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采購如何與溝通供應(yīng)商
當(dāng)一個采購員與供應(yīng)商溝通的很好很順利的話，那么采購成功是不在話下的事。所以，采購怎樣與供應(yīng)商溝通應(yīng)是每位優(yōu)秀采購員必學(xué)的技巧之一。下面小編給大家?guī)聿少徟c供應(yīng)商溝通的方法，歡迎大家閱讀。
采購如何與溝通供應(yīng)商？
一、詢價項目的“品名”與“料號”
首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上應(yīng)必備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。“料號”因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號”動輒多達十多位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)�！傲咸枴敝幸粋�位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的“料號”。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。
二、詢價項目的“數(shù)量”
通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”、“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量”";或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預(yù)期數(shù)量時，供應(yīng)商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通，同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商，如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。
三、詢價項目的“規(guī)格書”
規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利于溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。
四、詢價項目的“品質(zhì)”要求
表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通�？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。
A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù)，因為只需確認產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高，購買數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B、或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應(yīng)在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C、商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(Commercial Standard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工藝等等......，都有一個共通的完整描述。對于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對品質(zhì)上的誤解。
D、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。
E、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。
F、工程藍圖(Engineering Drawing)：工程藍圖是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對尺寸公差單位的精確性也不能忽略。
G、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、規(guī)格、工藝、材料，在用于有市場等級要求的產(chǎn)品上比較普遍。
H、操作說明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購服務(wù)項目類如機器設(shè)備的維護，安裝操作等，一份完整的操作說明書除了應(yīng)該簡單明了外，對于所應(yīng)達到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范。操作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。
五、詢價項目的“報價基礎(chǔ)”要求
“報價基礎(chǔ)”通常包括報價的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣(RMB)交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價(運費是否內(nèi)含則另議)”來計算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報價幣值方面供應(yīng)商多半以美元(USD)為計價基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的做法。
國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運保費在內(nèi)交貨)等，在不同條件下，買賣雙方所負擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險是不同的。FOB條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔(dān)裝船的風(fēng)險，但買方則需負責(zé)船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔(dān)裝船的風(fēng)險，還要負擔(dān)貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須詳加注明。
與供應(yīng)商溝通技巧
一、準(zhǔn)確定位
采購員在與供應(yīng)商交鋒時，要學(xué)會準(zhǔn)確地定位自己的身份。
作為采購員，你是企業(yè)生意能否做成的關(guān)鍵，所以不要扭扭捏捏，在說話時要注意自己的言行，還要學(xué)會甄別這些供應(yīng)商，爭取挑選到最合適的產(chǎn)品。
二、注意傾聽
身為采購員的你，在與供貨商談判時，必須學(xué)會傾聽，不要急于開口，先弄清楚他們的想法，然后根據(jù)實際情況決定選擇哪一個或哪幾個來合作。
三、仔細對比
作為采購員，你的目的就是選到最合適的產(chǎn)品，然后用最少的錢進行購買。所以在面對眾多的供貨商時，不要急著做出決定，而是要通過貨比三家，多對比，選擇幾個最合適的產(chǎn)品，做出最合適的選擇。
四、學(xué)會垂釣
采購人員在與供貨商溝通時，還必須學(xué)會垂釣技巧，抓住供貨商的心理，不要急于下結(jié)論，要有垂釣者的耐心，慢慢地等，等到最合適的伙伴出現(xiàn)，才能與之做生意。
五、適當(dāng)手段
身為采購員的你，在采購商品時，面對眾多的供應(yīng)商，必須要學(xué)會耍手段，利用他們急著做生意的心理，適當(dāng)?shù)卣倚┩谢蛴靡恍┦侄�，讓他們誤以為他們身邊有許多競爭對手，從而亂了陣腳，然后倉促地和你達成交易。
六、適時退讓
對于采購員來說，采購產(chǎn)品時，在雙方非常愿意合作的情況下，還是要學(xué)會適當(dāng)?shù)刈尣�，不要老抓住一些細�?jié)問題不放。畢竟做生意是一個相互博弈的過程，誰能堅持到最后，誰能把握住最好的時機，誰就是最終的贏家。
七、懂得下通牒
在與供應(yīng)商談判時，采購員要學(xué)會適時下最后通牒，也就是當(dāng)雙方的談判陷入僵局時，你身為買家，要拿出我不選你的話，也可以選擇另一種的姿態(tài)，讓供應(yīng)商看到你的態(tài)度，從而主動讓步，促成交易。
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