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秘書(shū)的郵件、文件處理工作
秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。下面是小編分享的秘書(shū)的郵件、文件處理工作，歡迎大家閱讀！
一、收文工作的程序
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對(duì)所收文件的件數(shù)要認(rèn)真清點(diǎn)，檢查實(shí)收件數(shù)與投遞清單上的件數(shù)是否符合收據(jù)。清點(diǎn)后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機(jī)關(guān)、部門(mén)、姓名是否都應(yīng)是本機(jī)關(guān)收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點(diǎn)檢查無(wú)誤后，收件人要在送件人的“投遞回執(zhí)單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時(shí)間
２、拆封。
啟封時(shí)，注意保持原封的完好，特別注意封內(nèi)文件不能損壞。必要時(shí)，應(yīng)把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文件不符，應(yīng)按規(guī)定處理，一般應(yīng)予以退回。
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登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時(shí)，按收文登記簿中所列內(nèi)容，逐項(xiàng)登記，并在收進(jìn)每份文件首頁(yè)貼上“來(lái)文處理單”，應(yīng)將“來(lái)文處理單”的有關(guān)內(nèi)容，如來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、來(lái)文字號(hào)、緩急程度、密級(jí)、份數(shù)、日期等填寫(xiě)好，然后再轉(zhuǎn)入下一道處理程序。
４、對(duì)信件（文件）迅速分類(lèi)，將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類(lèi)，分別歸入五個(gè)規(guī)格一致但顏色不同的專(zhuān)用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。有的也可以用數(shù)字做文件夾的標(biāo)識(shí)。如上司有要求，秘書(shū)呈送文件前應(yīng)先閱讀后注出重點(diǎn)部分，如信件（文件）中的公司名稱(chēng)、日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、數(shù)量、價(jià)格，應(yīng)用尺和黃色筆（如需復(fù)印，黃色不會(huì)在復(fù)印件上顯現(xiàn)）在這些內(nèi)容下面畫(huà)出直線，或在信件（文件）上用簡(jiǎn)練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），轉(zhuǎn)送前最好復(fù)印一份保存，以備查考。
二、發(fā)送郵件工作的程序有：
�。�、首先要對(duì)發(fā)件進(jìn)行查對(duì)，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致；
�。病z查附件，即檢查信函的附件是否放進(jìn)郵件，附件是否齊全；
�。�、郵件分類(lèi)，將各類(lèi)信件、包裹等分類(lèi)，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎；
�。础⑧]件標(biāo)記，即檢查信封上應(yīng)該標(biāo)注的標(biāo)記是否標(biāo)注；
５、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；
�。�、簽名，即檢查必須由領(lǐng)導(dǎo)簽名寄發(fā)的信函是否簽署；
７、登記，使用一個(gè)登記冊(cè)或記錄本來(lái)登記重要郵件（文件）；
�。�、了解和適應(yīng)郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)（發(fā)文）時(shí)間。
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