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秘書(shū)工作該具備的氣質(zhì)
秘書(shū)工作對(duì)秘書(shū)工作者要求特別高，要做一個(gè)合格的秘書(shū)，必須善于學(xué)習(xí)、勤于實(shí)踐、敢于創(chuàng)新、甘于奉獻(xiàn)，使自己具備一點(diǎn)即通的靈氣、舉重若輕的大氣、與時(shí)俱進(jìn)的銳氣、默默無(wú)聞的“傻”氣。
一、善于學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一點(diǎn)即通的靈氣
當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，日進(jìn)千里，領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)越來(lái)越高，趨向于高學(xué)歷、高水平，秘書(shū)工作所面臨的環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，要求秘書(shū)工作者必須具備一點(diǎn)即通的靈氣，舉一反三的悟性。求木之長(zhǎng)者，必固其根本;欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源。培養(yǎng)靈氣必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)之匙能開(kāi)所有問(wèn)題之門(mén)。一是端正學(xué)習(xí)態(tài)度─從零點(diǎn)起。態(tài)度決定一切，要有一種為人徒的心態(tài)，謙虛謹(jǐn)慎，一切從零開(kāi)始。要有求饑若渴的學(xué)習(xí)欲望，學(xué)習(xí)上要不知足;要有只爭(zhēng)朝夕的學(xué)習(xí)精神，舍得花時(shí)間，甘于流汗水。二是豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容─破萬(wàn)卷書(shū)。加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，加強(qiáng)黨的方針政策學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)用馬克思主義的方法、立場(chǎng)和觀點(diǎn)來(lái)觀察、分析和解決問(wèn)題;加強(qiáng)秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，熟悉工作流程，提升業(yè)務(wù)能力，提高工作效率;加強(qiáng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、法律和行政管理等相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)文學(xué)修養(yǎng)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，熟悉新鮮事物，克服本領(lǐng)恐慌。三是拓展學(xué)習(xí)方法─采眾家長(zhǎng)。常言道：山不辭碎石方能成其高，海不辭滴水故能成其大。只有不斷地汲取他人的智慧和長(zhǎng)處才能不斷地提高自己的能力。人伴良賢智轉(zhuǎn)高，要向領(lǐng)導(dǎo)同志學(xué);人民群眾是智慧的創(chuàng)造者，要向群眾學(xué);三人行必有我?guī)�，要向同事學(xué)和業(yè)務(wù)骨干學(xué);他山之石可攻玉，要借鑒其它單位的成功經(jīng)驗(yàn)。
二、勤于實(shí)踐，培養(yǎng)舉重若輕的大氣
秘書(shū)工作每天都要面對(duì)許多紛繁細(xì)亂的事物，要和各種人群打交道，經(jīng)常會(huì)遇到各種預(yù)料不到的事情，這就要求秘書(shū)工作者必須有一種舉重若輕的大氣，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具備駕輕就熟的工作方法。實(shí)踐出真知，實(shí)踐出人才，只有通過(guò)不斷的實(shí)踐才能培養(yǎng)舉重若輕的大氣、駕輕就熟的工作方法。一是做小事要用“放大鏡”。小事中孕育著大事，這是秘書(shū)工作的特點(diǎn)，如日常值班、上傳下達(dá)、會(huì)場(chǎng)布置、后勤服務(wù)、接人待物等，不能不說(shuō)是小事，但稍有不慎，就會(huì)捅大漏子，對(duì)全局工作造成不得的影響。因此必須胸懷大局、放眼宏觀，要能“一葉而知秋”，擁有洞穿事物本質(zhì)的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中見(jiàn)大、以大代小和以小促大。要建章立制，對(duì)看似小事的經(jīng)常性工作，寫(xiě)在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時(shí)，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項(xiàng)帶動(dòng)幾項(xiàng)，管原則不管具體，督結(jié)果不查細(xì)節(jié)，使老工作有新意。二是遇事雜要像“計(jì)算機(jī)”。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)瑣碎繁雜。要避免眉毛胡子一把抓，頭腦要像計(jì)算機(jī)一樣有條不紊，繪制一張清晰、規(guī)則的運(yùn)行圖。哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，哪個(gè)重點(diǎn)為，哪個(gè)非重點(diǎn)為，不能亂為。要分清主次，避免重要工作沒(méi)抓住，次要工作用力過(guò)了頭，吃力不討好，事倍而功半。要領(lǐng)會(huì)意圖，不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，是盲人騎瞎馬，到處亂撞，干不好還會(huì)南轅北出。吃透了領(lǐng)導(dǎo)意圖，辦事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，辦事才會(huì)有的放矢，迎刃而解。要遵守規(guī)矩，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，能處理的敢拍板，要反饋的不截留。三是碰急事要像“穩(wěn)壓器”。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，秘書(shū)工作者必須敏感、冷靜，不能盲為。要泰然處之，不管事情多么突然，多么緊急，要冷靜地進(jìn)行分析，根據(jù)上級(jí)要求和平時(shí)掌握的情況，及時(shí)提出解決預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)決策。要沉著應(yīng)付，在處置急事和突發(fā)性事件時(shí)，要邊請(qǐng)示，邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進(jìn)行處置。三者要有機(jī)結(jié)合，穿插進(jìn)行，不能丟三落四，使問(wèn)題復(fù)雜化以致妨礙問(wèn)題的解決。要有主見(jiàn)，面對(duì)急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見(jiàn)，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問(wèn)題時(shí)埋下另一種隱患。四是做難事要像“救火隊(duì)”。在處理各種事務(wù)中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些超出預(yù)見(jiàn)、超出職責(zé)、難以預(yù)料的事情。對(duì)這些事，秘書(shū)工作者必須堅(jiān)持做到：不回避矛盾，敢于沖在前面，不怕丟面子，個(gè)人受點(diǎn)委屈也在所不辭;不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后;不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情愿。
三、敢于創(chuàng)新，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的銳氣
創(chuàng)新乃活力之源，乃事物進(jìn)步的根本動(dòng)力，沒(méi)有創(chuàng)新，工作無(wú)異于無(wú)源之水，臭氣熏天。秘書(shū)工作最忌墨守陳規(guī)。作為一個(gè)秘書(shū)工作者，要有前瞻性和發(fā)散性思維，要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，如果做不到這點(diǎn)，由領(lǐng)導(dǎo)支配著自己，被領(lǐng)導(dǎo)牽著鼻子走，這樣是不合格的。因此，做什么事情，秘書(shū)都要想在前面，要走在前面，要寫(xiě)在前面，要有一股與時(shí)俱進(jìn)的銳氣，一股初生牛犢不怕虎的生氣，要敢于突破常規(guī)，開(kāi)拓創(chuàng)新。一是創(chuàng)新要從面上著眼，綱舉目張。要?jiǎng)?chuàng)新思維方式，要打破慣例，開(kāi)闊思路，用新的觀念謀劃工作，分析新情況，研究新問(wèn)題，探索新路子。要?jiǎng)?chuàng)新制度，加強(qiáng)制度建設(shè)。要提高秘書(shū)工作效率，追求零誤差必須要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化管理，要用科學(xué)合理的制度規(guī)范每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，謀新策、出新招、創(chuàng)新意，把創(chuàng)新的理論和要求體現(xiàn)到工作中去。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。出主意當(dāng)參謀，實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、滯后服務(wù)向超前服務(wù)、常規(guī)性服務(wù)向創(chuàng)造性服務(wù)轉(zhuǎn)變，使服務(wù)內(nèi)容更周到，領(lǐng)導(dǎo)同事群眾更滿(mǎn)意。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式。要適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展帶來(lái)的新變化，努力創(chuàng)新服務(wù)手段，探索電子化辦公，提高工作效率。二是創(chuàng)新要從點(diǎn)上著手，循序漸進(jìn)。千里之行始于足下，創(chuàng)新也可以是一種改進(jìn)，要從細(xì)節(jié)上總結(jié)升華，量的不斷積累才會(huì)有質(zhì)的飛躍。要從日常工作中做起，要從每一件小事做起，要從每一個(gè)工作環(huán)節(jié)做起。拓寬工作領(lǐng)域，拉長(zhǎng)工作鏈條，改進(jìn)工作方法，規(guī)范工作流程，都是一種創(chuàng)新。比如，遇到一件從來(lái)沒(méi)經(jīng)手過(guò)的事情，經(jīng)過(guò)認(rèn)真思考，最后圓滿(mǎn)完成了工作任務(wù)，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，及時(shí)把這種臨時(shí)性的做法予以總結(jié)，使之經(jīng)�；⒅贫然�，這就是創(chuàng)新。再比如，在借鑒別人、總結(jié)自己的基礎(chǔ)上，把原來(lái)的工作方法進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，使之更加符合工作的特點(diǎn)和規(guī)律，更能符合形勢(shì)和任務(wù)的要求，這同樣是創(chuàng)新�？傊�，要多留心，多借鑒，多研究，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，要用一種蓬勃的銳氣使工作不斷推陳出新。
四、甘于奉獻(xiàn)，培養(yǎng)默默無(wú)聞的“傻”氣
秘書(shū)工作具有從屬性、輔助性、被動(dòng)性，秘書(shū)工作必須以服務(wù)為第一要?jiǎng)?wù)，并切實(shí)將服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)化為自覺(jué)行動(dòng)。要搞好服務(wù)秘書(shū)工作者就要有吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，要有一股默默無(wú)聞的“傻”氣。樹(shù)立不為名、不為利、埋頭苦干的為民思想，兩耳不聞名利事，一心只干手中活。甘為綠葉襯紅花，甘為他人作嫁裳。一要樹(shù)立“吃虧是�！钡乃枷�。秘書(shū)一天到晚忙個(gè)不停，工作強(qiáng)度大，工作時(shí)間長(zhǎng)，工作內(nèi)容雜，辛苦幕后無(wú)人知，風(fēng)光臺(tái)前沒(méi)有份，如果沒(méi)有不怕吃虧的精神，沒(méi)有吃虧是福的思想，就耐不住清貧、守不住寂寞、干不好工作，得不到領(lǐng)導(dǎo)、同志的認(rèn)可。二要樹(shù)立苦中作樂(lè)的思想。秘書(shū)工作艱苦，生活清苦，作習(xí)毫無(wú)規(guī)律，上班要先于人，下班要后于人，晚上要挑燈熬夜，平時(shí)要隨喊隨到，動(dòng)手的事多，動(dòng)腦的事多，精神壓力大，身體負(fù)荷大，生活空間小，工作待遇低，整天處于一種高度緊張和忙碌的工作狀態(tài)，沒(méi)有一種苦中作樂(lè)的思想是無(wú)法勝任的。三要樹(shù)立“逆來(lái)順受”的思想。受氣是秘書(shū)工作者的家常便飯。工作中一件事做得不好或不是很圓滿(mǎn)，有時(shí)會(huì)換來(lái)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng);下面的同志或群眾來(lái)訪，有情緒有委屈不管三七二十一，首先往秘書(shū)身上發(fā);在家里，家屬不理解，還要受委屈。所以秘書(shū)工作者必須要樹(shù)立“逆來(lái)順受”思想，能夠正確對(duì)待批評(píng)和牢騷，學(xué)會(huì)換位思考，要把領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)當(dāng)作一種愛(ài)護(hù)，把群眾的過(guò)激情緒當(dāng)作是對(duì)組織的信任，把家屬的牢騷當(dāng)作是對(duì)自己的關(guān)心，只有這樣才能心中無(wú)氣，潛心工作。
秘書(shū)工作該具備的氣質(zhì)
一、要有深邃的思想觀點(diǎn)，貴在創(chuàng)新
深邃的思想觀點(diǎn)是當(dāng)好參謀之本，做好秘書(shū)工作之魂。只有思想深邃，當(dāng)參謀才有灼見(jiàn)，定事情才能精深，工作才能卓有成效。為此，應(yīng)重點(diǎn)把握好兩個(gè)方面：一是認(rèn)識(shí)要深.認(rèn)識(shí)不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過(guò)紛繁的外在現(xiàn)象看到問(wèn)題的本質(zhì)，不僅了解事物的現(xiàn)狀，還能根據(jù)事物發(fā)展趨勢(shì)有所預(yù)測(cè)。認(rèn)識(shí)事物最重要的一點(diǎn)，就是把看到的事物的主要矛盾，對(duì)主要矛盾做出全面透徹的分析，才能準(zhǔn)確地把握事態(tài)的發(fā)展變化。
同時(shí)，要善于從征兆中發(fā)現(xiàn)大問(wèn)題，做到“平凡中見(jiàn)奇”。二是觀點(diǎn)要新。當(dāng)然新的思想和觀點(diǎn)，不是“閉門(mén)造車(chē)”，別出心裁，更多的還是對(duì)在實(shí)踐中提出的問(wèn)題，有所提煉、概括和升華。如：能從司空見(jiàn)慣的現(xiàn)象中講一點(diǎn)與人不同的見(jiàn)解，講人人心中所想，筆下所無(wú)的東西;能把一些分析的意見(jiàn)，進(jìn)行系統(tǒng)歸納和概括，能把原則性思想觀點(diǎn)具體化;能提出突破性措施和建議，等等。這些都是“創(chuàng)新”。
二、要有廣闊的視角，貴在灼見(jiàn)
角度是觀察問(wèn)題的立腳點(diǎn)。角度不同，對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)就不同。正像蘇軾詩(shī)云：“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同。”這說(shuō)明看問(wèn)題的角度是非常重要的。要寫(xiě)好材料，必須把握好自己看問(wèn)題的角度。角度越正，看問(wèn)題就越深。要站在改革的角度看問(wèn)題。改革是當(dāng)今集團(tuán)公司的主旋律，是各項(xiàng)工作的主題。要“高站一步”，看問(wèn)題的角度要高。同時(shí)堅(jiān)持站在客觀實(shí)際的角度，觀察分析問(wèn)題，這樣，才會(huì)使我們看問(wèn)題更全面、更扎實(shí)，提出的辦法和措施更實(shí)際、更有針對(duì)性，才能站得高，看到遠(yuǎn)，站得牢，看得實(shí)，才能眼觀六路，耳聽(tīng)八方，從而獲得真知灼見(jiàn)。
三、要注意調(diào)查研究，貴在求是
實(shí)踐證明，調(diào)查研究是認(rèn)識(shí)事物、獲得真知灼見(jiàn)、掌握第一手資料的重要手段。作為一名秘書(shū)，必須苦練調(diào)查研究的基本功，在求是上狠下功夫。
第一，要勇于從實(shí)際出發(fā)，敢于求是。敢，就是敢于面對(duì)現(xiàn)實(shí)，服從現(xiàn)實(shí)。面對(duì)現(xiàn)實(shí)，是指任何時(shí)候都不要拘泥于書(shū)本、文件和權(quán)威人士的結(jié)論和理論，根據(jù)實(shí)際情況，敢于提出自己的觀點(diǎn)和看法;服從現(xiàn)實(shí)，就是發(fā)現(xiàn)真實(shí)情況和任何情況下，任何人面前，都敢于堅(jiān)持和反映。搞調(diào)查研究必須具備追求真理的品質(zhì)。如果不忠于事實(shí)，先入為主，按框框找例證，這種調(diào)查比不調(diào)查的危害更大。
第二，詳細(xì)占有材料，實(shí)中求是。事實(shí)是“是”的載體，“是”是事實(shí)的靈魂。要求出“是”，必須掌握事實(shí)。但這種事實(shí)，不是支離破碎的、道聽(tīng)途說(shuō)的、似是而非的，而是要具有真實(shí)、豐富、完整、系統(tǒng)的特點(diǎn)，是客觀存在的，是事物的本來(lái)面目，而不是主觀想象或主觀強(qiáng)加于客觀的東西。
第三，善于透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，深中求是。由于“是”隱藏在現(xiàn)象的后面，只有深入下去才能透過(guò)現(xiàn)象，認(rèn)識(shí)本質(zhì)，弄清事實(shí)真相。
四、要善于分析綜合，貴在升華
分析與綜合是寫(xiě)好材料，當(dāng)好秘書(shū)的兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。分析是綜合的基礎(chǔ)，綜合是分析基礎(chǔ)上的歸納和概括。首先要注重對(duì)情況的分析。情況分析不透，就不能寫(xiě)出好的材料，只有周密系統(tǒng)地分析，才能認(rèn)清事物的面貌，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系，有針對(duì)性地提出解決問(wèn)題的辦法。分析情況要重點(diǎn)把握四個(gè)要點(diǎn)：一是要全面。“不因愛(ài)而溢其美，不因恨而憎其惡”。既不能報(bào)喜不報(bào)憂，也不能只見(jiàn)問(wèn)題，不見(jiàn)成績(jī)。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結(jié)合，從定量分析中，把握形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)，并從量變的積累中把握形勢(shì)發(fā)展的本質(zhì)。三是要?jiǎng)屿o結(jié)合。既要靜觀其姿，又要?jiǎng)佑^其勢(shì)。就當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)形勢(shì)來(lái)說(shuō)，不僅要看統(tǒng)計(jì)報(bào)表所反映的數(shù)據(jù)或直觀反映，更重要的是要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，分析其發(fā)展趨勢(shì)，有所預(yù)測(cè)。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗幟，是方向。從典型中提練出的東西，最有說(shuō)服力，要善于運(yùn)用典型，分析典型，挖掘它們的內(nèi)涵，從中提練有價(jià)值的東西。其次要善于綜合。綜合的過(guò)程，是用已有知識(shí)繁衍新知識(shí)的過(guò)程，所以綜合就是革新，綜合就是創(chuàng)造，把豐富的材料加以去取精、去偽存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成觀點(diǎn)概念，并不斷繁衍新的知識(shí)。
五、要有豐盈的儲(chǔ)藏，貴在積累
“天才在于勤。勤奮在于積累”。有的秘書(shū)定材料之所以質(zhì)量不高，很重要的一條原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘書(shū)，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點(diǎn)積累。思想觀點(diǎn)具有繼承性，借鑒別人的東西，開(kāi)闊自己的視維，豐富自己的頭腦。無(wú)論是看東西，還是聽(tīng)講話，或者閑談，只要發(fā)現(xiàn)好的思想觀點(diǎn)，就隨時(shí)記下來(lái)，日積月累，就成為寫(xiě)材料的良師益友。二是數(shù)據(jù)的積累。要逐年積累，經(jīng)常分析、研究，一方面，恰當(dāng)運(yùn)用這些數(shù)據(jù)，使寫(xiě)出來(lái)的材料更有說(shuō)服力。三是正反典型如同一面旗幟，給人以示范，一句話，它是先進(jìn)思想的凝聚，影響社會(huì)各個(gè)方面，感染力強(qiáng)。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓(xùn)，給人以深思，給人以財(cái)富，典型材料積累多了，寫(xiě)講話，寫(xiě)報(bào)告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實(shí)踐證明，只有通過(guò)積累，才能不斷豐富知識(shí)，增強(qiáng)素質(zhì)，提高寫(xiě)作水平，才能真正成為文秘戰(zhàn)線上的“行家里手”。
六、要有準(zhǔn)確的表達(dá)能力，貴在修辭
有人說(shuō)“能說(shuō)會(huì)道”是秘書(shū)的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書(shū)在工作中雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常要說(shuō)話，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來(lái)訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語(yǔ)表達(dá)。因此，口語(yǔ)表達(dá)在秘書(shū)工作中起著非常重要的作用。那么，秘書(shū)該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來(lái)，有不少有關(guān)秘書(shū)方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白;誠(chéng)實(shí);語(yǔ)言生動(dòng);口齒清楚;條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確;說(shuō)話得體;正確等等。
在秘書(shū)的口語(yǔ)表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì)有效地提高語(yǔ)言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致，根據(jù)不同的交流對(duì)象和內(nèi)容來(lái)確定合適的表達(dá)方式。秘書(shū)的工作涉及方方面面，針對(duì)不同的內(nèi)容，秘書(shū)應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。主要表達(dá)方式有：委婉式、直截了當(dāng)式、贊譽(yù)式、迂回式。
古人云：“辭不可不修，說(shuō)不可不善”。修辭在秘書(shū)口語(yǔ)表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的，這就要求秘書(shū)在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語(yǔ)言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語(yǔ)言的能 力。
七、要抓住中心，創(chuàng)新工作，貴在奉獻(xiàn)
作為辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會(huì)，辦好文、搞好信息調(diào)研。一要細(xì)致規(guī)范，做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作。細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會(huì)務(wù)服務(wù)的好壞影響著會(huì)議的成功與否，我們要結(jié)合單位實(shí)際制定出詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長(zhǎng)短，設(shè)立相應(yīng)的工作小組，明確各小組的工作職責(zé)。二要嚴(yán)格認(rèn)真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點(diǎn)把好內(nèi)容、程序和格式關(guān)。在內(nèi)容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;其次要把好文字關(guān)，看文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、通順、簡(jiǎn)練，謀篇布局、結(jié)構(gòu)是否符合問(wèn)題要求，層次是否清楚、嚴(yán)密，文句是否符合語(yǔ)法、邏輯，語(yǔ)氣是否得體，數(shù)字、引文、標(biāo)點(diǎn)等是否準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。在程序?qū)徍松�，重點(diǎn)要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴(yán)格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。三要積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是秘書(shū)工作的重要組成部分。
信息內(nèi)容的選擇要抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”。一是通過(guò)抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖。二是抓熱點(diǎn)問(wèn)題貼近群眾需求。三是通過(guò)抓亮點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)貼近上級(jí)需求。為上級(jí)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。要提高信息質(zhì)量就要快、實(shí)、準(zhǔn)。要快，就要要超前的收集信息，及時(shí)地將信息報(bào)送，做到參謀在前，謀劃在前。要實(shí)，就要深入調(diào)查研究，不調(diào)查，就沒(méi)有發(fā)言權(quán);不調(diào)查，信息也就失去了它的科學(xué)性。要準(zhǔn)，憂喜結(jié)合，信息的一個(gè)基本原則就是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。
南宋著名詩(shī)人陸游在《冬夜讀書(shū)示子聿》這首詩(shī)中寫(xiě)道：“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行�！币馑际钦f(shuō)，從書(shū)本上學(xué)習(xí)到的知識(shí)，總是不夠扎實(shí)，也不夠用的。只有經(jīng)過(guò)自己身體力行地去實(shí)踐，才能夠獲得全面的知識(shí)。這兩句話將理論與實(shí)踐的關(guān)系、直接知識(shí)與間接知識(shí)的關(guān)系，講得十分透徹。告誡后輩不要把自己關(guān)在書(shū)齋里死讀書(shū)，讀死書(shū)，而要走向社會(huì)生活，才能從實(shí)踐中獲得真知，提高工作能力。
作為一名秘書(shū)工作者，我們應(yīng)該從陸游的詩(shī)句中獲得有益的啟示。經(jīng)常聽(tīng)到說(shuō)某人在學(xué)校里是優(yōu)秀的學(xué)生，每次考試都是全優(yōu)，可是一旦走向社會(huì)卻不能適應(yīng)工作，甚至找不到工作，成為一個(gè)“高分低能”的人。這就是“文憑不等于水平，學(xué)習(xí)好不一定能力強(qiáng)”的道理。這樣的例子比比皆是，前段時(shí)間炒得沸沸揚(yáng)揚(yáng)的博士乞丐就是一個(gè)典型的例子。所以，一個(gè)合格的秘書(shū)不僅要善于學(xué)習(xí)，而且要更加善于工作;不僅要努力讀書(shū)學(xué)習(xí)，而且更要重視社會(huì)實(shí)踐。如果把學(xué)習(xí)與工作當(dāng)作互不相干的兩張皮，只會(huì)學(xué)習(xí)而不會(huì)工作，那就真成“百無(wú)一用是書(shū)生”了。
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