辦公文秘的工作技巧
文秘作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來(lái)越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在輔助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。下面是小編整理的關(guān)于辦公文秘的工作技巧，希望大家認(rèn)真閱讀!
(一)關(guān)于人際關(guān)系的技巧
一是與上級(jí)相處的技巧。要注意尊重上級(jí)的職權(quán)、維護(hù)上級(jí)的威信、尊重上級(jí)的工作業(yè)績(jī)、理解上級(jí)工作的甘苦;對(duì)上級(jí)提出批評(píng)要講究技巧。
二是與下屬相處的技巧。要注意尊重下屬，平等待人;體察下情，關(guān)心和愛(ài)護(hù)下屬;實(shí)事求是，公正處事;言而有信，敢于承認(rèn)錯(cuò)誤和承擔(dān)責(zé)任;以身作則。上級(jí)在與年長(zhǎng)者交往時(shí)，應(yīng)以尊敬的態(tài)度，以晚輩的身份與之交往;與年輕下屬交往時(shí)，以慈祥的長(zhǎng)者形象出現(xiàn)，應(yīng)該表現(xiàn)出對(duì)下屬的關(guān)心、愛(ài)護(hù)、理解和支持;對(duì)下屬的錯(cuò)誤應(yīng)正確地進(jìn)行批評(píng)和處罰。
三是與同事相處的技巧。要注意①加強(qiáng)同事間的交流;②謹(jǐn)慎對(duì)待贊揚(yáng)和褒獎(jiǎng);③正確對(duì)待同事的優(yōu)點(diǎn)和成績(jī);④勇于承認(rèn)差距，虛心學(xué)習(xí)他人長(zhǎng)處;⑤關(guān)心同事的工作成績(jī)，肯定和贊美同事的優(yōu)點(diǎn);⑥工作中競(jìng)爭(zhēng)應(yīng)保持心平氣和;⑦與同事一起取得工作成績(jī)時(shí)不要爭(zhēng)名利。要妥善處理同事間的矛盾，①不要輕易責(zé)怪、批評(píng)和抱怨別人;②不在領(lǐng)導(dǎo)面前詆毀和貶低其他同事;③當(dāng)同事利益受損失，不能幸災(zāi)樂(lè)禍，應(yīng)挺身而出進(jìn)行維護(hù);④不散布他人隱私和私密，不要過(guò)分干涉別人的私生活。
四是與其他部門間的關(guān)系。①積極合作，相互配合;②堅(jiān)持原則，分清是非;③經(jīng)常溝通，不互相排擠;④職責(zé)分明，不爭(zhēng)功諉過(guò);⑤互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。
(二)關(guān)于協(xié)調(diào)工作的技巧
1、熟練掌握協(xié)調(diào)的種類，以便針對(duì)性地采取不同方法。
一是按范圍分有四種：
�、賾�(zhàn)略協(xié)調(diào)。辦公室必須協(xié)助戰(zhàn)略決策者和戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃制定者，對(duì)戰(zhàn)略規(guī)劃討論中出現(xiàn)的各種方案進(jìn)行分析，對(duì)各種看起來(lái)矛盾實(shí)際上都可能相互補(bǔ)充的意見進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。
�、谡邊f(xié)調(diào)。指辦公室在政策制定中的協(xié)調(diào)工作和政策本身所具備的協(xié)調(diào)性，是為了避免先后制定的政策彼此矛盾和有關(guān)單位在執(zhí)行同一政策的過(guò)程中發(fā)生矛盾，造成實(shí)際工作的混亂。
③事務(wù)協(xié)調(diào)。指對(duì)各部門各單位日常事務(wù)發(fā)生矛盾而進(jìn)行的協(xié)調(diào)工作。
④計(jì)劃協(xié)調(diào)。指在行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和執(zhí)行工作計(jì)劃、企業(yè)發(fā)展計(jì)劃、事業(yè)發(fā)展計(jì)劃時(shí)所進(jìn)行的協(xié)調(diào)。
二是按協(xié)調(diào)關(guān)系分有八種：
�、偕舷玛P(guān)系的協(xié)調(diào);②左右關(guān)系的協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)本單位各部門之間的關(guān)系;協(xié)調(diào)本單位與有關(guān)單位的關(guān)系。③局部與整體關(guān)系的協(xié)調(diào);④領(lǐng)導(dǎo)人之間關(guān)系的協(xié)調(diào);⑤業(yè)務(wù)關(guān)系的協(xié)調(diào);⑥內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào);⑦工農(nóng)、城鄉(xiāng)關(guān)系的協(xié)調(diào);⑧軍政、軍民關(guān)系的協(xié)調(diào)。
2、熟悉掌握做好協(xié)調(diào)工作的技巧。
一是熟記協(xié)調(diào)工作的六字要訣：
�、佟坝病眳f(xié)調(diào)(指運(yùn)用行政法規(guī)組織協(xié)調(diào)); ②“軟”協(xié)調(diào)(指運(yùn)用道德輿論的力量和負(fù)責(zé)政治工作的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理); ③“冷”協(xié)調(diào)(指運(yùn)用冷處理的辦法解決矛盾，特點(diǎn)是“避其鋒芒，以柔克剛，后發(fā)制人”); ④“熱”協(xié)調(diào)(指趁熱打鐵的方法解決矛盾、協(xié)同處理問(wèn)題); ⑤“明”協(xié)調(diào)(指利用會(huì)議、談話、對(duì)話、談判形式進(jìn)行公開場(chǎng)合下的協(xié)商解決矛盾); ⑥“暗”協(xié)調(diào)(指與“明”協(xié)調(diào)相輔的方法，首先背后做工作、協(xié)調(diào)關(guān)系，再轉(zhuǎn)入“明”協(xié)調(diào)解決問(wèn)題)。
二是掌握機(jī)構(gòu)內(nèi)部人際關(guān)系協(xié)調(diào)的技巧
a. 協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的技巧：
①勇?lián)負(fù)?dān);②切勿越位;③巧言進(jìn)諫;④貴在勤奮：手要勤、腦要勤;⑤與不討人喜歡的上級(jí)融洽相處：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)才能不如自己;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)偏聽偏信;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)心胸狹窄，嫉妒賢能。
b. 協(xié)調(diào)與下級(jí)關(guān)系的技巧：
①以身作則：帶頭搞好人際關(guān)系;要帶頭樹立良好的職業(yè)道德;要帶頭廉潔奉公。
�、趨f(xié)調(diào)下級(jí)關(guān)系中的平衡藝術(shù)：平衡利益的可容性;平衡心理的可接受性;平衡空間的等距性。
③協(xié)調(diào)下級(jí)關(guān)系中的引力藝術(shù)：作風(fēng)的吸引性;態(tài)度的相近性;需求的互補(bǔ)性。
三是熟練運(yùn)用協(xié)調(diào)工作中的語(yǔ)言技巧。
a.. 激勵(lì)的語(yǔ)言藝術(shù)。情愫真切;揚(yáng)長(zhǎng)也須論短;多用通俗語(yǔ)言。
b. 說(shuō)服的語(yǔ)言技巧。以情動(dòng)人;巧妙利用數(shù)字;重復(fù)申述;采用比喻;用名人的話或俗語(yǔ)來(lái)支持你的言論。
c. 批評(píng)的語(yǔ)言藝術(shù)。使用幽默的語(yǔ)言;多用委婉語(yǔ)言;批評(píng)應(yīng)注意場(chǎng)合;批評(píng)語(yǔ)適度技巧。
(三)關(guān)于外事工作操作技巧
一是外事接待準(zhǔn)備。
1、邀請(qǐng)前的準(zhǔn)備。邀請(qǐng)外賓往往同某項(xiàng)具體工作聯(lián)系在一起，無(wú)論是禮節(jié)性回訪，還是有目的的科技文化交流，開學(xué)術(shù)討論會(huì)，參觀、考察、游覽等，往往先由本單位領(lǐng)導(dǎo)人員或具體業(yè)務(wù)部門、專門部門的負(fù)責(zé)人以書面形式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求。邀請(qǐng)外賓可以是按計(jì)劃進(jìn)行的，也可以是臨時(shí)性的。正式的邀請(qǐng)必須是書面的，用郵寄、電傳、電子信件的方式均可。邀請(qǐng)發(fā)出后須耐心等待，不可催促。
2、接待準(zhǔn)備要求：
(1)接待計(jì)劃的擬定。接待計(jì)劃應(yīng)盡可能具體、詳細(xì)、全面、周到，擬訂后應(yīng)報(bào)送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位批準(zhǔn)后再執(zhí)行。接待計(jì)劃廣義上應(yīng)包括如下內(nèi)容：代表國(guó)家，代表團(tuán)名稱，人數(shù)，團(tuán)長(zhǎng)姓名、職務(wù)，抵離時(shí)間，所乘交通工具，來(lái)訪目的、要求，接待方針，迎送和陪同人員姓名、職務(wù)，會(huì)見、宴請(qǐng)及主持人的姓名、職務(wù)，業(yè)務(wù)活動(dòng)(包括會(huì)談、貿(mào)易洽談、技術(shù)交流、簽訂合同、參觀考察等)，游覽、購(gòu)物、文娛活動(dòng)，食宿、交通安排，費(fèi)用開支，新聞報(bào)道，禮品，安全保衛(wèi)以及安全免檢，行李免檢或從寬檢放等。
(2)具體準(zhǔn)備工作。提前預(yù)訂住房;準(zhǔn)備專業(yè)活動(dòng);落實(shí)參觀單位;通知迎接陪同人員;準(zhǔn)備禮品。
(3)準(zhǔn)備工作注意事項(xiàng)：依靠各方，密切配合;認(rèn)真仔細(xì)，充分準(zhǔn)備;精心設(shè)計(jì)，巧妙安排。
二是外事接待實(shí)務(wù)。外事接待工作總體上由禮賓禮儀、參觀游覽、生活保衛(wèi)三個(gè)部分組成，在接待工作中又分為各具體事項(xiàng)。要區(qū)別不同國(guó)家、不同對(duì)象，結(jié)合具體時(shí)間、地點(diǎn)、條件，有針對(duì)性地做好外事接待工作。
1、接待外賓須知
(1)態(tài)度應(yīng)不卑不亢、熱情大方。(2)不可帶病參加活動(dòng)，以免引起外賓反感。(3)嚴(yán)格遵守時(shí)間。(4)參加接待活動(dòng)前，不要吃大蒜等有強(qiáng)烈辛辣氣味的食物，以免帶有口臭。(5)在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻、剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調(diào)等。(6)在公共場(chǎng)所，不要隨地吐痰。(7)尊重外賓的生活、風(fēng)俗習(xí)慣，對(duì)外賓的服飾打扮、形貌、動(dòng)作、表情等不要評(píng)頭論足，更不可譏笑或做出怪異表情。(8)遇到熟悉的外賓，要主動(dòng)友好的打招呼致意。(9)與外賓用餐，不要狼吞虎咽、發(fā)出響聲，喝酒時(shí)嚴(yán)格控制酒量。(10)不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮。
2、排列禮賓次序
(1)按身份與職務(wù)高低排列。(2)按字母順序排列。(3)按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。(4)把關(guān)系最密切的國(guó)家(團(tuán)體或個(gè)人)排在最前列。
3、參觀游覽
(1)突出重點(diǎn);(2)有針對(duì)性;(3)勞逸結(jié)合。
三是外事洽談。洽談，又稱談判，指中外雙方就政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等領(lǐng)域中的具體問(wèn)題作商洽性的談判。
1、意向性洽談
(1)準(zhǔn)備談判。
①要收集和提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息和文獻(xiàn)資料。②擬訂計(jì)劃。③洽談?wù){(diào)查。④正式談判前，預(yù)備方案往往有兩個(gè)：一個(gè)是對(duì)我方最為有力的方案，另一個(gè)是能夠接受和利益最低的方案。⑤談判會(huì)場(chǎng)的布置。⑥迎接、安頓對(duì)方人員等。
(2)洽談組織：地點(diǎn)選擇;人員安排;談判進(jìn)度;洽談目的。
(3)洽談策略：開放策略;先苦后甜策略;休會(huì)策略;疲勞戰(zhàn)術(shù);最后期限策略;不開先例策略;以外促內(nèi)策略;潤(rùn)滑策略。
(4))談判中的服務(wù)：口語(yǔ)翻譯;記錄;協(xié)助起草協(xié)議書。
2、簽約性洽談
(1)簽約前的準(zhǔn)備：確定日期;確定地點(diǎn);會(huì)場(chǎng)布置(右為上，左為下，以旗面為準(zhǔn)，右為客方，左為主方);必備物品;確定人員。
(2)簽約程序：①雙方按規(guī)定時(shí)間進(jìn)入簽字會(huì)場(chǎng)，簽字人員入座，助簽人員侍立兩旁，其他人員按主客位置并依身份順序由中向兩邊站列;②助簽人員協(xié)助翻揭簽字文本并加以指點(diǎn)，第一文本簽完后，由助簽人將文本互相交換，簽字人再在對(duì)方的文本上簽字，然后由雙方簽字人交換文本，相互握手。眾人鼓掌表示祝賀;③由服務(wù)人員送上香檳，賓主舉杯共賀，攝影留念。
四是外事出訪程序。(有規(guī)范、硬性的程序，沒(méi)有技巧，按規(guī)定辦)
(四)關(guān)于調(diào)研工作的操作技巧
一是調(diào)查研究工作方法上的技巧(共有9種方法可供選擇，可單向可多向)：
①實(shí)地調(diào)查法：蹲點(diǎn)、檢查、勘察。②召開座談會(huì)。③綜合歸納法。
�、艹闃诱{(diào)查法：純隨機(jī)抽樣;等距抽樣;分類抽樣;整群抽樣。
�、荻ㄐ�、定量分析法：定性分析是指根據(jù)社會(huì)現(xiàn)象或事物所特有的屬性和運(yùn)動(dòng)變化中的矛盾性來(lái)研究事物的方法或手段。定量分析是指對(duì)社會(huì)現(xiàn)象存在和發(fā)展的規(guī)模、速度、程度等進(jìn)行度量、計(jì)算和說(shuō)明，從而了解社會(huì)現(xiàn)象的數(shù)量、數(shù)量變化和數(shù)量關(guān)系。
�、薇容^法。⑦民意測(cè)驗(yàn)法：書面問(wèn)卷;走訪調(diào)查法。⑧統(tǒng)計(jì)調(diào)查法：利用固定報(bào)表的形式，把下邊的情況反映上來(lái)，通過(guò)分析而進(jìn)行的一種常用的調(diào)查研究方法。⑨資料調(diào)查法。
二是撰寫調(diào)查報(bào)告的技巧。
1、注重特點(diǎn)：真實(shí)性;針對(duì)性;鮮明性。
2、明細(xì)結(jié)構(gòu)：
(1)層次結(jié)構(gòu)：①該項(xiàng)調(diào)查的意義概述;②闡述前人的研究成果;③介紹本次調(diào)查的范圍、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、方法、程序;④昭示調(diào)查事實(shí)，分析研究成果;⑤總結(jié)與討論，進(jìn)一步辨明事物發(fā)展的趨勢(shì)和方向;⑥提出作者的觀點(diǎn)和建議;⑦注明參考資料。
(2)內(nèi)容順序：①標(biāo)題;②開頭;③正文：調(diào)查報(bào)告的中心思想和觀點(diǎn);說(shuō)明中心思想和觀點(diǎn)的事實(shí);對(duì)這些事物的分析與評(píng)價(jià)�？偟囊笫牵合群笥行颍斅缘卯�(dāng)，具體充實(shí)，有點(diǎn)有面，突出重點(diǎn)。④結(jié)尾：簡(jiǎn)要，或提出結(jié)論，或概括經(jīng)驗(yàn)要點(diǎn)，或交待事物產(chǎn)生的影響或群眾意見、反應(yīng);或說(shuō)明不足之處或提出新的問(wèn)題，指出努力方向，或可省略。
3、劃清類型：
(1)按調(diào)查報(bào)告涉及的范圍分：普通調(diào)查報(bào)告;專題調(diào)查報(bào)告。
(2)按調(diào)查研究的不同內(nèi)容分：介紹新事物型;介紹典型經(jīng)驗(yàn)型;揭露問(wèn)題型;反映社會(huì)現(xiàn)狀型;事物發(fā)展動(dòng)態(tài)型。
4、巧用語(yǔ)言：簡(jiǎn)潔、明了、準(zhǔn)確、生動(dòng)、通俗。
5、選準(zhǔn)題材：
(1)主題：真實(shí)正確、穎脫俗、鮮明通達(dá)、精煉集中。
(2)選材：精心選材，圍繞主題，由表及里，去粗取精，把分析得來(lái)的情況資料一一篩選，把與主題無(wú)關(guān)的、次要的'、非本質(zhì)的、瑣碎的材料都剔除，選出那些能夠反映事物本質(zhì)的、主要的典型材料。
6、充分表現(xiàn)：用事實(shí)說(shuō)話，用典型的事例來(lái)說(shuō)明觀點(diǎn)。
(五)關(guān)于接待工作的技巧
一是熟悉地掌握接待對(duì)象以針對(duì)性的制定不同的接待方案。
①按接待對(duì)象的身份不同，可分為官方的和民間的兩種，通常指在外事接待中。
�、诎唇哟龑�(duì)象的人數(shù)多少，可分為集體的和個(gè)人的兩種。
�、郯唇哟龑�(duì)象所從事的不同活動(dòng)，可分為講學(xué)、旅游、參觀、訪問(wèn)、開會(huì)等。
④按接待對(duì)象的來(lái)源不同，有內(nèi)賓和外賓之分。
⑤對(duì)象的工作目的不同，可分為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察工作;兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作;有關(guān)單位前來(lái)取經(jīng)等。
⑥按接待對(duì)象邀請(qǐng)與否，可分為應(yīng)邀請(qǐng)的和未被邀請(qǐng)的兩種。
二是科學(xué)合理地安排接待形式。
�、僖娛剑好貢ぷ魅藛T負(fù)責(zé)將客人介紹給有關(guān)部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。至于來(lái)賓以什么方式前來(lái)、何時(shí)回去、需要食宿與否等，都不作安排。
�、跁�(huì)見式：秘書工作人員直接接待來(lái)賓，并與對(duì)方會(huì)談?dòng)嘘P(guān)事宜。會(huì)談結(jié)束，接待工作也結(jié)束。
�、圩勈剑好貢ぷ魅藛T單獨(dú)或和領(lǐng)導(dǎo)一起與來(lái)賓座談，商洽有關(guān)事項(xiàng)。座談完成，接待工作也完成。
�、芘阃剑好貢ぷ魅藛T在來(lái)賓訪問(wèn)期間負(fù)責(zé)陪同來(lái)賓參觀、旅游，或協(xié)辦有關(guān)事情。這種情況，來(lái)賓的迎送由其他有關(guān)部門負(fù)責(zé)。
⑤迎送式：秘書工作人員負(fù)責(zé)迎接來(lái)賓，并送走客人。這時(shí)候?qū)τ趤?lái)賓的其他活動(dòng)一般不予考慮。