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做好會(huì)議記錄的三個(gè)訣竅
會(huì)議記錄是辦公室的一項(xiàng)日常工作，看似簡單，真正做好并不容易。它需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后投入足夠的時(shí)間和精力，充分考慮多種細(xì)節(jié)與因素。下面小編為大家?guī)砹俗龊脮?huì)議記錄的三個(gè)訣竅，希望對(duì)大家有用。
做好會(huì)議記錄的三個(gè)訣竅
一、準(zhǔn)備細(xì)致到位
認(rèn)真細(xì)致的準(zhǔn)備工作是做好會(huì)議記錄的重要保障。會(huì)前，記錄人要對(duì)會(huì)議議題、主要內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)了解，對(duì)以往相關(guān)會(huì)議討論情況、會(huì)議決議等做到心中有數(shù)。會(huì)議記錄通常采用現(xiàn)場(chǎng)文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式，一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準(zhǔn)確;一方面也對(duì)有關(guān)準(zhǔn)備工作提出了較高要求。對(duì)此，記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣：提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)、提前調(diào)試記錄設(shè)備，避免因準(zhǔn)備不足而影響會(huì)議記錄效果。
二、記錄完整真實(shí)
一份完整的會(huì)議記錄，除了會(huì)議主要內(nèi)容外，還應(yīng)包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、起止時(shí)間、主持人、記錄人、參會(huì)人員、列席人員、缺席人員、會(huì)議討論議題等要素。會(huì)議記錄的目的，就是要忠實(shí)記載會(huì)議召開時(shí)的情景，以便日后查閱。這就要求會(huì)議記錄必須真實(shí)，不能夾雜個(gè)人觀點(diǎn)，更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說內(nèi)容全部記錄下來，保持語言的原汁原味。為確保會(huì)議記錄內(nèi)容的真實(shí)可靠，對(duì)于一些重要會(huì)議，可以會(huì)上錄音、會(huì)后整理，即便是重復(fù)的發(fā)言內(nèi)容也如實(shí)記下，力求準(zhǔn)確還原發(fā)言者的每一句話、如實(shí)反映會(huì)上的討論情況。記得有一次，一位領(lǐng)導(dǎo)前來查閱會(huì)議記錄，想要看看關(guān)于某個(gè)問題形成決議前會(huì)上的具體討論情況。通過查閱當(dāng)時(shí)的會(huì)議記錄，我們很快找到了會(huì)上關(guān)于這個(gè)問題的一句意見，就是這關(guān)鍵的一句話，為領(lǐng)導(dǎo)向有關(guān)部門進(jìn)行解釋提供了依據(jù)。試想，如果當(dāng)時(shí)的會(huì)議記錄只是粗略地記下發(fā)言要點(diǎn)，這句極其重要的話很有可能會(huì)被漏掉。
三、整理準(zhǔn)確及時(shí)
會(huì)上記錄的內(nèi)容只是一個(gè)草稿，會(huì)議結(jié)束后，須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會(huì)議記錄。在此過程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)記錄內(nèi)容查漏補(bǔ)缺。根據(jù)會(huì)議錄音等對(duì)記錄文稿進(jìn)行核對(duì)，對(duì)遺漏內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)記錄有誤處加以修正。二是對(duì)人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實(shí)。對(duì)個(gè)別無法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄，標(biāo)注拼音。三是對(duì)記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實(shí)性、完整性的前提下對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會(huì)議記錄經(jīng)有關(guān)部門審批后，應(yīng)及時(shí)歸檔留存。
做好會(huì)議記錄的三個(gè)訣竅
一、準(zhǔn)備充分
了解會(huì)議主題和議程
在會(huì)議前，盡可能了解會(huì)議的主題、目的和大致議程。這可以幫助你在記錄時(shí)更好地把握重點(diǎn)，提前對(duì)可能涉及的專業(yè)術(shù)語、關(guān)鍵人物和重要事項(xiàng)有一定認(rèn)知，避免在記錄過程中出現(xiàn)理解困難或遺漏重要信息的情況。
例如，如果是關(guān)于一個(gè)特定項(xiàng)目的進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議，你可以提前熟悉項(xiàng)目的背景、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和相關(guān)人員的職責(zé)，以便在記錄中準(zhǔn)確反映項(xiàng)目的進(jìn)展情況和問題。
準(zhǔn)備合適的記錄工具
選擇適合自己的記錄工具，如筆記本電腦、平板電腦或傳統(tǒng)的紙筆。如果使用電子設(shè)備，確保電量充足、軟件運(yùn)行正常，并提前熟悉記錄軟件的功能和快捷鍵。如果選擇紙筆，要準(zhǔn)備多支筆以防出現(xiàn)筆沒水等情況，同時(shí)選用質(zhì)量較好、書寫流暢的筆記本，方便快速記錄。
例如，使用電腦記錄可以利用文字處理軟件的自動(dòng)保存功能，防止數(shù)據(jù)丟失；而紙筆記錄則具有靈活性，在某些場(chǎng)合可能更加方便快捷，如在會(huì)議室信號(hào)不好或者不允許使用電子設(shè)備的情況下。
二、記錄準(zhǔn)確
抓住關(guān)鍵信息
在會(huì)議進(jìn)行中，專注傾聽發(fā)言者的內(nèi)容，抓住關(guān)鍵信息進(jìn)行記錄。關(guān)鍵信息通常包括會(huì)議的決策、重要的討論點(diǎn)、行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。對(duì)于一些復(fù)雜的問題或討論，可以用簡潔的語言概括其核心要點(diǎn)，避免逐字逐句記錄，以免影響記錄速度和準(zhǔn)確性。
例如，當(dāng)討論一個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算問題時(shí)，記錄下最終確定的預(yù)算金額、調(diào)整的原因以及負(fù)責(zé)執(zhí)行預(yù)算的人員和時(shí)間要求。
運(yùn)用速記和符號(hào)
學(xué)會(huì)使用速記方法和特定符號(hào)可以大大提高記錄速度。例如，可以用縮寫、首字母縮略詞來記錄常見的詞匯或組織名稱；用特定的符號(hào)來表示重點(diǎn)、疑問、同意等狀態(tài)。這樣在后續(xù)整理會(huì)議記錄時(shí)，也能快速回憶起當(dāng)時(shí)的情境和重要內(nèi)容。
比如，用 “&” 表示 “和”，“govt” 表示 “government”；用 “★” 表示重要事項(xiàng)，“？” 表示疑問等。
記錄發(fā)言者觀點(diǎn)和意見
除了事實(shí)性信息外，還應(yīng)記錄發(fā)言者的觀點(diǎn)、意見和建議。這些內(nèi)容對(duì)于理解會(huì)議的討論過程和決策依據(jù)非常重要。在記錄時(shí)，可以注明發(fā)言者的姓名或身份，以便在后續(xù)查閱時(shí)能夠清楚地知道是誰提出了特定的觀點(diǎn)。
例如，“李經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目應(yīng)該優(yōu)先考慮市場(chǎng)需求，加大營銷投入�！� 這樣的記錄可以準(zhǔn)確反映發(fā)言者的立場(chǎng)和思考方向。
三、整理完善
及時(shí)整理記錄
會(huì)議結(jié)束后，盡快整理會(huì)議記錄。趁著記憶還比較清晰，對(duì)記錄中的模糊內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和完善，檢查是否有遺漏的重要信息。同時(shí)，將速記內(nèi)容和符號(hào)轉(zhuǎn)換為完整、清晰的文字表述，確保記錄的可讀性和準(zhǔn)確性。
例如，在會(huì)議結(jié)束后的半小時(shí)內(nèi)開始整理記錄，對(duì)照自己的記憶和可能的錄音資料（如果允許錄制的話），對(duì)記錄進(jìn)行梳理和補(bǔ)充。
突出重點(diǎn)和行動(dòng)事項(xiàng)
在整理后的會(huì)議記錄中，突出重點(diǎn)內(nèi)容和行動(dòng)事項(xiàng)�？梢允褂貌煌淖煮w、顏色或格式來標(biāo)注重要決策、任務(wù)分配、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，使閱讀者能夠快速抓住關(guān)鍵內(nèi)容。同時(shí)，確保行動(dòng)事項(xiàng)明確具體，包括責(zé)任人、完成時(shí)間和具體要求。
比如，將行動(dòng)事項(xiàng)用加粗字體列出，并在后面注明責(zé)任人的姓名和具體的完成時(shí)間要求，如 “完成市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告（責(zé)任人：小王，完成時(shí)間：下周五）”。
審核與分發(fā)
在完成會(huì)議記錄的整理后，仔細(xì)審核記錄的內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無誤�？梢哉�(qǐng)其他參會(huì)人員幫忙審核，特別是對(duì)于一些重要的決策和行動(dòng)事項(xiàng)，確保大家的理解一致。審核通過后，及時(shí)將會(huì)議記錄分發(fā)給相關(guān)人員，以便大家能夠按照會(huì)議要求執(zhí)行后續(xù)工作。
例如，將會(huì)議記錄以電子郵件的形式發(fā)送給參會(huì)人員，并在郵件中說明如有任何疑問或需要補(bǔ)充的內(nèi)容，請(qǐng)?jiān)谝欢〞r(shí)間內(nèi)反饋。這樣可以保證會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和有效性，促進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)和工作的順利推進(jìn)。
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