文秘人員如何辦好公文?

　　文秘人員主要的工作就是辦文、辦會(huì)、辦事。其中，辦文是文秘人員最基本的工作，也是最難做好的工作。文秘人員如何辦好公文?

　　我認(rèn)為，寫材料不同于一般寫作，文筆好、套路通、格式對(duì)，未必就能寫好公文材料，因?yàn)檫@三者可能只是公文寫作的基本手段、工具和途徑，而內(nèi)容才是公文寫作的關(guān)鍵。事實(shí)上，如果公文沒有充實(shí)的內(nèi)容，就難免空洞無物、文不對(duì)題、不知所云，不可能產(chǎn)生任何公文功效和價(jià)值。這樣的公文向上報(bào)，則無法反映情況、爭(zhēng)得支持；向下發(fā)，則無法凝聚人心、統(tǒng)一思想、指導(dǎo)工作；橫向送，則無法溝通情況、求得協(xié)同；放在內(nèi)部用，則無法總結(jié)得失、查找問題、推動(dòng)工作。那么，公文的內(nèi)容來自哪里？絕對(duì)不是憑幾個(gè)文秘人員“拍腦袋”憑空想出來的，也不是拼拼湊湊摘抄出來的，而是主要來自于一個(gè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)及其團(tuán)隊(duì)的所思、所想、所見、所聞和所為，以及實(shí)際工作的開展情況。從這點(diǎn)上說，公文材料從一個(gè)側(cè)面代表了一個(gè)班子特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的思想高度、履職能力和領(lǐng)導(dǎo)水平。事實(shí)也是這樣，沒有主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和簽發(fā)，沒有一個(gè)公文可以發(fā)出去、可以產(chǎn)生實(shí)際效應(yīng)。平時(shí)我們說的文責(zé)自負(fù)，其責(zé)任主體只能是主要領(lǐng)導(dǎo)或分管負(fù)責(zé)人。那么，公文質(zhì)量是否與文秘人員沒有絲毫聯(lián)系呢？這肯定也是不對(duì)的。如果文秘人員基本素質(zhì)好，且善于學(xué)習(xí)、勤于思考、勤奮工作，特別是在廣泛積累的基礎(chǔ)上融會(huì)貫通地應(yīng)用，就可以輔助單位領(lǐng)導(dǎo)把公文辦得更好。因此，作為一名合格的文秘人員，不能簡(jiǎn)單作為單位領(lǐng)導(dǎo)的小跑腿、傳聲筒、留聲機(jī)，而更應(yīng)融入整個(gè)團(tuán)隊(duì)成為單位工作的參與者、策劃者、輔政者。只有這樣，代擬的公文才能真實(shí)反映單位實(shí)際、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖、履行單位職能，才能通過公文來更好地指導(dǎo)面上工作、推動(dòng)事業(yè)發(fā)展。這里，圍繞辦好文，與大家分享我對(duì)辦文規(guī)律的認(rèn)識(shí)和把握。

　　第一，文秘人員辦好文，要參與單位重要工作和熟悉相關(guān)情況。我們也經(jīng)常看到這樣一種現(xiàn)象：寫的人不做，做的人不寫。如上面要求某單位報(bào)一份材料，多半由該單位辦公室同志捉筆代勞。讓人揪心的是，這些辦公室同志從未參與過這項(xiàng)工作的推進(jìn)，只是看其他科室同志報(bào)來的情況以及他們的臆想，整合一下了事。設(shè)想一下，這樣的上報(bào)材料質(zhì)量能高嗎？在“兩辦”這段日子，我們經(jīng)�？匆恍﹩挝簧蠄�(bào)的會(huì)議精神貫徹落實(shí)材料，情況很糟糕，基本上是小辦公室在應(yīng)付大辦公室，因?yàn)檫@些小辦公室同志根本就沒有參加過區(qū)里會(huì)議，連區(qū)領(lǐng)導(dǎo)講話也因未下發(fā)而沒看過，這樣的上報(bào)材料難免是牛頭不對(duì)馬嘴、瞎說一氣，有時(shí)幾個(gè)街鎮(zhèn)上報(bào)的材料基本雷同，有相互抄襲的嫌疑。相對(duì)而言，我就比較幸運(yùn)，在“兩辦”工作的八年里，一直有機(jī)會(huì)旁聽各類會(huì)議，特別是跟隨區(qū)政府主要領(lǐng)導(dǎo)參與其絕大部分會(huì)議和活動(dòng)，翻看其參加市里會(huì)議的筆記以及會(huì)議材料。即便如此，有些材料自感寫不出、寫不好，但主要領(lǐng)導(dǎo)也不埋怨。他認(rèn)為，畢竟我不了解情況，寫不出來很正常，于是他就自己動(dòng)手撰寫、補(bǔ)充和修改文稿。基于這一因素，區(qū)府辦一直要求文字口同志必須旁聽區(qū)長辦公會(huì)、區(qū)政府常務(wù)會(huì)議以及區(qū)政府其它重要會(huì)議，有時(shí)還要求他們跟隨區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)一起調(diào)研。

　　第二，文秘人員辦好文，要積極開動(dòng)腦筋聽會(huì)和錄音整理領(lǐng)導(dǎo)講話。我們說，言為心聲，文如其人。公文既然是由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其實(shí)質(zhì)就代表領(lǐng)導(dǎo)和單位的意見，特別是講話稿，由領(lǐng)導(dǎo)自己在讀，就代表他的思想與水平。文秘人員如何使自己的代擬稿不被領(lǐng)導(dǎo)否決或少改動(dòng)，關(guān)鍵要使文稿反映領(lǐng)導(dǎo)的思想、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的水平、符合領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格。我認(rèn)為，要做到這一點(diǎn)，無需挖空心思地揣摩領(lǐng)導(dǎo)想法，也無需絞盡腦汁地主觀瞎想，關(guān)鍵是經(jīng)常參與領(lǐng)導(dǎo)主持和參加的會(huì)議和活動(dòng)，領(lǐng)會(huì)其決策藝術(shù)和處事風(fēng)格；注意整理領(lǐng)導(dǎo)講話錄音，掌握其對(duì)一些事情的基本觀點(diǎn)和態(tài)度。在起草文稿時(shí)，適度作些方法遷移和觀點(diǎn)移植。由于領(lǐng)導(dǎo)一般不會(huì)自己否定自己，因此你代擬的文字材料就不會(huì)通不過。我們說，領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)議、搞活動(dòng)，都是為了解決某些問題、推動(dòng)某項(xiàng)工作。這時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)講話一般不會(huì)泛泛而談，更多地是為達(dá)到會(huì)議或活動(dòng)目的服務(wù)的。由于會(huì)議或活動(dòng)類型、級(jí)別、性質(zhì)等因素，領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)講得隨便，有時(shí)講得正規(guī)，有時(shí)需要代擬稿，有時(shí)可以脫稿進(jìn)行。所以，我認(rèn)為，一場(chǎng)會(huì)議準(zhǔn)備得如何，其中很重要的一項(xiàng)工作是起草好相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，并事先得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

　　第三，文秘人員辦好文，要經(jīng)常就一些工作推進(jìn)或事務(wù)處理作思考和感悟。我們說，只有有自己獨(dú)立的思考和見解，才可以避免人云亦云情況的出現(xiàn)。如果文秘人員能談出自己的見解思路和解決方案，才能引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)更具有廣度和深度的思考，輔助領(lǐng)導(dǎo)完善思路、科學(xué)決策。那么，獨(dú)立的思考和觀點(diǎn)、可行的見解思路和解決方案哪里來？我認(rèn)為，一方面向書本學(xué)，另一方面更多地來自于平時(shí)的鍛煉。其實(shí)，文秘人員在旁聽區(qū)政府常務(wù)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)等各類會(huì)議時(shí)，經(jīng)常看到領(lǐng)導(dǎo)在聽情況、作甄別、作診斷、作歸納、作決策。如果文秘人員在獲知一項(xiàng)議題后，可以在心里默默地模擬甄別、診斷、歸納、決策，并與領(lǐng)導(dǎo)的最后結(jié)論作個(gè)比對(duì)，就能找到自身差距所在。長此以往，不僅可以幫助抓住要點(diǎn)寫好會(huì)議紀(jì)要，還可以鍛煉和提高處理事務(wù)、解決問題和科學(xué)決策的能力。

　　第四，文秘人員辦好文，要注重平時(shí)的學(xué)習(xí)積累和相關(guān)情況的收集。盡管政府工作涉及面廣、非常龐雜，但每個(gè)單位和每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)年度主抓的工作還是可以粗線條區(qū)分出來。這些工作怎么推進(jìn)，你可以在看書讀報(bào)的過程中有的放矢去學(xué)習(xí)掌握，其實(shí)有些問題可以通過運(yùn)用和借鑒經(jīng)典理論、最新研究、周邊做法加以解決。這就是平時(shí)所說的，結(jié)合工作去學(xué)習(xí)，帶著問題去學(xué)習(xí)，可以大大提高學(xué)習(xí)的針對(duì)性、實(shí)用性。如果平時(shí)學(xué)習(xí)積累跟不上，就難免會(huì)出現(xiàn)江郎才盡、才思枯竭的情況，則很難勝任文秘崗位。作為區(qū)政府文秘人員，需要每天必看《人民日?qǐng)?bào)》《解放日?qǐng)?bào)》《經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)》《21世界經(jīng)濟(jì)報(bào)道》《�？�每日財(cái)訊》等報(bào)紙，每期必看《求是》《福卡分析》《科學(xué)發(fā)展》《一周要訊》等雜志，經(jīng)常翻閱上級(jí)下發(fā)文件材料和有關(guān)管理科學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、區(qū)域經(jīng)濟(jì)、城市發(fā)展、社會(huì)管理等專業(yè)方面的書，如《城市論》《可怕的順德》等，與此同時(shí)，還要博覽群書拓寬知識(shí)面，提高人文素養(yǎng)。在看書閱讀過程中，必要時(shí)需要做好摘抄、剪報(bào)、復(fù)印和下載，只有這樣日積月累才會(huì)在寫材料時(shí)游刃有余，才會(huì)有很多思路、提法、觀點(diǎn)可以信手拈來。與此同時(shí)，文秘人員還要注意收集基層有關(guān)重點(diǎn)工作推進(jìn)情況、經(jīng)驗(yàn)做法、成效問題和意見建議，使文字材料盡可能符合基層實(shí)際，對(duì)基層有更強(qiáng)的針對(duì)性和指導(dǎo)性。我們說，凡事不可能都做到親歷親為，通過信息收集系統(tǒng)，就可以使自己在辦公室里實(shí)現(xiàn)運(yùn)籌帷幄。我們知道，目前基層單位普遍缺乏寫材料的文秘人員，信息斷路情況不同程度地存在。有時(shí)需要辦公室文秘人員主動(dòng)下基層聽情況、作調(diào)研、寫材料，但有些部門管理內(nèi)容比較專業(yè)，還必須由他們提供材料、代擬文稿。

　　第五，文秘人員辦好文，要善抓機(jī)會(huì)動(dòng)筆和主動(dòng)撰寫文字材料。我們說，越不會(huì)寫越怕寫，越怕寫越不會(huì)寫。這也是一個(gè)規(guī)律。其實(shí)，寫材料確實(shí)是件痛苦的事，會(huì)寫的人寫材料也需要平時(shí)積累、查找資料，并經(jīng)過謀篇布局、遣詞造句、起承轉(zhuǎn)合、反復(fù)修改等“十月懷胎”的過程。所以，很多人寫得好也多半是被憋出來的，如工作需要、責(zé)任所驅(qū)，但只要方法得當(dāng)、肯下功夫，善抓機(jī)會(huì)練筆和主動(dòng)擔(dān)當(dāng)一些文字材料撰寫工作，文字功底、寫材料水平就一定會(huì)有所提高。在現(xiàn)實(shí)工作中，經(jīng)�？吹揭恍┪拿厝藛T能不旁聽會(huì)議則不旁聽，只想逃避寫會(huì)議信息和紀(jì)要等工作；一些單位就會(huì)議或活動(dòng)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿能推則推，或者報(bào)一大堆毫無頭緒的材料給辦公室算是完成任務(wù)。其實(shí)，這不僅使文秘人員失去了一次次鍛煉提高的機(jī)會(huì)，而且不利于本單位工作推進(jìn)和問題解決。

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