如何在項(xiàng)目管理過程中實(shí)現(xiàn)有效溝通
作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,溝通可以有許多形式,包括和項(xiàng)目相關(guān)人,內(nèi)部成員的溝通,以及公司,供應(yīng)商和更多其他方面的溝通. 項(xiàng)目溝通可能是口頭或通過電子郵件,以及項(xiàng)目章程和項(xiàng)目計劃,項(xiàng)目變更和項(xiàng)目狀態(tài)報告. 這一系列內(nèi)容只是項(xiàng)目經(jīng)理溝通工作的一小部分. 在這里,我會提出一些簡單的方法來保持明確有效的項(xiàng)目溝通.
信息發(fā)布要透明
你的項(xiàng)目計劃應(yīng)該包含項(xiàng)目溝通策略,說明您將如何與你的團(tuán)隊和客戶,以及何時,以何種形式進(jìn)行溝通.
通過簡單的圖表,約定每周一次的'例會,例如每星期一上午,會后會議紀(jì)要記下會議的后續(xù)行動. 不管效果怎樣,關(guān)鍵是從項(xiàng)目伊始就建立一個預(yù)期來說明你的溝通意圖. 要是團(tuán)隊和客戶有其他更有效方法,我們也可以借鑒. 但是只有大家知道期望值是什么才會對項(xiàng)目有信心.
重復(fù)永遠(yuǎn)沒有壞處
項(xiàng)目過程中當(dāng)有決策定下來以后,不管是團(tuán)隊內(nèi)部還是和客戶之間,一定要書面記下來. 項(xiàng)目過程中有無數(shù)微小細(xì)節(jié)要決定,不記下來,可能今天說明白了明天就忘了.
永遠(yuǎn)不要想當(dāng)然的認(rèn)為:總有人會來記錄和分發(fā)這些決定,自己動手!其實(shí)通常一個簡單的電子郵件就夠了,而且有一個文檔線索就可以證明寶貴的重要細(xì)節(jié).
抓住要點(diǎn)
項(xiàng)目經(jīng)理的溝通原則是簡明準(zhǔn)確. 團(tuán)隊成員都很忙,他們看郵件只會去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容:什么事兒? 和我有關(guān)嗎? 我要做什么? 什么時候?
簡潔語言覆蓋稱述內(nèi)容,而不要長篇大論. 總是抓住要點(diǎn),基于要解釋的問題提供必要的背景資料. 項(xiàng)目溝通是每一天的工作. 要時刻問自己:說的清楚嗎,是否提供了比較的信息. 這是項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)鍵的技能之一,并且可以持續(xù)的改進(jìn). 經(jīng)常訓(xùn)練自己,構(gòu)建自己的有效溝通模式.
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