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最新企業(yè)采購管理常見缺陷及對(duì)策
企業(yè)通過實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購管理活動(dòng)，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點(diǎn)，以有限的資金保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效開展。下面是小編為大家分享整理的最新企業(yè)采購管理常見缺陷及對(duì)策，歡迎大家點(diǎn)擊查看。
企業(yè)采購管理常見缺陷解析
1、觀念滯后，對(duì)采購部門重視不夠
觀念是行為的先導(dǎo)，無論對(duì)個(gè)人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環(huán)境的作用，企業(yè)在采購管理中存在著“重銷售，輕采購”的觀念。由于企業(yè)管理者在管理觀念上對(duì)采購這一重要活動(dòng)存在的偏見和輕視，使得我國多數(shù)企業(yè)采購部門的定位不準(zhǔn)確。根據(jù)美國哈佛商學(xué)院著名戰(zhàn)略學(xué)家邁克爾•波特的價(jià)值鏈分析方法，采購與銷售一樣，是企業(yè)價(jià)值鏈中同等重要的基本增值活動(dòng)。而在許多企業(yè)中，管理者都是重視如何把產(chǎn)品銷售出去，忽視對(duì)采購環(huán)節(jié)的管理，采購依然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的一個(gè)附屬職能。許多企業(yè)管理者都會(huì)認(rèn)為，采購部門是花錢的。沒有樹立采購部門是公司利潤(rùn)源泉的思想，不知道或者沒有理解通過采購管理的提升可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的差異化。可以讓采購部門與研發(fā)和生產(chǎn)部門協(xié)同配合，可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實(shí)現(xiàn)。
2、采購缺乏計(jì)劃性，采購流程模式僵化
企業(yè)根據(jù)顧客訂單進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)模、銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹(jǐn)慎，采購方式比較原始、零散，無法獲得規(guī)模采購帶來的效益。單次采購?fù)鶖?shù)量少、批次多。許多企業(yè)沒有明確的采購計(jì)劃，缺乏對(duì)采購需求的分析和對(duì)供應(yīng)商的培養(yǎng)采購上隨意性很大。企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購都是急性的，從采購需求提出到原料入庫的期限很短，其結(jié)果就是采購部門整天在疲于奔命地買東西，根本沒有時(shí)間做詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購部門整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我國企業(yè)的采購流程普遍存在以下問題：一方面，采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)和生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。另一方面，各部門本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場(chǎng)考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。第三，采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點(diǎn)，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。
3、采購成本較高
據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，采購成本一般大于60%。人工支出(工資、福利費(fèi)等)約為20%，管理費(fèi)用約為15%，而利潤(rùn)僅為5%左右。因此，采購成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體，也是企業(yè)成本控制中最富有價(jià)值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個(gè)采購成本占總成本60%、利潤(rùn)率為5%左右的企業(yè)為例，只要將采購成本降低5%，其利潤(rùn)率就可以增加至11%。企業(yè)采購成本高的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是企業(yè)采購貨品品種多、批量少，采購周期不固定，無法像大型企業(yè)集團(tuán)一樣享受購買折扣或者折扣較少，增加了采購成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和對(duì)市場(chǎng)原材料價(jià)格上漲的預(yù)期，對(duì)于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷售和生產(chǎn)旺季到來之前大量采購。而原材料供應(yīng)商往往對(duì)市場(chǎng)變化更加敏感，會(huì)伺機(jī)調(diào)整價(jià)格或者要求采購企業(yè)使用現(xiàn)金進(jìn)行兌付。而企業(yè)由于自身實(shí)力的原因，采購資金有限，很多時(shí)候要通過賒銷的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下，許多企業(yè)只好支付高額的利息通過貸款或其它融資渠道借貸資金進(jìn)行采購，從而增加企業(yè)的采購成本，進(jìn)而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格的提高，使產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力被削弱。三是企業(yè)采購管理體制不完善，生產(chǎn)計(jì)劃疲于奔命，運(yùn)營(yíng)管理隨機(jī)惡性循環(huán)。
4、采購策略不明確，供應(yīng)商關(guān)系管理較差
在企業(yè)物資采購活動(dòng)中，根據(jù)采購物品的價(jià)值、采購周期、供應(yīng)商類型等的不同，所采用的采購策略也是不同的，目的是利用最小的成本采購到保質(zhì)保量的物品，以保證生產(chǎn)的需要。首先，采購人員缺乏戰(zhàn)略采購意識(shí)，認(rèn)為拿錢就可以買到東西，把采購僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡(jiǎn)單的買賣關(guān)系，只注重談判、比價(jià)、壓價(jià)，沒有與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購過程中對(duì)供應(yīng)商的扶持以及通過采購建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無從談起。其次，企業(yè)由于采購周期不固定、采購批量小、采購資金不充裕，再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響，使得許多供應(yīng)商對(duì)其缺乏信任感。再次，許多企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認(rèn)定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)和程序，導(dǎo)致企業(yè)要么長(zhǎng)期依賴于某一供應(yīng)商，要么每次采購都重新選擇供應(yīng)商，增加了采購風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)采購管理應(yīng)對(duì)策略提煉
1、制定合理的采購計(jì)劃
一般說來，企業(yè)制定采購計(jì)劃，是為了達(dá)到以下目的：首先，預(yù)測(cè)所需物品的數(shù)量和時(shí)間，確保物品的及時(shí)供應(yīng)。其次，配合生產(chǎn)活動(dòng)，確保采購適當(dāng)?shù)奈锲穪頋M足生產(chǎn)的需要。最后，減少庫存，降低庫存費(fèi)用，不必要的庫存等于浪費(fèi)。庫存實(shí)際上是一種閑置的資源，不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中創(chuàng)造價(jià)值，反而會(huì)占用資金，增加公司的成本。庫存會(huì)造成大量資金的沉淀，影響公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還會(huì)增加市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，給公司的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。
企業(yè)年度采購計(jì)劃一般由使用部門擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門審核，經(jīng)審批后下達(dá)給各基層部門執(zhí)行，一般情況下不允許變更。采購計(jì)劃作為采購管理運(yùn)作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個(gè)采購活動(dòng)的成敗。采購計(jì)劃就是根據(jù)市場(chǎng)需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境等因素來確定采購的時(shí)間、采購的數(shù)量、以及如何開展采購作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購計(jì)劃以外，還有由于臨時(shí)生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時(shí)采購計(jì)劃。臨時(shí)采購計(jì)劃一般不如年度采購計(jì)劃規(guī)范，它強(qiáng)調(diào)的是采購計(jì)劃的簡(jiǎn)單性、靈活性和及時(shí)性。由于物品的采購價(jià)格一般較低，使用數(shù)量不易確定，而且比較容易從市場(chǎng)上獲得，因而臨時(shí)采購計(jì)劃是年度采購計(jì)劃的補(bǔ)充和完善。雖然臨時(shí)采購計(jì)劃處于從屬的地位，但是對(duì)于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
2、規(guī)范日常采購行為，嚴(yán)格審批手續(xù)
企業(yè)可以編制采購操作手冊(cè)，規(guī)范日常采購行為。把采購作業(yè)過程分成若干步驟，每個(gè)步驟應(yīng)該怎樣做，要達(dá)到什么要求，應(yīng)該留下什么記錄，都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍。采購人員獨(dú)當(dāng)一面地工作，在一定范圍內(nèi)有主動(dòng)權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹＿@樣也有利于調(diào)動(dòng)采購人員的積極性和提高工作效率;但是如果對(duì)采購人員的權(quán)利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購人員濫用權(quán)力，產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對(duì)采購人員的權(quán)利尤其是財(cái)務(wù)權(quán)利做出規(guī)定，例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請(qǐng)客的標(biāo)準(zhǔn)等，都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請(qǐng)示匯報(bào)制度。當(dāng)作業(yè)過程中出現(xiàn)一些超出采購人員權(quán)限范圍的情況，采購人員應(yīng)該請(qǐng)示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購人員公開規(guī)定，在采購活動(dòng)的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如簽訂合同、改變?cè)械淖鳂I(yè)程序、作業(yè)指標(biāo)等，一定要向采購部門或相應(yīng)的主管人員請(qǐng)示匯報(bào)。
3、優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率的高低會(huì)對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力形成直接的影響，企業(yè)由于采購成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來說，傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出所需采購的物品，然后由采購部門編制物品采購計(jì)劃，還要經(jīng)過各部門及高層管理者的審批，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。
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