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項目中常見的溝通方式
在項目的實際運行中，項目經(jīng)理花在溝通上的時間，約占據(jù)全部工作的80%。通過有效溝通，項目經(jīng)理才能獲得足夠的信息，才能第一時間發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊問題，進(jìn)而協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)。項目中常見的溝通方式有哪些呢，大家是否需要了解一下？下面小編為大家介紹項目中常見的溝通方式，希望能幫到大家！
項目中常見的溝通方式 1
通過文檔溝通：
優(yōu)點：不受文字?jǐn)?shù)量的限制，內(nèi)容具體；便于查閱存檔及日后的統(tǒng)一管理；適合描述功能多、業(yè)務(wù)復(fù)雜的項目；適合跨部門協(xié)作的項目
缺點：不容易建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；面向不同角色，閱讀時不容易找到重點；費時；理解成本高，溝通效率低
通過郵件溝通：
優(yōu)點：打破時間和空間的限制；便于查閱記錄；方便為多人發(fā)送附件；比較正式，適合報告工作進(jìn)度或通報項目狀況等
缺點：正文不適宜太長；傳遞信息不即時(有時容易被忽略或丟失)；不清楚語言環(huán)境有時容易誤讀；不利于處理爭議或敏感問題
通過IM溝通：
優(yōu)點：溝通方便；容易消除緊張情緒；截圖、發(fā)送文件方便；可多人對話；適合相熟的同事之間溝通，暢所欲言；適合解決爭議不大的問題
缺點：容易被忽略；一些復(fù)雜的問題很難描述清楚；容易誤解；查詢記錄時不是很方便(里面可能夾雜了不少無關(guān)內(nèi)容)；不利于解決爭議；過于隨意，不適合說重要且緊急的'問題
通過電話溝通：
優(yōu)點：即時、有效，溝通效率較高；適合解決緊急但不太重要的問題
缺點：不利于傳達(dá)微妙的情感；特別復(fù)雜的問題仍不容易說清楚，有可能引起誤會；不方便查看圖片等(可配合IM使用)；不便查找記錄
面對面溝通：
優(yōu)點：真實、拉近距離(很多誤會可由此解開)；便于說明復(fù)雜問題；溝通效率高
缺點：無記錄；溝通成本略高；多人溝通時效率可能較低；一旦陷入僵局回旋余地較小(面對面溝通時心態(tài)一定要平和，以解決問題為目的)
會議溝通：
優(yōu)點：集思廣益、開拓思路，更多角度了解他人的觀點；適用于跨部門、協(xié)同解決問題、頭腦風(fēng)暴等
缺點：若方法不得當(dāng)會導(dǎo)致效率極低(如果需要在會上做出決定，最好先提前一對一溝通，有備而來)
項目中常見的溝通方式 2
1. 制定項目溝通管理計劃
通過溝通管理計劃對項目整個生命周期的溝通對象、溝通內(nèi)容、溝通頻率、溝通方法等各個方面進(jìn)行計劃與安排，并明確溝通責(zé)任，如由誰負(fù)責(zé)溝通，溝通的標(biāo)準(zhǔn)是什么，在溝通過程中出現(xiàn)問題及沖突時誰應(yīng)該負(fù)責(zé)并進(jìn)行補(bǔ)救等，為實現(xiàn)有效溝通提供依據(jù)。
項目溝通管理計劃應(yīng)依據(jù)條件變化及時進(jìn)行修訂，保證溝通管理計劃的持續(xù)適用性。
2. 靈活運用各種溝通形式
在項目管理中，溝通形式是多樣的。一般使用較多的是口頭溝通和書面溝通。
口頭溝通包括談話、會議、語音、電話等�？陬^溝通過程應(yīng)該明確、坦白，避免因用詞不當(dāng)或個人思想等因素隱瞞事實或造成理解上的差異。
書面溝通包括通知、文件、備忘錄等，大多用來進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動，其優(yōu)點是可以作為資料長期保存，反復(fù)查閱。
溝通的具體形式取決于工作領(lǐng)域和團(tuán)隊結(jié)構(gòu)。
3. 建立有效透明的.溝通機(jī)制
1）定期會議：通過日會、周會等定期會議及時共享項目進(jìn)度和信息，減少因信息不透明導(dǎo)致的項目延誤。
2）溝通內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化：對會議溝通內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定（如：周會須確認(rèn)各小組的開發(fā)進(jìn)度，遇到的風(fēng)險，討論解決方案等），減少無效會議，提高團(tuán)隊溝通效率。
項目中常見的溝通方式 3
場景一：溝通前，你給大家準(zhǔn)備的時間了嗎？
項目進(jìn)行中，突然通知大家開個討論會議，會議時間定在五分鐘之后，參會人員一臉茫然，根本沒有時間做準(zhǔn)備，只得放下手里的工作趕緊看一下發(fā)生了什么事。導(dǎo)致會議上大家討論不出來解決方案，甚至?xí)h進(jìn)行到一半還沒搞清楚到底發(fā)生了什么，這種溝通即浪費了時間也浪費了感情。
這個場景里，正確的溝通模式應(yīng)該是先給大家一些準(zhǔn)備的時間，讓大家處理好手頭的工作，了解事情的前因后果，再專心為了某件事去溝通。
在商務(wù)溝通中，溝通前一定要準(zhǔn)備充分，如果能具體到每一句話怎么講就更好了。另外，還要充實自己，具備溝通過程中可以隨機(jī)應(yīng)變的本領(lǐng)和知識，溝通前做足功課，不打無準(zhǔn)備之仗。
場景二：別人跟你的共同利益點在哪里？
在跨部門或是與客戶的溝通時，沒有直擊利益點和合作點，沒有列出備選方案。讓對方感覺不到自己的價值和合作方向，不愿留出更多的溝通時間。再加上你自己的解讀過于蒼白無力，讓這個項目的進(jìn)行變得困難重重。
正確的溝通方法：
有時候，你有備而來，而對方并沒有準(zhǔn)備好，或者剛接手，不是很熟悉，沒有清晰的規(guī)劃。這時候你就要直擊利益點和合作點，另外要多準(zhǔn)備幾條備選方案供對方選擇。當(dāng)然，這種溝通的前提是要記得保持自己的利益。
如果是跟客戶溝通，記得要先了解客戶。樹立自己的自信心，展現(xiàn)自己最好的一面，不可一味的討好。溝通也好，合作也罷，但不可失去底線。
場景三：他真的聽不懂你的話
工作中，經(jīng)常會遇到合作方對專業(yè)術(shù)語不是很了解，可方案中用了大量的專業(yè)術(shù)語，讓對方看著很頭疼�；蛘咴谂c上級、客戶交流時，用了過多的流行語言，可對方的年紀(jì)較長，很多話都聽不懂，在這次交流過程中感覺非常不受尊重，也沒有理解真實用意。
正確的溝通方法：
這種場景屬于語言溝通不暢，語言溝通不暢包括：語種、方言、英文單詞簡稱、專業(yè)術(shù)語等；溝通內(nèi)容要針對不同的社會背景和年齡層視情況而做不同的方案。另外，在跟比自己年齡大的`長輩，或者上級溝通時，要注意分寸，避免引起對方的反感。
場景四：沒有人為你的一時口快買單
在討論、溝通、辯解到比較激烈的程度時，腦子一熱，說了不該說的話，用了不恰當(dāng)?shù)脑~語，讓現(xiàn)場氣氛瞬間變得極為尷尬。即使是跟你關(guān)系很好的同事，也難以理解你的行為和用意。
正確的溝通方法：
說話不經(jīng)過大腦，無意間會傷害到一些人，可謂職場一大忌。在職場中人際關(guān)系中，客戶、跨部門同事間的關(guān)系都很脆弱，溝通過程中，需要時刻提醒自己，說話要嚴(yán)謹(jǐn)。
談話中引起對方注意的最好方法是說“不”：“你的觀點不對、你的意見我不同意、我反對你的意見……”長期的教育使我們相信事情是二元論的，尤其是面對重大事件的時候，每個人都覺得自己手握著唯一正確的觀點。因此，習(xí)慣性的先否定對方，以證明自己觀點的正確性。
殊不知，這種表達(dá)意見的方式會使談話走向爭論、對抗、辯論，最終可能會以不愉快的一拍兩散收場。如果你想表達(dá)自己的立場，那么直接表達(dá)自己意見就好了，完全沒有必要否定他人的想法。
場景五：成見是溝通的毒瘤
與團(tuán)隊成員溝通時，原本用意是聚焦某件事來告訴他后面的工作怎么做，結(jié)果由于成見比較深，導(dǎo)致說話方式不當(dāng)，或過于糾結(jié)這件事。導(dǎo)致一場好心變成了人身攻擊，讓對方覺得你在給他貼標(biāo)簽，對他有意見。
正確的溝通方法：
項目過程中，溝通或指導(dǎo)工作，要做到對事不對人。人無完人，一個人不可能做到所有人都喜歡他，都會產(chǎn)生各種偏見，因此工作溝通時一定要分清主次，不要做一個情緒化的人，帶著成見做工作的溝通注定是失敗的。
隨著經(jīng)驗的越豐富，我們越愿意分享自己的經(jīng)驗，我們好期待自己的分享能夠給他人帶來幫助，但卻忽略了交談的對方并不是這樣想的，他需要有一個人好好談?wù)劊瑓s并不需要你教給他什么。假設(shè)你想在交談中表達(dá)自己的觀點，那么用探詢的口氣，遠(yuǎn)比那種高高在上的、過來人的、不可辯駁的、擲地有聲的口氣更容易引發(fā)大家的共鳴。因為任何一種那樣的表達(dá)都可以迅速關(guān)閉掉談話的大門。你還需要了解，每一次談話其實都是一個獨特的學(xué)習(xí)機(jī)會，你的學(xué)習(xí)首先來源發(fā)自內(nèi)心的交流。比爾伊奈說：“每一個你將要見到的人都有獨一無二的東西�！�
柯維博士曾經(jīng)說：我們大多數(shù)人不是為了理解而傾聽，而是為了回應(yīng)傾聽。在會議室里，我們有多少的傾聽是為了理解對方的立場與觀點，而不是為了反擊、抓住對方發(fā)言的漏洞以給他致命一擊?如果我們面對面坐在一起，卻只是為了表達(dá)自己的觀點、讓自己成為會議的中心與焦點，這不恰恰與談話的性質(zhì)背道而馳了嗎。
溝通是傳遞信息的過程，是項目取得成功的硬性條件。想要達(dá)到預(yù)期效果，就必須在項目組內(nèi)、外部環(huán)境建立起溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息，從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致；使項目成員明確各自的職責(zé)，了解他們的工作對實現(xiàn)項目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn)。
只要通過深入的溝通了解，才能找出問題，預(yù)估項目過程當(dāng)中的依賴和風(fēng)險，制訂相應(yīng)的對策和解決方案，并跟蹤控制問題的解決情況。
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