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項(xiàng)目管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介
項(xiàng)目管理系統(tǒng)，就是項(xiàng)目的管理者應(yīng)用專(zhuān)門(mén)管理項(xiàng)目的系統(tǒng)軟件，在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。它從項(xiàng)目的投資決策開(kāi)始到項(xiàng)目結(jié)束的全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。
簡(jiǎn)介：
按照傳統(tǒng)的做法，當(dāng)企業(yè)設(shè)定了一個(gè)項(xiàng)目后，參與這個(gè)項(xiàng)目的至少會(huì)有好幾個(gè)部門(mén)，包括財(cái)務(wù)部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)、行政部門(mén)等等，而不同部門(mén)在運(yùn)作項(xiàng)目過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生摩擦，須進(jìn)行協(xié)調(diào)，而這些無(wú)疑會(huì)增加項(xiàng)目的成本，影響項(xiàng)目實(shí)施的效率。
而項(xiàng)目管理的做法則不同。不同職能部門(mén)的成員因?yàn)槟骋粋�(gè)項(xiàng)目而組成團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目經(jīng)理則是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者，他們所肩負(fù)的責(zé)任就是領(lǐng)導(dǎo)他的團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)時(shí)、優(yōu)質(zhì)地完成全部工作，在不超出預(yù)算的情況下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目的管理者不僅僅是項(xiàng)目執(zhí)行者，他參與項(xiàng)目的需求確定、項(xiàng)目選擇、計(jì)劃直至收尾的全過(guò)程，并在時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、合同、采購(gòu)、人力資源等各個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位的管理，因此項(xiàng)目管理可以幫助企業(yè)處理需要跨領(lǐng)域解決的復(fù)雜問(wèn)題，并實(shí)現(xiàn)更高的運(yùn)營(yíng)效率。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用從80年代僅限于建筑、國(guó)防、航天等行業(yè)迅速發(fā)展到今天的計(jì)算機(jī)、電子通訊、金融業(yè)甚至政府機(jī)關(guān)等眾多領(lǐng)域。目前國(guó)內(nèi)，對(duì)項(xiàng)目管理認(rèn)識(shí)正逐漸深入，但要求項(xiàng)目管理人員擁有相應(yīng)資格認(rèn)證的還主要為大的跨國(guó)公司、IT公司等與國(guó)際接軌的企業(yè)。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)是基于現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)之上的一種新興的管理學(xué)科，它把企業(yè)管理中的財(cái)務(wù)控制、人才資源管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量管理、信息技術(shù)管理(溝通管理)、采購(gòu)管理等有效的進(jìn)行整合，以達(dá)到高效、高質(zhì)、低成本的完成企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作或項(xiàng)目的目的。
隨著IT行業(yè)的發(fā)展，IT行業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目拓展和投資比比皆是。為了提高項(xiàng)目管理水平，贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，特別是在加入WTO后在國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)上擁有與國(guó)際接軌的項(xiàng)目管理人才，越來(lái)越多的業(yè)界人士正通過(guò)不同的方式參加項(xiàng)目管理培訓(xùn)并力爭(zhēng)獲得世界上最權(quán)威的職業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理(PMP)資格認(rèn)證。同時(shí)，大部分的IT行業(yè)項(xiàng)目管理人士正嘗試使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)對(duì)自己的項(xiàng)目進(jìn)行輔助管理，為了方便大家的使用，現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目管理作一簡(jiǎn)要介紹。
特征
成本預(yù)算
大部分項(xiàng)目管理系統(tǒng)系統(tǒng)都可以用來(lái)獲得項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時(shí)、加班或一次性來(lái)計(jì)算，也可以具體明確到期支付日；對(duì)于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對(duì)各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會(huì)計(jì)和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶(hù)自定義公式來(lái)運(yùn)行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來(lái)幫助計(jì)算項(xiàng)目成本，在項(xiàng)目過(guò)程中跟蹤費(fèi)用。項(xiàng)目過(guò)程中，隨時(shí)可以就單個(gè)資源、團(tuán)隊(duì)資源或整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對(duì)比分析，在計(jì)劃和匯報(bào)工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時(shí)顯示并打印出每項(xiàng)任務(wù)、每種資源（人員、機(jī)器等）或整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用情況。
日程表
日程表程序主要用來(lái)對(duì)項(xiàng)目中各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源確定工作時(shí)間�？梢杂眠@些日程表計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。大部分系統(tǒng)軟件都對(duì)基本工作時(shí)間設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值，比如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時(shí)的午餐時(shí)間。對(duì)于各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時(shí)間，按非工作時(shí)間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時(shí)、天、周）。匯報(bào)工作進(jìn)程時(shí)要用到這些日程表，它通�？梢愿鶕�(jù)每個(gè)單項(xiàng)資源按天、周或月打印出來(lái)，或者將整個(gè)項(xiàng)目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項(xiàng)目日程表。
電子郵件
一些項(xiàng)目管理系統(tǒng)程序的共同特征是可以通過(guò)電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信息。這一功能使得用戶(hù)不必通過(guò)打印機(jī)或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過(guò)電子郵件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以了解重大變化，比如最新的項(xiàng)目計(jì)劃或進(jìn)度計(jì)劃，可以掌握當(dāng)前的項(xiàng)目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。
管理要素
一個(gè)成功的項(xiàng)目，通常有三個(gè)要素：時(shí)間的要素──完成的時(shí)間要“快”。成本的要素──完成的成本要“便宜”。效果的要素──完成后的表現(xiàn)要“好”。
什么是“好”？什么是“快”？什么是“便宜”？
好的項(xiàng)目首先是功能上要滿足客戶(hù)的基本使用需求，同時(shí)質(zhì)量可靠，安全性能得到保障。項(xiàng)目外觀美觀、獨(dú)特能讓人產(chǎn)生愉悅感，小區(qū)環(huán)境優(yōu)美，適宜居住。項(xiàng)目的平面布局合理，最大限度利用有限的面積，營(yíng)造盡可能大的可利用空間。各種水電、煤氣、電信、監(jiān)控等配套設(shè)施齊全，性能穩(wěn)定。
當(dāng)然除了有用和好用之外，項(xiàng)目的功能還需要有一定得前瞻性，即為將來(lái)可能需要具備的功能預(yù)留空間。
接著，讓我們來(lái)談?wù)勈裁词恰翱臁保吭谖覀內(nèi)粘５纳钪�，“快”和“好”一樣，往往是主觀的而非客觀的。有時(shí)它又是憑感覺(jué)而非憑理性的。
要達(dá)到預(yù)期完工的要求，一定要懂得怎么把一個(gè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目，分成不同的階段來(lái)完成。在每個(gè)階段中，又要根據(jù)每階段不同的重點(diǎn)分別來(lái)作完工預(yù)測(cè)。工程分得越細(xì)，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性就越高。但實(shí)施起來(lái)卻很困難，因?yàn)樾枰總�(gè)環(huán)節(jié)都不是單獨(dú)，需要多部門(mén)的相互配合，協(xié)作。計(jì)劃和實(shí)施都需要根據(jù)具體情況具體分析。如果一切按照計(jì)劃，這就合乎快的原則，否則就是不快。該完工時(shí)完工就是快，否則就是慢。
至于什么是“便宜”？一個(gè)項(xiàng)目該花多少錢(qián)，是應(yīng)該可以準(zhǔn)確地算出來(lái)。一般的情況來(lái)說(shuō)，實(shí)際的投資和預(yù)期的投資基本上都可以控制在一定得范圍內(nèi)。根據(jù)各分項(xiàng)工程的總價(jià)，項(xiàng)目的總價(jià)也可以得到有效的控制。但并不一定是用的錢(qián)越少，就越便宜，便宜是相當(dāng)于項(xiàng)目的有效價(jià)值來(lái)說(shuō)的。在項(xiàng)目實(shí)施中，同樣的投資中產(chǎn)生的工程項(xiàng)目的有效價(jià)值越高，即越便宜，同樣的投資產(chǎn)生的工程項(xiàng)目有效價(jià)值越低，越不便宜。
項(xiàng)目管理的目標(biāo)是又快、又好、又便宜，但事實(shí)上，因?yàn)楦鞣N原因，項(xiàng)目很難同時(shí)達(dá)到三個(gè)目標(biāo)的最大值，相當(dāng)多的時(shí)候需要取舍。關(guān)鍵是要顧全大局，兩害相權(quán)取其輕，兩利相權(quán)取其重。工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，需要及時(shí)有效地處理很多項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的具體情況，才能保證項(xiàng)目的成功實(shí)施。
總而言之，項(xiàng)目的目的，在于增加公司收入、節(jié)省公司支出和提升公司服務(wù)水準(zhǔn)三點(diǎn)。項(xiàng)目的成功與否，則取決于項(xiàng)目完成是否又快又好又便宜。
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