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Word排版實(shí)用技巧詳解
Word的排版功能十分強(qiáng)大,在排版的過程中應(yīng)采用一些技巧,這樣不僅可以節(jié)約時(shí)間,而且排出來的版式也非常標(biāo)準(zhǔn)。
1.分欄排版
使用Word的分欄排版功能可以制作出較有特色的文檔版面,使整個(gè)頁面更具可觀賞性。這種版式被廣泛應(yīng)用于報(bào)刊、雜志等形式的媒體中。
1)創(chuàng)建分欄版式
創(chuàng)建分欄版式的具體操作步驟如下:
1)在需要?jiǎng)?chuàng)建分欄版式的文檔中,選擇【格式】→【分欄】命令,打開【分欄】對(duì)話框。
2)在【預(yù)設(shè)】區(qū)中選擇一種分欄樣式,在【寬度和間距】區(qū)中設(shè)置各欄之間的間距與欄寬,然后單擊按鈕。
2)刪除分欄
刪除分欄的具體操作步驟如下:
1)在需要?jiǎng)h除分欄版式的文檔中,選擇【格式】→【分欄】命令,打開【分欄】對(duì)話框。
2)在【預(yù)設(shè)】區(qū)中選擇【一欄】選項(xiàng),然后單擊按鈕。
2.首字下沉
首字下沉是指將段落的第一個(gè)字符下沉,使其占據(jù)兩行或兩行以上的位置。
設(shè)置首字下沉的具體操作步驟如下:
1)將鼠標(biāo)光標(biāo)定位到要設(shè)置首字下沉的段落中或選擇段落的第一個(gè)字符。
2)選擇【格式】→【首字下沉】命令,打開【首字下沉】對(duì)話框。
3)在【位置】區(qū)中選擇字符下沉方式,在【字體】下拉列表框中選擇下沉字符的字體,在【下沉行數(shù)】數(shù)值框中輸入下沉的行數(shù),在【距正文】數(shù)值框中輸入下沉字符與正文的距離。設(shè)置完成后,單擊按鈕。
3.項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)
為了使文檔的內(nèi)容清楚明了,經(jīng)常需要在文字前加一些項(xiàng)目符號(hào)或連續(xù)的編號(hào)。
1)添加項(xiàng)目符號(hào)
添加項(xiàng)目符號(hào)的具體操作步驟如下:
1)選擇要添加項(xiàng)目編號(hào)的段落,然后選擇【格式】→【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】命令,打開【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】對(duì)話框。
2)單擊【項(xiàng)目符號(hào)】選項(xiàng)卡,在下面的列表框中選擇所需的項(xiàng)目符號(hào),然后單擊按鈕。
若要取消已有的項(xiàng)目符號(hào),那么應(yīng)先選擇要取消項(xiàng)目符號(hào)的段落,然后單擊格式工具欄中的按鈕。
2)添加編號(hào)
Word2003具有自動(dòng)編號(hào)功能,當(dāng)用戶在一個(gè)段落的開始處輸入了一個(gè)數(shù)字或特殊符號(hào)時(shí),Word2003會(huì)自動(dòng)把它格式化為編號(hào)列表中的第一項(xiàng)。為一般段落進(jìn)行編號(hào)的具體操作步驟如下:
1)選擇要添加編號(hào)的段落,選擇【格式】→【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】命令,打開【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】對(duì)話框。
2)單擊【編號(hào)】選項(xiàng)卡,在下面的列表框中選擇所需的編號(hào)樣式,然后單擊按鈕。
4.使用格式刷
格式刷是Word中快速復(fù)制格式的工具,它可以將某個(gè)已有的格式快速地應(yīng)用到其他文本或段落中。使用格式刷復(fù)制格式的具體操作步驟如下:
1)選擇要使用其格式的文本(若要使用某個(gè)段落的格式,只需將鼠標(biāo)光標(biāo)插入該段落中即可)。
2)單擊【常用】工具欄的【格式刷】按鈕,此時(shí)鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)樾螤睢?/p>
3)用變成形狀的鼠標(biāo)光標(biāo)選擇要應(yīng)用該格式的文本。
5.創(chuàng)建和使用樣式
在編輯各種文檔時(shí),很多文檔都具有相同或相似的格式,可以把相同的格式定義為樣式,然后將該樣式的所有格式應(yīng)用于其他段落或字符中,從而提高文檔編輯速度。
按作用范圍來分,樣式分為段落樣式和字符樣式。段落樣式可以定義字體、字號(hào)、縮進(jìn)格式、對(duì)齊方式、行間距和段間距等;無論采用何種段落格式,都將應(yīng)用于整個(gè)段落。字符樣式只限于字體設(shè)置和選用語言的設(shè)置,可用于文本中的任意位置。
1)創(chuàng)建樣式
Word2003自帶了“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”和“正文”等幾種樣式,但它們都比較簡單,顯然不適用于編輯具有多種復(fù)雜格式的段落。這時(shí),用戶可以自己創(chuàng)建新樣式。創(chuàng)建新樣式的具體操作步驟如下:
1)選擇【格式】→【樣式和格式】命令,在窗口右側(cè)彈出【樣式和格式】任務(wù)窗格。
2)單擊【樣式和格式】任務(wù)窗格中的按鈕,打開【新建樣式】對(duì)話框。
3)在【名稱】文本框中輸入新建樣式的名稱,在【樣式類型】下拉列表框中選擇要設(shè)置段落樣式還是字符樣式。
1)創(chuàng)建樣式
4)在【樣式基于】下拉列表框中選擇一種基準(zhǔn)樣式,然后在【后續(xù)段落樣式】下拉列表框中選擇一個(gè)樣式作為新建樣式的后續(xù)段落樣式。
5)單擊按鈕,在彈出的下拉列表中選擇一種格式設(shè)置選項(xiàng),然后在打開的對(duì)話框中對(duì)新建樣式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。
6)按同樣方法設(shè)置段落樣式的其他格式。
7)設(shè)置完成后,單擊按鈕。
2)應(yīng)用樣式
創(chuàng)建好樣式后,即可將該樣式應(yīng)用于文檔中,具體操作步驟如下:
1)將鼠標(biāo)光標(biāo)定位到需要應(yīng)用樣式的段落中(如果創(chuàng)建的是字符樣式,則必須選擇需要應(yīng)用字符樣式的文本)。
2)在【樣式和格式】任務(wù)窗格的【請(qǐng)選擇要應(yīng)用的格式】列表框中選擇所需的樣式。此時(shí),當(dāng)前光標(biāo)所在的段落即可應(yīng)用該樣式中所定義的格式。
6.創(chuàng)建和使用模板
模板與樣式類似:樣式是針對(duì)段落格式或字符格式設(shè)置的,而模板是針對(duì)整篇文檔的格式設(shè)置的。
1)創(chuàng)建模板
前面曾經(jīng)介紹過通過Word2003提供的文檔模板創(chuàng)建文檔,但不同的文檔需要的格式和樣式都不同,所以用戶在找不到合適的模板時(shí),就需要自己動(dòng)手創(chuàng)建。創(chuàng)建模板分兩種情況:一種是根據(jù)文檔創(chuàng)建模板,另一種是根據(jù)模板創(chuàng)建模板。
根據(jù)文檔創(chuàng)建模板
在編排好一篇文檔后,如果要根據(jù)該文檔的格式來編排其他文檔,那么不必重新建立文檔,只需將該文檔另存為模板,即可非常方便地得到想要的模板。
根據(jù)文檔創(chuàng)建模板的具體操作步驟如下:
1)打開要作為模板保存的文檔。
2)選擇【文件】→【另存為】命令,打開【另存為】對(duì)話框。
根據(jù)文檔創(chuàng)建模板
3)在【保存位置】下拉列表框中選擇保存模板的位置,在【文件名】下拉列表框中輸入模板的文件名,在【保存類型】下拉列表框中選擇【文檔模板】選項(xiàng),然后單擊按鈕。
根據(jù)模板創(chuàng)建模板
根據(jù)原有模板創(chuàng)建新模板的具體操作步驟如下:
1)選擇【文件】→【新建】命令,打開【新建文檔】任務(wù)窗格,在【模板】區(qū)中單擊鏈接,打開【模板】對(duì)話框。
2)在該對(duì)話框中選擇與要?jiǎng)?chuàng)建的模板相似的模板,然后在【新建】區(qū)中選中單選按鈕。
3)單擊按鈕,在新模板中進(jìn)行修改。
根據(jù)模板創(chuàng)建模板
4)修改完成后,選擇【文件】→【另存為】命令,打開【另存為】對(duì)話框。
5)在【保存位置】下拉列表框中選擇保存模板的位置,在【文件名】下拉列表框中輸入模板的文件名,在【保存類型】下拉列表框中選擇【文檔模板】選項(xiàng),然后單擊按鈕。
2)使用模板
創(chuàng)建好模板后,即可使用該模板創(chuàng)建文檔,具體操作步驟如下:
1)選擇【文件】→【新建】命令,打開【新建文檔】任務(wù)窗格,在【模板】區(qū)中單擊鏈接,打開【模板】對(duì)話框。
2)單擊【常用】選項(xiàng)卡,選擇創(chuàng)建好的模板,然后單擊按鈕,即可創(chuàng)建出基于該模板的文檔。
7.插入頁碼
在排版某些文檔時(shí),需要添加頁碼,具體操作步驟如下:
1)在需要添加頁碼的文檔中,從菜單欄中選擇【插入】→【頁碼】命令,打開【頁碼】對(duì)話框。
2)在【位置】下拉列表框中選擇添加頁碼的位置;在【對(duì)齊方式】下拉列表框中選擇頁碼的對(duì)齊方式;選中復(fù)選框,則首頁顯示頁碼,否則首頁不顯示頁碼。在設(shè)置過程中,可以在右側(cè)的【預(yù)覽】窗口中查看顯示效果。
3)設(shè)置完成后,單擊按鈕。
8.制作目錄
Word具有自動(dòng)編制目錄的功能,通過目錄可以方便地查找某一部分的內(nèi)容,只需單擊目錄中的某個(gè)頁碼,就可以跳轉(zhuǎn)到文檔中的該頁。
制作目錄的具體操作步驟如下:
1)將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在文檔中放置目錄的位置(一般為封面后的空白頁)。
2)選擇【插入】→【引用】→【索引和目錄】命令,打開【索引和目錄】對(duì)話框。
8.制作目錄
3)單擊【目錄】選項(xiàng)卡,在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄風(fēng)格;選中復(fù)選框,則目錄中的每一個(gè)標(biāo)題后都將顯示頁碼;選中復(fù)選框,則目錄中的頁碼右對(duì)齊。
4)在【顯示級(jí)別】下拉列表框中選擇顯示的標(biāo)題層數(shù),在【制表符前導(dǎo)符】下拉列表框中選擇標(biāo)題與頁碼之間的分隔符。
5)設(shè)置完成后,單擊按鈕。Word將搜索整個(gè)文檔的標(biāo)題以及標(biāo)題所在的頁碼,并把它們編制成目錄。
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