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書(shū)文立卷應(yīng)遵循的原則有哪些？
【摘 要】公文立卷即靈活地結(jié)合運(yùn)用公文材料的問(wèn)題特征、作者特點(diǎn)、文種特征、時(shí)間特征、地區(qū)特征、通訊特征，將具有共同特征和密切的內(nèi)在聯(lián)系的文件組合成一個(gè)案卷，同時(shí)適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，并將處理完畢的具有考查和保存價(jià)值的文件材料，按其在形成過(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。具體到文書(shū)立卷就是一個(gè)區(qū)分組合的工作，那么哪些文件應(yīng)該彼此去分開(kāi)來(lái)，哪些文件又應(yīng)組合成一體立案成卷呢？這就有一個(gè)文書(shū)立卷所要的原則。
關(guān)鍵詞：立卷 保存價(jià)值 原則
我國(guó)檔案工作者在長(zhǎng)期的實(shí)踐中不斷探索、不斷認(rèn)識(shí)，總結(jié)出我國(guó)文書(shū)立卷工作所必須遵循的基本原則：“就是根據(jù)文件的形成特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，便于保管和利用�！睆亩覀兛闯�，制定這一原則的根本目的在于文件的保管和利用，且提出了區(qū)分和組合文件的兩項(xiàng)基本要求，一是根據(jù)文件的形成特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，二是適當(dāng)照顧文件的保持價(jià)值，下面分別進(jìn)行論述。
1、文件的特征和文件間的歷史聯(lián)系
文件的形成有自己的規(guī)律，并由這個(gè)規(guī)律所制約。各種不同文件的產(chǎn)生都有其一定的特點(diǎn)，如領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)是由下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送了需要請(qǐng)示的事項(xiàng)后產(chǎn)生的。請(qǐng)示又是由于工作中出現(xiàn)了需要上級(jí)機(jī)關(guān)審批、批準(zhǔn)的事項(xiàng)產(chǎn)生的。工作中沒(méi)有需上級(jí)審批的具體問(wèn)題也就沒(méi)有必要產(chǎn)生請(qǐng)示這種文件。同樣，沒(méi)有下級(jí)呈送的請(qǐng)示也不可能產(chǎn)生上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。這就是請(qǐng)示和批復(fù)的特點(diǎn)。另外想會(huì)議文件，如大會(huì)記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、開(kāi)幕詞、閉幕詞、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等都是召開(kāi)會(huì)議的產(chǎn)物。不召開(kāi)會(huì)議也就無(wú)所謂會(huì)議文件，這就是會(huì)議文件的形成特點(diǎn)。再有想命令、規(guī)定辦法等文件，都帶有強(qiáng)制執(zhí)行的性質(zhì)，這些文件的產(chǎn)生，都是由于文件的制發(fā)機(jī)關(guān)需要對(duì)某些活動(dòng)加以必要的規(guī)范約束。工作中有這種需要才產(chǎn)生了這類(lèi)文件，這是它的共同的形成特點(diǎn)。
對(duì)各種不同的文件的產(chǎn)生過(guò)程進(jìn)行考察后我們發(fā)現(xiàn)，某些文件的形成特點(diǎn)是相同的，這些有著共同的形成特點(diǎn)的文件，它們之間就存在著必然的聯(lián)系，這種聯(lián)系是一種客觀的存在，文件間的這種聯(lián)系就是歷史聯(lián)系。
各種文件之間的歷史聯(lián)系，是由文件形成過(guò)程中的不同特點(diǎn)所決定的，在文件立卷的理論中，文件的特點(diǎn)稱(chēng)為文件的特征。文件的特征是文件間存在的歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)，要保持文件間歷史聯(lián)系，首先要認(rèn)識(shí)文件的特征，然后才能把特征不同的文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，把特征相同的文件集中起來(lái)組合成合成案卷。
文件在形成的過(guò)程中，受很多因素的影響，這些因素的影響，是文件本身帶上各種不同的特征，從不同角度分析，可得出許多不同的結(jié)論，那么與文書(shū)立卷原則有直接影響的因素，有哪些呢？
1.1問(wèn)題特征
問(wèn)題特征指文件內(nèi)容上的特點(diǎn)，即文件內(nèi)容所反映的不同事物。如某一件事、某個(gè)人物、某項(xiàng)任務(wù)、某種性質(zhì)的工作活動(dòng)等，必須要進(jìn)行辦理的，辦理過(guò)程中又一定要形成文件，文件就是要圍繞事物的辦理提出問(wèn)題、調(diào)查問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，所以文件的內(nèi)容也必須含有各種問(wèn)題，不反映問(wèn)題的文件就成了沒(méi)有內(nèi)容的文件。按問(wèn)題特征特征立卷就是把反映同一事件、人物、任務(wù)、工作活動(dòng)的文件組合在一起立卷，以保持同一問(wèn)題有關(guān)的文件之間的歷史聯(lián)系。例如：某同志被授予勞動(dòng)模范稱(chēng)號(hào)，在本單位內(nèi)形成了一系列文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于評(píng)選老大模范的通知，本單位報(bào)送名單的報(bào)告，介紹該同志事跡的典型材料，對(duì)該同志模范事跡的調(diào)查報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的審批決定等等。這些文件都是圍繞著某同志被授予勞動(dòng)模范稱(chēng)號(hào)而產(chǎn)生的文件，它們的內(nèi)容反映的是同一問(wèn)題，所以這些文件要與其他文件區(qū)別開(kāi)來(lái)，集中到一起組合成卷。另，專(zhuān)業(yè)討論會(huì)上形成的文件，同一次會(huì)議中產(chǎn)生的，它們的內(nèi)容反映的都是該次會(huì)議所要討論的問(wèn)題，這是同一個(gè)問(wèn)題。所以這些文件在立卷時(shí)必須分別組合在一起，這樣才能保持文件間的歷史聯(lián)系。
1.2作者特征
文件都是有自己的制發(fā)機(jī)關(guān)。作者特征就是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)，把同一個(gè)作者所制發(fā)的文件組合成卷，有利于反映一個(gè)機(jī)關(guān)的全部工作內(nèi)容，其形成的文件許多都反映了機(jī)關(guān)工作的特點(diǎn)。如請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與請(qǐng)示、問(wèn)函與復(fù)函等，這類(lèi)文件的特點(diǎn)是有來(lái)有往、有問(wèn)有答。一來(lái)一往的文件，其內(nèi)容是針對(duì)同一問(wèn)題的，必須合并組卷才能反映問(wèn)題處理的全過(guò)程。
1.3時(shí)間特征
文件的時(shí)間特征有兩層含義，一層指文件的形成時(shí)間，另一層是文件內(nèi)容所針對(duì)的問(wèn)題時(shí)間，按時(shí)間特征立卷就是把屬于同一時(shí)間階段內(nèi)的文件組合成案卷。如；1996年召開(kāi)的會(huì)議，1997年才整理出會(huì)議的紀(jì)要，這就需要結(jié)合文件內(nèi)容等進(jìn)行具體的分析研究，這樣才能確立文件立卷時(shí)的歸屬年代。
1.4名稱(chēng)特征
名稱(chēng)特征指文件的名稱(chēng)。由于文件的名稱(chēng)在一定程度上反映了作者與立案機(jī)關(guān)的地位關(guān)系和文件內(nèi)容的性質(zhì)，所以名稱(chēng)也是立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮的一個(gè)因素。由于文件的作者與設(shè)文機(jī)關(guān)之間的級(jí)別關(guān)系對(duì)文件的名稱(chēng)特征的有著一定的制約作用。文件的名稱(chēng)特征在一定程度上反映了文件的內(nèi)容。
文件的名稱(chēng)持有兩方面的特點(diǎn)和作用，因此在立卷過(guò)程中應(yīng)考慮文件的名稱(chēng)特征之間的聯(lián)系，把名稱(chēng)特征不同的文件適當(dāng)分開(kāi)，把文件名稱(chēng)特征相近或相同的文件適當(dāng)集中組合成卷，便于我們了解文件內(nèi)容，方便以后查考利用。
2、照顧文件的保存價(jià)值
文件的保存價(jià)值即文件對(duì)日后工作的查考利用價(jià)值，有時(shí)也稱(chēng)文件的價(jià)值。同一單位其工作中形成的文件價(jià)值是有區(qū)別的。有的文件價(jià)值較低，只需短期內(nèi)保存。有的文件價(jià)值較高，則要長(zhǎng)期或永久地保存下去。文件保存價(jià)值的大小主要受兩方面因素的影響，一是文件作者的級(jí)別，二是文件本身的內(nèi)容。立卷時(shí)要區(qū)分文件的保存價(jià)值，區(qū)分作者的級(jí)別，從文件內(nèi)容的需要程度入手。
2.1區(qū)別作者的級(jí)別
由于不同級(jí)別的機(jī)關(guān)來(lái)文內(nèi)容對(duì)本機(jī)關(guān)日后工作的查考利用價(jià)值有很大區(qū)別，所以在立卷時(shí)如有可能盡量把它們分開(kāi)立卷，這樣便于工作查找，有利于減少存檔重復(fù)及有利于文件在本機(jī)關(guān)長(zhǎng)期保存。
2.2區(qū)分文件內(nèi)容的重要程度
2.3區(qū)分文件保存價(jià)值的必要性
結(jié)束語(yǔ)：文件保存價(jià)值不同，需要保管的時(shí)間長(zhǎng)短也不同，根據(jù)文件作者的級(jí)別區(qū)分文件內(nèi)容的程度，我們必須遵守文書(shū)資料檔案的各項(xiàng)原則，在文件立卷時(shí)主要其價(jià)值，這并不等于破壞文件反映問(wèn)題的完整性。合理地、科學(xué)地作好文件資料存檔立卷工作，時(shí)從事文件檔案工作人員應(yīng)具備的級(jí)別素質(zhì)，因此我們應(yīng)不斷學(xué)習(xí)、深化、更新本專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，力求將這一工作搞的更好。
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