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辦公自動化的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢
辦公自動化已經(jīng)成為目前機構(gòu)和組織辦公的主要手段，在機構(gòu)的運轉(zhuǎn)和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關(guān)注的重點目標(biāo)。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公自動化的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
一、辦公自動化的概念
辦公自動化(OA)(以下簡稱“OA”)就其起源、產(chǎn)生的背景來講，伴隨電子產(chǎn)品和設(shè)備的發(fā)展和在辦公實踐中的應(yīng)用，使辦公室的工作能夠自動化進行，最開始時候主要是以解決政府機關(guān)和大公司單位的檔案、文件，通過辦公自動化應(yīng)用更加輕松和短時間的進行大量文件、檔案的處理。辦公自動化OA作為―個術(shù)語是由DS哈特于1936年首先提出來的。我國的辦公自動化發(fā)展和應(yīng)用于1985年首次辦公自動化規(guī)劃討論會上提出的。辦公自動化的開展和應(yīng)用實際意義上為通訊設(shè)備(電話、傳真機)，計算機技術(shù)、信息技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)等先進科學(xué)技術(shù)及電子設(shè)備應(yīng)用在辦公室的各種工作和各種活動，幫助整理、統(tǒng)計和提高工作效率、質(zhì)量等。最主要的目的是為提高工作效率、工作質(zhì)量;減輕工作負擔(dān)，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。
二、OA的發(fā)展
辦公自動化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學(xué)技術(shù)的提高，20世紀(jì)70-80年代我國才逐漸提出辦公自動化概念和開始實施辦公自動化管理，辦公自動化主要是通過計算機、打印機、復(fù)印機進行相關(guān)信息的管理、傳送、儲存等，重點是進行文件管理和編輯。但伴隨計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和進步， 90年代后期互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應(yīng)用于機構(gòu)的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關(guān)資料和進行管理，同時對不必要的文件和資料不必進行打印，減少儲存空間的同時減少辦公耗材的浪費。利用互聯(lián)網(wǎng)進行各個機構(gòu)和部門的監(jiān)督和管理還能夠有效的提高監(jiān)管力度和效果，減少信息傳遞過程的時間和過程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負擔(dān)。
伴隨近些年人們對環(huán)保的重視和關(guān)注，如今辦公室內(nèi)提倡低碳無紙化辦公，主要是減少辦公室內(nèi)文件的打印、降低紙張的浪費，節(jié)約辦公用紙等，能夠不進行打印的文件盡量應(yīng)用單子版通知和進行相關(guān)信息的轉(zhuǎn)達。上報相關(guān)信息盡量以電子版的形式進行傳送，降低辦公紙張的使用。
三、OA存在問題
各個機構(gòu)辦公人員的文化水平不一，導(dǎo)致在進行辦公自動化的實施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統(tǒng)辦公的時間較長，因此對辦公自動化和無紙化辦公缺少認(rèn)識和學(xué)習(xí)，對應(yīng)用辦公自動化存在抵抗情緒和消極態(tài)度，在計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中存在一定的障礙。僅能夠進行計算機的單機操作、還繼續(xù)傳統(tǒng)的辦公方式，不能進行電子版文件和相關(guān)信息的上報操作。
四、OA發(fā)展趨勢
伴隨互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化的計算機應(yīng)用已經(jīng)得到普及，同時應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進行辦公也逐漸成為趨勢化發(fā)展。面對越來越多的電視會議、電話會議、視頻會議的開展，辦公自動化互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為工作中必不可少的。以后辦公自動化發(fā)展的趨勢應(yīng)逐漸趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展逐漸替代傳統(tǒng)的辦公模式。同時伴隨越來越多互聯(lián)網(wǎng)和計算機的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)安全逐漸得到管理者們的關(guān)注，對于上傳和下載信息的安全問題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機構(gòu)內(nèi)秘密文件和信息的處理和保管。安全系統(tǒng)的建立主要為：
(一)相關(guān)信息的保密和安全性，在實際工作中應(yīng)保證相關(guān)文件的上傳和下載過程中安全可靠，具備相關(guān)的可查詢的記錄，在出現(xiàn)相關(guān)信息的安全問題時可進行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進行行為的抵賴。確保在辦公過程中的保密性，無授權(quán)不能隨意進行相關(guān)資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。
(二)安全系統(tǒng)的完善和建立，在計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中應(yīng)注意本系統(tǒng)和部門計算機，安全系統(tǒng)的完善和修復(fù)，應(yīng)定期對本機構(gòu)計算機和互聯(lián)網(wǎng)安全進行維護，保證計算機和互聯(lián)網(wǎng)使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進行攻擊導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，重要信息和文件丟失導(dǎo)致嚴(yán)重損失。我國目前主要的互聯(lián)網(wǎng)安全措施主要是依據(jù)計算機情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關(guān)的信息和文件。同時對在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進行收發(fā)和使用，更高層的監(jiān)管為公安部門的監(jiān)管，對管轄區(qū)域內(nèi)不安全網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進行監(jiān)管，控制違法網(wǎng)站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中所有信息和相關(guān)文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機密文件進行違法活動。
綜上所述，今后辦公自動化的發(fā)展主要為數(shù)字化、安全信息管理化發(fā)展，實現(xiàn)完全辦公自動化和無紙化辦公，在對辦公自動化優(yōu)化的同時應(yīng)注意對工作人員計算機和網(wǎng)絡(luò)知識管理方面的培養(yǎng)，提高安全意識、增加對網(wǎng)絡(luò)安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負擔(dān)的情況下，使辦公室工作者們能夠有個更加輕松、愉快、安全、穩(wěn)定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。
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