招投標辦公室工作職責

　　一、職責概述

　　招投標辦公室是公司招標工作的重要部門，負責公司招標項目的策劃、組織、實施和監(jiān)督。主要職責如下：

　　1.招標策劃：根據(jù)業(yè)務(wù)部門和公司經(jīng)營方向，組織起草招標方案，制定招標時間表和工作進度計劃，確定招標方式以及所需招標條件、評標標準、合同條款等招標要素。

　　2.招標組織：根據(jù)招標方案，組織招標投標人的資格審查和招標文件的編制、印制、發(fā)送及答疑等各項工作。

　　3.招標實施：組織投標人的現(xiàn)場會議、開標會議、評標會議及結(jié)果公示等各項工作。對投標人的資格、投標文件、評標過程及評標結(jié)果進行監(jiān)督，并向公司領(lǐng)導報告評標結(jié)果。

　　4.合同簽訂：組織中標候選人進行洽談、簽訂合同，并對合同履行進行監(jiān)督，以確保合同的執(zhí)行順利進行。

　　5.招標檔案管理：組織招標項目的檔案整理、保管及利用，以備以后管理、監(jiān)督、審計和復查等需要。

　　6.咨詢服務(wù)：向有關(guān)業(yè)務(wù)部門或者其他單位提供招標法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營管理方面的咨詢服務(wù)。

　　二、職責細則

　　1.招標策劃

　�。�1）采集業(yè)務(wù)部門及公司領(lǐng)導的招標需求，根據(jù)具體情況組織編制招標方案，擬訂招標時間表和工作進度計劃。

　�。�2）確定招標方式、規(guī)模、標的、評標標準和基本條件等招標要素，制定招標公告和招標文件。

　�。�3）根據(jù)招標要求，分別向公司領(lǐng)導、業(yè)務(wù)部門、核心技術(shù)人員、評標委員會及招標代理公司等提供相關(guān)資料和信息。

　　2.招標組織

　�。�1）建立招標檔案，編制投標人名錄和保證金清單，安排招標文印和投標人答疑，關(guān)注招標程序的公開和透明性。

　�。�2）根據(jù)公司招標的程序和標準，擬定招標文件，編制工程量清單、技術(shù)規(guī)格、設(shè)計圖紙、業(yè)務(wù)指南及招標合同等附件，召開投標人會議和現(xiàn)場踏勘會議等。

　　（3）負責招標公告及招標文件的發(fā)布與傳遞（例如網(wǎng)站發(fā)布、報刊或者行業(yè)媒體刊發(fā)、發(fā)郵件等），跟蹤投標人的信息互動，保證招投標過程的順利進行。

　　3.招標實施

　　（1）主持投標人的現(xiàn)場會議、開標會議、評標會議及結(jié)果公示等各項工作，向公司領(lǐng)導匯報招標評標結(jié)果。

　　（2）負責招標程序和細則的規(guī)范執(zhí)行，嚴格遵守法律法規(guī)、招標文件和合同等規(guī)定。

　�。�3）對招標實施的相關(guān)方面進行監(jiān)督和管理（例如規(guī)范文件發(fā)布、完善投標人名錄、維護招標視頻平臺等），落實招標工作的質(zhì)量、進度和效益等管理職責。

　　4.合同簽訂

　　（1）在招標過程中確立中標人，組織中標候選人進行洽談、簽訂合同，并對合同履行進行監(jiān)督，以確保合同的執(zhí)行順利進行。

　�。�2）擬訂合同模板及附件，并在合同簽訂前在法律法規(guī)及招標文件的基礎(chǔ)上對其進行審核，以充分保障公司的權(quán)益。

　　（3）對招標合同的執(zhí)行過程進行監(jiān)督，確保雙方遵守合同的條款及各項約定，及時發(fā)現(xiàn)和解決各種問題和爭議。

　　5.招標檔案管理

　�。�1）建立招標項目檔案，包括招標方案、招標文件、招標答疑記錄、評標記錄、流標記錄、中標結(jié)果、合同、交付驗收報告等資料。

　�。�2）落實招標檔案的保管責任，建立檔案借閱制度，加強檔案管理和檔案利用，完善招標資料的維護工作。

　�。�3）每年對招標檔案進行審查和整理，將無用資料進行清理，及時更新相關(guān)文件和記錄，并向公司領(lǐng)導及審計機構(gòu)進行報告。

　　6.咨詢服務(wù)

　�。�1）向有關(guān)業(yè)務(wù)部門或者其他單位提供招標法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營管理方面的咨詢服務(wù)。

　　（2）對招標工作中浮現(xiàn)的各類風險，及時向公司領(lǐng)導報告，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施進行風險控制，從而保證投標、評標和合同簽訂等過程的合法、公正和透明。

　　三、所涉及的法律名詞及注釋：

　　-招標：指采購人依法公開辟布采購公告，邀請有相應(yīng)能力和條件的潛在供應(yīng)商來投標，以確定中標供應(yīng)商和采購內(nèi)容的過程。

　　-招標文件：就采購活動的性質(zhì)、規(guī)模、要求等需要公開宣傳的內(nèi)容，編制的文件，是指出價人投標、評定以及合同執(zhí)行等活動所用的管理文件。

　　-現(xiàn)場會議：指招標活動期間相互溝通、解釋合同條款、商討招標工作等內(nèi)容為主的會議。

　　-開標會議：對遞交投標文件的時間和地點進行公示，為所有投標人開放，并在指定時間內(nèi)對遞交文件進行開啟、檢查等程序的會議。

　　-評標會議：評標委員會披露評標標準及其權(quán)重，對遞交的所有投標文件進行評選、推選、認定中標人的會議。

　　-招標代理公司：被業(yè)主、采購人禮聘的獨立第三方招標代理機構(gòu)，對招標策劃、組織、實施過程中的各個環(huán)節(jié)、程序和實施效果，對招標相關(guān)類別的數(shù)據(jù)進行采集、整理、流程管理、數(shù)據(jù)分析、評估和風險管理的服務(wù)機構(gòu)。

　　四、在實際執(zhí)行過程中可能遇到的艱難及解決辦法：

　�。�1）投標人對招標文件內(nèi)容的理解和接受度較低，或者是被投標人誤解、遺漏或者導致解釋差異，導致整個招投標過程的順利進行。

　　解決方案：在編制招標文件時，應(yīng)當根據(jù)公司實際情況，細化招標標準，準確說明要求和細節(jié)，降低信息傳達的難度和復雜度，保證招標過程的正常開展。

　�。�2）評標人員資格、素質(zhì)差異性較大，或者是某個環(huán)節(jié)存在重大失誤或者質(zhì)量問題，導致一旦評標浮現(xiàn)重大問題，可能引起投訴甚至引起刑事責任。

　　解決方案：建立專業(yè)化的評標委員會，進一步明確評標標準，遵循公正透明的原則，對評標人員必須進行嚴格的安排、教育和考試，確保評標程序的質(zhì)量及其環(huán)節(jié)的順暢。因此，進行制度、流程和細節(jié)的查漏補缺，加強評標會議的紀律性和規(guī)范化，確保評標過程順利進行。

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