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運用EXCEL實現(xiàn)ERP沙盤財務(wù)核算與預算論文
一、引言
隨著高校教學方法的深入改革，企業(yè)資源計劃 (ERP)沙盤模擬企業(yè)經(jīng)營開始廣泛運用在經(jīng)管學院教學 計劃之中。ERP沙盤模擬是一種情景式、互動式的教學模 式，具體方法為:給定固定的初始資本，令每個小組進行5 ~8年的模擬生產(chǎn)經(jīng)營。小組至少有5名隊員，分別擔任企 業(yè)總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、營銷總監(jiān)、采購總監(jiān)和生產(chǎn)總監(jiān)職 位，通過戰(zhàn)略規(guī)劃、市場分析、營銷策劃、生產(chǎn)安排、財務(wù) 管理等一系列活動讓學生學以致用，培養(yǎng)學生的專業(yè)思 維能力和團隊協(xié)作能力，提高學生的綜合素質(zhì)。
ERP沙盤模擬經(jīng)營是一系列綜合活動，涉及的操作 流程較多，需要學生從整體角度上統(tǒng)籌規(guī)劃。在ERP沙盤末結(jié)賬的財務(wù)報表編制工作，而且要能夠根據(jù)企業(yè)生產(chǎn) 經(jīng)營狀況，進行合理的財務(wù)預算。
在教學過程中，對于會計專業(yè)的學生來說，我們可以 將沙盤模擬與財務(wù)軟件兩者結(jié)合起來進行教學，借助于 沙盤業(yè)務(wù)來讓學生了解用友或者金蝶財務(wù)軟件，但對非 專業(yè)的學生來說，應(yīng)更注重財務(wù)報表的編制、分析和使 用，為決策者提供真實準確的信息。因此，如何快速地自 動形成報表成為了教學的難點和重點。
二、基于EXCEL實現(xiàn)ERP沙盤實驗報表自動生成
ERP沙盤模擬經(jīng)營業(yè)務(wù)較為簡單，可以利用EXCEL 的公式編輯功能實現(xiàn)財務(wù)報表完全自動化生成。由于ERP沙盤模擬沒有原始憑證，因此省略錄入憑 證的步驟，根據(jù)比賽操作流程完成實時記賬。本文根據(jù)財 務(wù)報表的編制原理，設(shè)計操作流程圖及會計分錄表進行 日常記賬，通過對經(jīng)營年度每個會計科目的借貸數(shù)據(jù)進 行匯總處理，利用EXCEL的公式編輯功能設(shè)置報表單元 格，實現(xiàn)財務(wù)報表的自動生成。
1.運用EXCEL進行會計記賬。根據(jù)會計記賬原則 “有借必有貸，借貸必相等”，在EXCEL表格中會計分錄 左邊借方金額總和應(yīng)等于右邊貸方金額總和。一般而言， 只需填制一方金額，另一方金額用函數(shù)設(shè)置就可以自動 生成。例如：申請長期借款1 000萬元，在D12單元格中輸 入1 000，設(shè)置F12單元格“ =012”即可。涉及到一借多貸 (一貸多借)分錄的，只要在貸方(借方)輸入數(shù)據(jù)，借方即 為貸方總和。例如在進行下一批生產(chǎn)時，在制品賬面價值 需要原材料與加工費用同時投入，涉及貸方有原料和現(xiàn) 金兩個科目，則設(shè)置D32單元格“=F32+F33”。
短期借款的財務(wù)費用也能利用函數(shù)求得，設(shè)置D15 單元格“ =ROUND (D14X5%，0) ”，當歸還短期借款時， 可自動計算出所支付的利息。長期借款產(chǎn)生的財務(wù)費用 可以同樣依照上面公式求出，只需要把利息率修改成 10%即可(假設(shè)短貸利率為5%，長貸利率為10%)，如表1 所示。
在ERP沙盤模擬公司發(fā)生業(yè) 務(wù)后，在EXCEL表格做出相關(guān)分 錄，利用賬戶與報表項目之間的 勾稽關(guān)系，期末匯總科目的發(fā)生 金額，生成三個報表：綜合費用 表、利潤表及資產(chǎn)負債表，如表2 所示。
其中，綜合費用表與利潤表 項目為各季度相關(guān)賬戶發(fā)生額總 和，資產(chǎn)負債表的填制與上期資 產(chǎn)負債狀況及本期發(fā)生額相關(guān)， 資產(chǎn)負債表中的資產(chǎn)項目=上期 資產(chǎn)余額+本期借方發(fā)生額-本期 貸方發(fā)生額，資產(chǎn)負債表中負債 (所有者權(quán)益)項目=上期負債(所 有者權(quán)益）余額+本期貸方發(fā)生 額-本期借方發(fā)生額。
需要特別注意，如果資產(chǎn)負 債表缺失了上年數(shù)據(jù)，僅匯總本 年的發(fā)生額，將不能生成正確完 整的報表。
2.自動生成報表。綜合費用 表與利潤表的填報項目金額為當 年各個季度賬戶發(fā)生額的總和。 在EXCEL單元格編輯公式，直接 計算收入和成本費用。
如管理費用科目=D47 + H47+L47+P47，即四個季度發(fā)生 的管理費用之和。又如損失項目 較為復雜，當出現(xiàn)租賃生產(chǎn)線退 租、緊急采購原料、緊急采購產(chǎn)成 品、出售庫存、繳納違約訂單罰款 這五種情況時，將會產(chǎn)生損失。則 本年損失等于以上五種情況出現(xiàn) 的金額之和。
本年資產(chǎn)負債表與上一年資 產(chǎn)負債表緊密相關(guān)。資產(chǎn)負債表 中的大部分資產(chǎn)項目=上期資產(chǎn) 余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方 發(fā)生額。如在建工程科目=J85 + (D22 + H22 + L22 + P22) - (F23 + J23+N23+R23)，即上年在建工程 余值加上本年在建工程增加額， 再減去本年在建工程減少額，但 需要注意的是機器設(shè)備的賬面價在資產(chǎn)負債表中負債(所有者權(quán)益)項目=上期負債 (所有者權(quán)益)余額+本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額。 如長期借款科目=L77+F12-D11，即上年長期借款余額加 上本年新增長期借款，減去本年歸還長期借款，余額則為本 年長期借款賬面價值。初始投入股東資本為固定600萬元。
表2中注1表示所得稅計算方法。如果當年盈利，且 當年所有者權(quán)益總和大于初始投資成本，則所得稅為當 年利潤乘以25%，否則為0。所得稅=IF (IF(L85+F85>600， F72,0)>( ),ROUND(F72X25%,0),0)
表 2 中注 2 表示現(xiàn)金=SUM(D4，D12，D16，D28， D34，D38，D48，D50, D51，D53) - SUM (F6，F(xiàn)8，F(xiàn)9，F(xiàn)10， F11，F(xiàn)14，F(xiàn)17，F(xiàn)19，F(xiàn)20，F(xiàn)22，F(xiàn)24:F27，F(xiàn)30，F(xiàn)33，F(xiàn)35，F(xiàn)40， F42，F(xiàn)44:F47，F(xiàn)55:F57) + SUM(H4,H12,H16，H28，H34， H38，H48，H5()，H51，H53)-SUM(J6，J8，J9，J10，J11，J14， J17 J19 J20 J22 J24J27 J30 J33 J35 J40 J42 J44J47 J55: J57) +SUM(L4, L12, L16，L28，L34，L38，L48，L50，L51， L53) - SUM (N6，N8，N9，N10，N11，N14，N17，N19， N20，N22，N24:N27，N30，N33，N35，N40，N42，N44: N47，F(xiàn)55:N57)+SUM(P4，P12，P16，P28，P34，P38，P48， P50 ’ P51，P53) -SUM(R6 ,R8,R9,R10,R11 ,R14,R17， R19，R20，R22，R24:R27，R30，R33，R35，R40，R42， R44:R47,R55:R57)
現(xiàn)金=期初現(xiàn)金余額+本期借方發(fā)生額(收到現(xiàn)金)- 本期貸方發(fā)生額(支出現(xiàn)金）oERP沙盤模擬經(jīng)營具有半 收付實現(xiàn)制的性質(zhì)，所涉及的大部分交易都是現(xiàn)金實時 結(jié)算，涉及的現(xiàn)金科目較多，因此在運用函數(shù)編輯公式時 需要特別小心，不能漏掉任何一個科目。該項實驗方案巳 通過實證檢驗，結(jié)果表明報表填列項目金額正確無誤，說 明該實驗方案有實際操作性，不僅可以運用到ERP沙盤 模擬經(jīng)營比賽中，同時也可以面向?qū)嵺`教學向?qū)W生展示 貝才務(wù)報表編制的總過程。
三、基于EXCEL實現(xiàn)ERP沙盤實驗資金預算
通過上述報表我們還可以利用EXCEL做出基礎(chǔ)的 資金預算方案。資金預算原理是計算凈現(xiàn)金流量，當預計 凈現(xiàn)金流為負數(shù)時，則需要通過各種融資渠道獲得資金， 直到使現(xiàn)金金額大于零，能夠維持正常運轉(zhuǎn)為止。在EXCEL 中編制資金預算表，見表3(截取實驗數(shù)據(jù)僅作參考)。
季初結(jié)余資金 D64=D4 + D12-(F6 + F8 + F9 + F10 + F11)。即年初現(xiàn)金+長期借款收到現(xiàn)金-廣告費-所得稅- 長期借款利息-歸還長期借款金額。本季收到現(xiàn)金=D16+ D28+D34+D38+D48+D50+D51+D53。即本季現(xiàn)金收入 總和。支出現(xiàn)金=F14 + F17 + F19 + F20 + F22 + F24 + F25 + F26+F27+F30+F33+F35+F40+F42+F44+F47，即本季現(xiàn)金 支出總和。季末結(jié)余現(xiàn)金=季初結(jié)余資金+本季收到現(xiàn) 金-本季支出現(xiàn)金=D64+D65-F65，下一季度季初資金即 為本季度季末結(jié)余資金。
在第一季到第三季中，本季是否需要融資項目通過 季初結(jié)余資金和本季支出資金比較大小來判斷，例如 D67=IF(D64>F65J否是）當季初資金盈余時可以確 定本期不需要融通資金就可以正常經(jīng)營下去。當季初結(jié) 余資金短缺時，則判斷為需要融通資金，融資金額=IF(D64-F65>0，0，F(xiàn)65-D64)，即二者的差額。在第四季由 于要考慮預留下一年年初的廣告費、所得稅、財務(wù)費用以及歸還長貸本金金額，因此，本季是否需要融資O65=IF (P64>R65 + F75 J'否"，"是")，本季融資金額=IF(P64- F75-R65>0，0，R65+F75-P64)。ERP沙盤的融資方式主要有:長期借款、短期借款、 出售庫存產(chǎn)品、出售庫存材料、廠房貼現(xiàn)、應(yīng)收賬款貼現(xiàn)。 出售庫存材料將產(chǎn)生20%的損失，貼現(xiàn)會產(chǎn)生財務(wù)費用， 特別是第三、第四季賬款貼現(xiàn)利率比長期借款利率還要 高。貼現(xiàn)賬款和貼現(xiàn)實際收到的現(xiàn)金只需要引用會計分 錄表中第53行的數(shù)據(jù)即可。
資金預算表是預計未來資金的需求，但由于受到市 場不確定性因素的影響，經(jīng)營活動的變化較大，我們只能 運用資金預算表做出基本的判斷，并不能完全把握經(jīng)營 活動的運行。并且，資金預算表具有其固有的缺陷：為了 減小財務(wù)風險，我們在融資安排中并沒有把當季收到的 貨款考慮進來，也就是本季零現(xiàn)金流入預測下的融資活 動，但這對資金預算的總體準確性并沒有太大的影響。首 先，每個季度季初資金是將上一季度現(xiàn)金流入考慮進來 的，期初資金盤點是真實可靠的歷史數(shù)據(jù)。本季如果實現(xiàn) 了現(xiàn)金流入，只會提高財務(wù)活動的安全性，而不會加大財 務(wù)上的困難。其次，貼現(xiàn)形式下獲得資金的方式靈活方 便，可以隨用隨貼現(xiàn)，不存在時間上的限制。假如本期現(xiàn) 金流人較多，則可以考慮減少之后的融資。
在ERP沙盤模擬運營操作中應(yīng)注意以下幾點:
(1)原材料訂購。2014年第十屆江西省沙盤模擬規(guī)則 (本科)規(guī)定，原材料R1、R2需要提前一個季度訂購，R3、 R4、R5需要提前兩個季度訂購。根據(jù)生產(chǎn)安排，需要參賽 的學生事先規(guī)劃原材料訂購，以免延誤生產(chǎn)。采購人員可 以根據(jù)產(chǎn)品的材料組成結(jié)構(gòu)表做出材料采購表和材料人 庫表，生產(chǎn)人員根據(jù)生產(chǎn)安排做出產(chǎn)品生成表和產(chǎn)品下 線表。
(2)應(yīng)收賬款管理。沙盤模擬大部分以應(yīng)收賬款的形 式銷售收款，且不涉及增值稅費。在沙盤模擬操作中，應(yīng) 收賬款最好有賬期管理，以便清楚地了解和及時更新應(yīng) 收款項到賬收回，做出合理的財務(wù)預算。
(3)應(yīng)收賬款貼現(xiàn)。貼現(xiàn)可以隨時進行，但貼現(xiàn)利率 不定。根據(jù)比賽規(guī)則可知，一、二季度貼現(xiàn)率為10%，三、四 季度貼現(xiàn)率為12.5%，從財務(wù)安排角度來說，進行二、四季 度的貼現(xiàn)更為合適。貼現(xiàn)既可以一次完成，也可以多次進 行，但在會計分錄表中只體現(xiàn)每個季度的貼現(xiàn)金額、貼息 和收到現(xiàn)金。因此，為了更好地反映貼現(xiàn)發(fā)生時間和每筆 貼現(xiàn)支付的貼息，我們認為最好制作貼現(xiàn)明細表，便于財 務(wù)費用和應(yīng)收賬款的管理。
(4)資金預算。在訂貨會結(jié)束確定下一年經(jīng)營活動安 排之后，可以開始預算基本固定支出（如廣告費用、管理 費用、廠房租金、維修費用、市場開拓費用、ISO認證費用、 償還長貸短貸支出等），相對固定支出（原料入庫費、生產(chǎn) 費用、在建工程支出等）。資金預算表中本期應(yīng)融資金額 應(yīng)該是安全融資金額，但融資額并不是一成不變的。在實 際操作中可能會比這個數(shù)字略小，應(yīng)視本期現(xiàn)金流入大□? 128 ? 2015.33 小合理估計融資金額。
四、小結(jié)
通過EXCEL自動生成報表，可以記錄所有發(fā)生活 動，提高財務(wù)數(shù)據(jù)處理的準確性與實效性，減輕財務(wù)人員 的負擔，及時預測所需資金，在長貸、短貸、貼現(xiàn)等各種融 資方案中做出恰當安排。但同時應(yīng)該認識到，ERP沙盤作 為模擬的公司運營，它的記賬與實際工作中還是存在一 定的區(qū)別：
(1)從會計角度來講市場開拓、產(chǎn)品研發(fā)以及開發(fā) IS09000/1400可以在未來期間無限期使用，理應(yīng)計入無 形資產(chǎn)。但是在ERP沙盤模擬中，為了簡化操作，把它們 計入費用項目當中。
(2)機器設(shè)備計提折舊但廠房不計提折舊，折舊直接 減少機器設(shè)備的賬面價值而不改變現(xiàn)金流。且當年建成 后并不提折舊，下一年才開始提折舊，這與會計制度是基 本吻合的。但是折舊在ERP沙盤模擬運營報表填列中直 接作為一項損益類項目，而在真實的會計核算中，折舊是 常作為成本費用分攤在各個產(chǎn)品之間。
(3)沙盤模擬不存在在途物資與入庫材料之分，但只 有材料入庫時才支付現(xiàn)金，也就是說，原材料訂購并不直 接支付現(xiàn)金。從某個角度來說，沙盤模擬操作具有半收付 實現(xiàn)制的性質(zhì)。
(4)綜合費用表的各項明細在現(xiàn)實記賬中基本歸屬 于三項期間費用，即管理費用、財務(wù)費用和銷售費用。
本實驗將日常記賬、報表生成、資金預算三種重要的 會計作業(yè)有機串聯(lián)并應(yīng)用在實驗教學中，實驗內(nèi)容體現(xiàn) 了理論知識與技能訓練的交互性。在理論授課時，教師雖 然講述了很多記賬時的注意事項，但是學生在實際操作 過程中仍舊會遇到很多細節(jié)問題，例如借方和貸方方向 弄反、報表做不平等。出現(xiàn)這種情況，教師要引導學生一 步一步回溯，找到記賬過程中可能出錯的地方，并指導他 們予以糾正，在這個過程中，教師可以非常容易地發(fā)現(xiàn)學 生對哪些知識點掌握得不扎實或者對某些會計科目在理 解上有錯誤。
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