辦公文秘的工作技巧
四是不要裝腔作勢。任何領(lǐng)導(dǎo)都喜歡有知識、有才干的下級。在領(lǐng)導(dǎo)面前下級要敢于實事求是，即使是有能力的下級，急于表現(xiàn)自己的才能也不要操之過急，不要裝腔作勢。才能是需要通過行動和實力表現(xiàn)出來的。凡是裝腔作勢的下級絕大部分都會當場被領(lǐng)導(dǎo)看出，只是有的領(lǐng)導(dǎo)給下級留點面子，不當面把“西洋鏡”拆穿罷了。
五是不做“百曉”，不當“萬能”。
六是不可隨便向領(lǐng)導(dǎo)提建議。
七是注意建議有可行性、可操作性和投入成本。
(十一)與不同性格的領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧
一是與冷靜型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。如果遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，一切工作計劃，提供意見，不要自作主張，等到計劃決定后，只要負責執(zhí)行便好。至于執(zhí)行的經(jīng)過，必須有詳細記載，這種一絲不茍的精神，詳細記載的報告，正是他所喜歡的。但執(zhí)行中遇到的困難，最好能自行解決。
二是與熱忱型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。如果遇到熱情的領(lǐng)導(dǎo)，要保持受寵不驚的常態(tài)，采取不即不離的方式�！安患础笨墒顾麩崆樯仙淖邉莺途彛安浑x”可使他不感失望。“君子之交淡如水”，對熱情的領(lǐng)導(dǎo)，最好是這種方法，只能用急脈緩受的方法。
三是與豪爽型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。如果遇到的是豪爽的領(lǐng)導(dǎo)，絕對不用擔心沒有發(fā)展的機會，不必擔心懷才不遇。與豪爽型領(lǐng)導(dǎo)則比較容易溝通，可以進諫自己的意見，好好表現(xiàn)，努力工作表現(xiàn)自己的能力。這類領(lǐng)導(dǎo)雖較好相處，但也要講究適度。
四是與平庸型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。遇上這樣的領(lǐng)導(dǎo)，最好“既來之，則安之”，把自己的工作做好。1、弱將手下出強兵;2、期望值要合理;3、扶助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，平庸型的領(lǐng)導(dǎo)一般決策水平也不高，拿不出好主意，易受下級影響，忠誠地為之獻策獻計的人往往能受到他的重用。一句話，要善待平庸型的領(lǐng)導(dǎo)。
五是與優(yōu)柔寡斷型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。這類領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格不健全，缺乏魅力，給人的感覺是膽子小，不果斷，甚至?xí)o工作帶來麻煩，讓大家都受到牽連。1、貼近領(lǐng)導(dǎo)取得信任;2、說服應(yīng)有耐心，不可急于求成。猶豫不決的領(lǐng)導(dǎo)遇事不果斷，前怕狼后怕虎，而且最怕此時下級逼迫，說服優(yōu)柔寡斷的領(lǐng)導(dǎo)非要有耐心不可，要和風(fēng)細雨，不要急風(fēng)暴雨。
六是與多疑型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。多疑型領(lǐng)導(dǎo)一般表現(xiàn)為：過度警惕，對下級的一言一行都得琢磨琢磨;不信任下級，凡事都要問個究竟;懷疑下級背著自己說壞話;缺乏自信。怎樣與疑心重的領(lǐng)導(dǎo)相處呢?1、做事小心謹慎;2、常匯報，多請示;3、善于給多疑型領(lǐng)導(dǎo)鼓氣。
七是與彼此不團結(jié)的領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。1、要保持距離，不過分親熱;2、要一碗水端平，不厚此薄彼;3、要“超然事外”，不介入矛盾;4、要巧妙溝通，不隔岸觀火。
八是與火爆脾氣的領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。
1、管好“火源”。脾氣大的人，往往性子比較急躁，肚子里裝不得一點事，容易發(fā)火，一點就著，一碰就響。與這樣的領(lǐng)導(dǎo)相處，要了解他的性格特點，同時要理解他。
2、控制火勢。一旦領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火了，一定不能對著干，如果是下級的過失導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，辦公室主任首先要作自我批評，找出過失原因，采取補救措施。
3、把握火候。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火時也可能有些不在理，或者給工作造成影響，應(yīng)把握火候，擇機進言，請領(lǐng)導(dǎo)遇事要冷靜、理智，不要放縱不好的脾氣。
4、正確對待領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)火：不馬上反駁或憤憤離開;不中途打斷領(lǐng)導(dǎo)的話，為自己辯解;不要表現(xiàn)出漫不經(jīng)心或不屑一顧;不文過飾非，嫁禍于人;不有意嘲笑對方;不用刻薄的含沙射影的語言給領(lǐng)導(dǎo)某種暗示;不轉(zhuǎn)移話題，假裝沒聽懂對方的話;不故作姿態(tài)，虛情假意;不灰心喪氣，影響工作。
九是與嫉賢妒能的領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。這種領(lǐng)導(dǎo)的典型特征是害怕追隨者的競爭，不能容忍下級超過自己，應(yīng)采取以下對策：1、不可讓領(lǐng)導(dǎo)自慚形穢;2、在領(lǐng)導(dǎo)長處之外發(fā)揮自己的特長;3、尋求組織解決。
十是與自私的領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。自私的領(lǐng)導(dǎo)常常遇事替自己打算，與下級爭名利。辦公室主任在與這類領(lǐng)導(dǎo)相處時應(yīng)掌握以下原則：潔身自好;沉默;有原則地代領(lǐng)導(dǎo)受過。
十一是與挑剔型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。一般來講，喜歡挑剔型的領(lǐng)導(dǎo)有兩類：一類是水平較高，再一類就是嫉妒心強，要采取以下對策：準確了解任務(wù);爭取領(lǐng)導(dǎo)的信任;多匯報;多請教。
十二是與強迫型領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧。1、不卑不亢。即不自卑也不能高傲，待人態(tài)度得體、分寸恰當。2、減少正面沖突，以免領(lǐng)導(dǎo)形成你故意同他對著干的成見，造成工作無法開展。3、尋找機遇，自然而然地顯示自己的才干、能力與學(xué)識，爭取得到他的重視。
(十二)關(guān)于借權(quán)、用權(quán)、控權(quán)的技巧
一是借權(quán)的方法和藝術(shù)。
1、借上級之權(quán)。比如請上級領(lǐng)導(dǎo)到本部門作指示或進行現(xiàn)場指導(dǎo);使下級和群眾知道自己的工作是得到上級支持的;積極主動地配合上級開展工作，取得上級信賴。
2、借下級之權(quán)。巧妙的把自己的想法變?yōu)橄录壍闹饕獠⒂上录壢マk理。上級領(lǐng)導(dǎo)為了對工作負全責而向下級借權(quán)，依靠下級抓好生產(chǎn)的同時，落實思想政治工作。這種借權(quán)，既有授權(quán)，又含有擴權(quán)，一般來說，下級是很容易接受的。
3、借領(lǐng)導(dǎo)成員之權(quán)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)成員的競爭心理，班子分工各抓一項工作，看誰抓得效果好，以此激發(fā)他們的積極性;根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)成員的競爭心理，今天安排你去抓項有難度的工作，明天又安排他去抓另一項有難度的工作，誰做得好就表揚誰，哪點做得好就表揚哪點，形成互相之間互不示弱、你追我趕的局面。
4、借社會關(guān)系之權(quán)。向社會關(guān)系借權(quán)，是利用其有利的方面，開展公共關(guān)系活動，積極正面爭取。
5、借群眾之權(quán)。①領(lǐng)導(dǎo)的自我表露，使群眾獲得直接理解領(lǐng)導(dǎo)意圖的機會，爭取群眾支持。②用自我損害的方法可以贏得群眾的支持。領(lǐng)導(dǎo)必須向群眾說明，自己之所以要這樣做的目的是出以公心，這樣做連自己的權(quán)力和利益也要受到損害，自我損害的方法可以增加表率效果。③用提高參與感的辦法克服個別群眾的消極情緒。有個別群眾會由于領(lǐng)導(dǎo)的做法而受到極大的損失，應(yīng)吸收他們參與到制定決策的過程中來，盡量滿足他們的心理需要，防止不良情緒的擴散。
6、借集體之權(quán)。集體的組織原則是少數(shù)服從多數(shù)。決議一旦定下來，就不能由個人隨意推翻。
二是用權(quán)控權(quán)的技巧。
1、寬嚴相濟。是指辦公室主任在控制下級權(quán)力時，要寬嚴相濟、寬嚴適度。既不能使下級輕易妄為，又不能使下級束手束腳、顧慮重重。既能大膽放手，使下級有所作為;又能把握方向，宏觀控制，使下級有所不為。
2、恩威并重。是指在實施控制時，既要施之恩，又要施之以德，感化影響、說服指導(dǎo)，從而贏得下級的信賴;又要施之以威、施之以權(quán)，查驗所為，獎優(yōu)罰劣，使下級有敬畏之感。
3、未雨綢繆。要在授權(quán)之前，針對施權(quán)的對象，采取超前的策略，實行積極穩(wěn)妥的控權(quán)方式，總是掌握主動，治人不治于人。
4、權(quán)力制約的利弊。限制權(quán)力的濫用，有利于克服腐bai現(xiàn)象，即抑制權(quán)力的負向作用，保證權(quán)力的正向作用。
(十三)關(guān)于工作中的語言運用
1、鼓動的語言藝術(shù)：
一是鼓動的操作要領(lǐng)要得當。愈少用批評愈好;幫助下級建立安全感;善于開發(fā)下級的創(chuàng)造性;注意強化下級的優(yōu)點，弱化其缺點;要盡量使工作充滿樂趣;培養(yǎng)下級的自信心;不要忽視細節(jié);不要以自己的習(xí)慣或模式強求下級。
二是贊美下級應(yīng)“雪中送炭”。領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常贊美下級，職工的積極性、創(chuàng)造性就不斷被激發(fā)、被調(diào)動。贊美之于人心，如陽光之于萬物。予人以真誠的贊美，體現(xiàn)了對人的期望與信任，并有助于增進彼此間的了解和友誼，是協(xié)調(diào)人際關(guān)系的好方法。最有實效的贊美不是“錦上添花”，而應(yīng)是“雪中送炭”。最需要贊美的不是早已美名天下?lián)P的人，而是那些自卑感強、被錯當成“丑小鴨”的“白天鵝”的人。他們平時很難聽到贊美，一旦被人當眾真誠的贊美，就有可能尊嚴復(fù)蘇，自尊心、自信心倍增，精神面貌煥然一新。這樣有助于下級真正發(fā)現(xiàn)、發(fā)揮自己的長處和優(yōu)勢，激發(fā)起更強的上進心、榮譽感和自豪感。
三是表揚下級的語言應(yīng)具體。要明確表揚的具體行為;要避免評價他人;要真誠;要表示你的尊敬;不要“但是…”;語言要自然流利;表揚用語要適當;語言要用獨特的表達方式，不用陳舊的套話;要了解對方。
四是贊美和表揚應(yīng)注意的問題。要忌任意拔高;切忌褒少貶多。
2、關(guān)于批評的藝術(shù)。批評和表揚一樣，都是激勵下級的一種方法。批評的作用是為了限制、制止和糾正下級的某些不正確行為。
一是掌握批評的原則。
1、唯實原則：實事求是;公正民主;強調(diào)下級工作的重要性;自責在先。2、唯事原則。3、因人而異原則：職業(yè)情況;年齡情況;知識、閱歷情況;心理情況。4、適度原則：質(zhì)的把握;量的限制。
二是掌握批評常用的方法。
1、直接式：命令法;商討法;激將法。2、間接法：回避法;側(cè)擊法;迂回啟發(fā)法。3、圍點打援法：“避重就輕”。4、釜底抽薪法。5、趨勢外推法。
三是批評應(yīng)注意的問題。
一忌：捕風(fēng)捉影，無中生有。二忌：言辭尖刻，惡語傷人。三忌：乘人不備，突然襲擊。四忌：姑息遷就，拋棄原則。五忌：不分場合，隨便發(fā)威。六忌：吹毛求疵，過于挑剔。七忌：口舌不嚴，隨處傳揚。八忌：婆婆媽媽，無休無止。
(十四)關(guān)于指揮的技巧
一是檢查工作的技巧。
1、事先要有準備。對所要檢查的工作，在總體上要有一個基本的了解，在方針政策上也要比較熟悉，對傾向性問題也要心中有底，以便更有針對性地進行檢查。
2、檢查要有標準。以原來制定的目標和計劃為標準，檢查可分為兩步：①以既定目標和計劃為標準，衡量工作進展情況及績效;②以實踐結(jié)果為標準，分析其與原定目標的差距，找出得失成敗的原因，擬訂糾正的措施。
3、不要為檢查而檢查。檢查下級的工作，主要是檢查對路線、方針、政策和目標、計劃的執(zhí)行落實情況，檢查決策的實施情況，看下級是否準確迅速、積極主動、卓有成效地完成了應(yīng)該完成的各項任務(wù)，這是檢查工作的主要目的和內(nèi)容。
4、將各種檢查方法結(jié)合運用。①跟蹤檢查和階段檢查相結(jié)合;②由上而下檢查和由下而上檢查相結(jié)合;③專門班子檢查和領(lǐng)導(dǎo)檢查相結(jié)合。
5、不要亂發(fā)議論。領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，不能隨意、無所顧忌、不負責任地亂發(fā)議論。即使要指正的地方，也要看準了再說，不要亂表態(tài)。如果亂發(fā)議論，不但會使自己被動，降低自己的威信，還會給下級造成思想壓力，形成瞎指揮，給工作帶來損失。
6、敢于表揚和批評。在檢查工作時，必然要對下級的工作作出評價，或表揚或批評，目的是更好的調(diào)動積極性，激勵他們做好工作。要堅持原則，敢于講話;要掌握分寸，不能過頭。
7、防止主觀性、片面性和表面性。主觀性是指不從實際出發(fā)看問題，而從主觀愿望和臆想出發(fā)看問題。片面性就是不能全面地客觀地分析問題，抹殺事物所固有的共性與個性、絕對與相對的辯證關(guān)系。這些都是檢查工作的大忌，一定要注意防止和克服。
8、要在解決問題上下功夫。檢查工作的目的，說到底就是要發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，把事業(yè)單位推向前進。凡是當時就能解決的，就要立即解決;當時不能解決的，也要本著對事業(yè)負責的精神，創(chuàng)造條件，抓緊做工作，爭取盡快解決。
二是布置工作的技巧。
1、交待必須明確：①什么任務(wù)，屬什么性質(zhì)，有什么意義;②應(yīng)達到什么樣的目標和效果;③什么時候完成;④向誰請示匯報;⑤應(yīng)遵循哪些政策原則;⑥執(zhí)行任務(wù)者在人、財、物和處理問題方面有哪些權(quán)利;⑦步驟、途徑和方法是什么;⑧可能出現(xiàn)哪些情況，需要注意什么問題。
2、分配的任務(wù)與職能相稱。①所分配的任務(wù)應(yīng)當是下級職責范圍之內(nèi)的，是屬于他崗位責任制范圍之內(nèi)的事，而不能把本應(yīng)屬于上層的事交給下一層去干，把下層的事交給上一層去干，或是把本應(yīng)由甲完成的任務(wù)讓乙去做，乙的事讓甲去做。②所分配的任務(wù)要與下級能力相一致，有多大能力的人就分配給他多重的活兒。
3、下達指令、布置任務(wù)之前要有充分準備。把問題想得周密些，對于自己感到不大有把握的問題，要虛心向下級征詢，如果下級的意見有道理，就要及時采納，即使對于自己的設(shè)想感到很有把握，也要善于啟發(fā)下級動腦筋，提看法，以便使指令更完善、更切合實際。在布置任務(wù)時只有對下級抱著信任、尊重、平等、虛心的態(tài)度，下級才容易理解，樂于接受，也才會更好地執(zhí)行，更認真的負責。
4、分配工作要講究方法。①在指導(dǎo)思想上要“遠”、“近”結(jié)合;②在工作標準上要“高”、“低”適度;③在人員組合上要“強”、“弱”互補;④在具體人員上要“長”、“短”兼用。
(十五)關(guān)于辦公室職員的素養(yǎng)要求
1、對辦公室主任的要求：
(1)辦公室主任的含義：是指某一組織中為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的綜合性辦事機構(gòu)的行政首長。是大參謀、大秘書、大管家或參謀員、秘書員、服務(wù)員、調(diào)度員、協(xié)調(diào)員、督辦員、欽差大員、接待官、執(zhí)行官。
(2)辦公室主任的特點：全面性、綜合性;政治性、輔助性;事務(wù)性、保密性。
(3)辦公室主任工作的基本要求：辦事、行文及時、準確;政務(wù)服務(wù)落實到位;注重保密。
(4)辦公室主任的能力要求：①會寫;②會講;③會干;④會一門崗位能力外的特長;⑤會喝;⑥善駕馭和統(tǒng)籌;⑦善協(xié)調(diào)和溝通;⑧善發(fā)動和組織;⑨善參謀和進諫;⑩善化解和應(yīng)變。
2、辦公室主任的職責和任務(wù)：承辦職責;參謀職責;管理職責;協(xié)調(diào)職責;服務(wù)職責;督辦職責。
3、辦公室主任的工作方法：
(1)科學(xué)思維方法：實事求是，從實際出發(fā);系統(tǒng)全面的思考方法;用發(fā)展的、辯證的觀點看待一切。
(2)思想政治工作：正面教育，以理服人;普遍關(guān)心、注重個性，一把鑰匙開一把鎖;寓教于樂、于學(xué)、于思，思想教育與知識教育相結(jié)合;揚善為主，激勵上進;人情關(guān)懷，人文關(guān)懷，解決實際問題;以誠相待，以情感人;樹立榜樣，典型示范。
(3)個人的魅力、修養(yǎng)和工作藝術(shù)：
①實事求是，不唯書、不唯上、不圖名、不投機取巧。
②嚴于律己，以身作則，身體力行，先人后己，善于聽取別人的意見，勇于修正自己的錯誤。
�、酃裰鳎好芮新�(lián)系群眾;注意發(fā)揮群眾的積極性;廣納廣言，民主與集中統(tǒng)一。
�、芄ぷ魉囆g(shù)：總攬全局抓大事;立足當前謀長遠;見微知著抓本質(zhì);隨機應(yīng)變巧決斷。
4、辦公室人員的個體素質(zhì)結(jié)構(gòu)：
(1)知識結(jié)構(gòu)
�、倩A(chǔ)知識：科學(xué)文化知識、政治理論知識、政策法規(guī)知識。
�、趯I(yè)知識：秘書專業(yè)知識、辦公專門知識(行業(yè)性、事務(wù)性管理知識)。
�、巯嚓P(guān)知識：方法論知識、心理學(xué)知識、社交知識、其他科學(xué)知識。
(2)業(yè)務(wù)能力要求
�、倩A(chǔ)能力：寫作和辦事能力。
�、谝话慵记桑簠⒅\技巧、協(xié)調(diào)技巧、公關(guān)技巧、調(diào)研技巧、應(yīng)急技巧。
�、厶厥饧寄埽弘娔X、錄音、攝影攝像、速記、打印、駕駛等。
(3)思想素質(zhì)要求：公道正派;嚴守機密;服從領(lǐng)導(dǎo);埋頭苦干。
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