公司領導匯報情況，設定議價目標；
4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。
五、入庫
�。�1）采購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質(zhì)量判定，再按照采購清單驗收物資；
�。�2）倉庫驗收發(fā)現(xiàn)不合格品應不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；
�。�3）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品，倉庫應及時的辦理入庫。
六、付款
采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財務付款。
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