- 相關(guān)推薦
公司公文寫作要?jiǎng)t
總體而言,公司公文寫作應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)基本要求:合法、求實(shí)、合體、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。公文內(nèi)容與形式必須符合上至國家、下至公司內(nèi)部方針政策、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定,具有合法性;求實(shí),即要實(shí)事求是、講究實(shí)效;合體,即公文主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范。嚴(yán)謹(jǐn),即要求公文結(jié)構(gòu)須嚴(yán)密有序,避免產(chǎn)生歧義;規(guī)范,即要求公文格式、語言表達(dá)、符號使用都應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定,運(yùn)用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言,排斥使用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等,符合語法規(guī)則和邏輯,句子含義完整確切,具有較強(qiáng)的獨(dú)立性,便于受文者全面理解和準(zhǔn)確執(zhí)行。
一、行文規(guī)則的基本內(nèi)容
為確保公文迅速、準(zhǔn)確地在公司內(nèi)外傳遞,避免行文紊亂,公司有關(guān)部門應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定,制定行文方向、行文方式的有關(guān)準(zhǔn)則,這就是行文規(guī)則;緝(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。
。ㄒ唬└鶕(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文各機(jī)構(gòu)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍決定機(jī)構(gòu)之間的工作關(guān)系,機(jī)構(gòu)之間的工作關(guān)系又決定著公文傳遞的方向。即處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機(jī)構(gòu)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)構(gòu)主送下行文;被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)構(gòu)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)構(gòu)主送上行文;具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)構(gòu)之間相互主送平行文。
。ǘ┻x擇適宜的行文方式,一般不得越級行文行文方式是指機(jī)構(gòu)之間公文傳遞的形式,分為逐級行文、多級行文、越級行文、直接行文等。對外發(fā)文,應(yīng)考慮需要和可能的條件,選擇適宜的行文方式。
1.逐級行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,存在隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)構(gòu)之間應(yīng)采取逐級行文的方式,按級逐漸上報(bào)或下發(fā)文件,即只對直屬上一級機(jī)關(guān)或下一級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,如果需要,再由上一級或下一級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。
2.多級行文。為加快公文傳遞,在必要時(shí)可采取同時(shí)向若干層級的上級或下級機(jī)構(gòu)制發(fā)公文,包括直達(dá)基層組織和向公司全體員工公布。
3.越級行文;為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脫節(jié)、被動(dòng)或抵觸,一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才采用越級行文:情況特殊緊急,如逐級上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成重大損失;經(jīng)多次請示直接上級和抄送機(jī)關(guān),問題長期未解決;上級交辦,并指定直接越級上報(bào)的具體事項(xiàng);出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項(xiàng);控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時(shí),一般應(yīng)抄送越過的機(jī)構(gòu)。
4.直接行文。同級或其他不相隸屬的機(jī)構(gòu)之間相互行文時(shí)采用。行文不受系統(tǒng)歸屬與級別層次的制約。
。ㄈ┱_選擇主送與抄送機(jī)構(gòu)
除普發(fā)性公文之外,一份公文通常只選擇一個(gè)主送機(jī)構(gòu),防止由于多頭主送而貽誤處理。下列情況時(shí),在向主送機(jī)構(gòu)發(fā)文時(shí),應(yīng)同時(shí)抄送:對下級的重要發(fā)文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接上級機(jī)構(gòu);受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)構(gòu)向上級請示,應(yīng)明確主送、抄送機(jī)構(gòu),由主送機(jī)構(gòu)答復(fù);上級向雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級行文,必要時(shí)應(yīng)抄送另一上級;公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)構(gòu)的職權(quán)范圍,需相關(guān)機(jī)構(gòu)配合時(shí),應(yīng)抄送。如屬下列情況,則不得抄送:請示在上報(bào)同時(shí),不得向下級抄送;接受抄送的機(jī)構(gòu)不得再向其他抄送;與公文辦理無關(guān)的機(jī)構(gòu)不得抄送。
。ㄋ模┞(lián)合發(fā)文時(shí),作者應(yīng)是同級部門并須對有關(guān)問題協(xié)商一致因公司業(yè)務(wù),公司內(nèi)部兩個(gè)或兩個(gè)以上部門橫向聯(lián)系較多,行使職能時(shí)可以聯(lián)合行文。但聯(lián)合行文的部門級別層次須相同或相近。同時(shí),為維護(hù)公司管理一致性,聯(lián)合行文前須就有關(guān)問題協(xié)商一致,不得以自己部門單方面意見各自向下行文。
。ㄎ澹﹪(yán)格控制公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)機(jī)構(gòu)行文必須注重實(shí)效,堅(jiān)持少而精的原則,可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā);經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的可不再行文,必須印發(fā)的要控制數(shù)量與范圍。上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文,簡化手續(xù),以提高管理效率。
二、公文特殊表達(dá)要求
(一)時(shí)間概念的表達(dá)
除不必或不允許精確表達(dá)外,須確切表達(dá)時(shí)間,完整標(biāo)明年月日,特殊時(shí)需標(biāo)出時(shí)、分甚至秒;避免使用"今年"、"明天"等需借助其他時(shí)間概念才能準(zhǔn)確理解的時(shí)間代詞;禁止使用"上月以前"、"去年之后"等一類不易劃定界線的詞語;年份一律使用全稱,如需有關(guān)歷史年號時(shí),先寫公歷年份,再將歷史年號置于圓括號內(nèi)。
。ǘ┛臻g概念的表達(dá)
在專用名詞中,城市、地區(qū)、縣、鄉(xiāng)等名稱首次出現(xiàn)時(shí),如屬于國外的應(yīng)冠以國別,屬于國內(nèi)的應(yīng)冠以所屬盛自治區(qū)、直轄市的名稱。所有國名、地名均應(yīng)使用國家公布的標(biāo)準(zhǔn)名稱(包括標(biāo)準(zhǔn)譯名),一般不使用別稱,國內(nèi)地名不用簡稱。除出于特殊需要,或表達(dá)對象在文中無重要和必要意義之外,公文中的空間概念大都需精確表達(dá),慎重使用表示處所的代詞,以防止誤解或費(fèi)解。
(三)數(shù)量概念的表達(dá)
表示數(shù)量時(shí)一般應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字,特殊情況下用漢字。同一文件中同類數(shù)量的表示方法,應(yīng)前后一致。除在特殊情況下使用約數(shù)、概數(shù)外,公文中的數(shù)目概念應(yīng)用精確數(shù)字表示。表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù),表示減少時(shí)則只用分?jǐn)?shù)而不用倍數(shù)。在"增加、上升、擴(kuò)大"或"減少、降低、縮斜等詞語后面有"到、至"等字樣的句式與后面帶"了"或不帶"了"字的句式,語意差別很大,使用時(shí)務(wù)必謹(jǐn)慎。若需用"以上"、"以下"等詞表示數(shù)字分界時(shí),為使界線劃分清晰準(zhǔn)確,應(yīng)以各種方式注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。注意數(shù)詞"兩"的使用,"兩"不能做序數(shù),也不能用以表達(dá)沒有零頭的多位數(shù)。
量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計(jì)量單位和國家公布的中文名稱。
如文中須出現(xiàn)歷史上使用的、外國使用的或地方性的單位(如石、斗、磅、英寸等)時(shí)應(yīng)折算成國家法定計(jì)量單位,并加以說明。使用復(fù)合量詞時(shí),如詞語不常使用,應(yīng)加注簡要說明。
(四)職務(wù)、姓名的表達(dá)
各種職務(wù)、姓名應(yīng)以全稱出現(xiàn)。當(dāng)某人擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時(shí),只列出與文件內(nèi)容有關(guān)者。需列出某人兩個(gè)或兩個(gè)以上職務(wù)時(shí),國內(nèi)的應(yīng)按先黨內(nèi)、后黨外,由大到小排序,國外的應(yīng)尊重對方習(xí)慣或雙方需要。國外人士的譯名、職務(wù)應(yīng)以國家公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn),如無標(biāo)準(zhǔn)譯名應(yīng)注意在有關(guān)文件中使用同一譯名,譯名后一般應(yīng)用圓括號注明其外文名稱。若干人物的姓名需同時(shí)并列出現(xiàn)在文件中時(shí).應(yīng)按職務(wù)高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規(guī)定排序,與事情相關(guān)的程度、歸屬等標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成排序。
。ㄎ澹┏潭雀拍畹谋磉_(dá)
表示程度的成分往往構(gòu)成公文關(guān)鍵性部分,表達(dá)不當(dāng)就會(huì)造成失實(shí)、失誤。
公文中表達(dá)程度的關(guān)鍵是選用各種副詞、代詞。"很、極、最、更加、極其、非常、尤其、十分、過于、特別、比較、多么、大致"等副詞,"這么、這樣、如此"等代詞都可以表示程度。選用這些詞語時(shí)應(yīng)注意與客觀實(shí)際符合,務(wù)求恰到好處。在公文中常需對肯定或否定的程度加以表述,注意把握分寸。
(六)范圍概念的表達(dá)
在現(xiàn)代漢語中,表示全部或部分的詞語,分別為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式,如"所有、一切、全部、任何一個(gè)、總共、人人"等就可用于表示全部。而"有些、有的、一些、部分、少數(shù)、多數(shù)、接近半數(shù)、百分之幾"等則用于表示部分。在使用上述詞語時(shí)應(yīng)注意:當(dāng)事物是被全面肯定或全面否定時(shí),才能用表示全部的詞語,稍有保留或無法最終確定時(shí),只能用表示部分的詞語。公文中表示部分時(shí),常要求精確,此時(shí)應(yīng)使用詞義精確的詞語,不能在一個(gè)語句中同時(shí)出現(xiàn)表示全部或部分的詞語,前后出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。
【公司公文寫作要?jiǎng)t】相關(guān)文章:
公司公文寫作范文02-20
《公文寫作》07-22
《公文寫作》07-21
公文寫作的誤區(qū)08-21
公文寫作的句子12-17
公文寫作范文03-15
公文寫作心得03-24
公文寫作要點(diǎn)12-27