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辦公室接待注意事項(xiàng)大全
辦公室，是一個(gè)單位的窗口，是一個(gè)單位接待來(lái)人來(lái)訪的形象，也是大家評(píng)價(jià)一個(gè)單位的第一印象。以下是小編給大家整理的辦公室接待注意事項(xiàng)大全，歡迎閱讀！
辦公室接待注意事項(xiàng)
一、接待全過(guò)程：
1、接待前準(zhǔn)備；
2、接待過(guò)程；
3、接待后安排。
二、接待各個(gè)環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)
1、接待前：
�、糯_定來(lái)訪人員人數(shù)、姓名、性別、級(jí)別、來(lái)訪時(shí)間、行程、來(lái)訪主要內(nèi)容以及有何具體要求。一般情況下，對(duì)方都會(huì)有人員清單發(fā)過(guò)來(lái)，接待方必須認(rèn)真核實(shí)以上內(nèi)容，并根據(jù)來(lái)訪人數(shù)確定1—2具體聯(lián)絡(luò)人，以便及時(shí)溝通聯(lián)系。
�、聘鶕�(jù)來(lái)訪規(guī)模和分工負(fù)責(zé)的原則，召集部門(mén)負(fù)責(zé)人，安排具體事務(wù)，以便明確職責(zé)，分工負(fù)責(zé)。
�、俎k公室擬定接待方案。一是接待期間天氣提示。二是目錄。三是來(lái)訪人員名單及級(jí)別（注意核對(duì)姓名）。四是陪同人員名單（注意對(duì)等接待）。五是接待路線（行程）安排。六是乘車安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是參觀點(diǎn)簡(jiǎn)介。
�、诤笄诎才艁�(lái)訪人員食宿問(wèn)題。一是就餐安排。一般分為主桌和副桌。主桌要根據(jù)客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和紅酒、煙都要準(zhǔn)備），并注意客人忌口的東西。主桌要擺席卡。副桌一般安排工作人員和駕駛員就餐，可以隨意一些。在就餐的過(guò)程中，要隨時(shí)注意主桌上菜的速度和酒水是否足夠用。二是住宿安排。住宿房間要根據(jù)對(duì)方人數(shù)和性別事先預(yù)定、排定。一定級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)要安排套房，并在房間內(nèi)擺放好洗漱用品、鮮花、水果、水、煙等。
③業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)對(duì)方來(lái)訪目的做好交流準(zhǔn)備。業(yè)務(wù)部門(mén)要事先了解對(duì)方來(lái)訪目的，安排分管人員或業(yè)務(wù)較熟的人員參加座談交流，可以事先準(zhǔn)備講話提綱，準(zhǔn)時(shí)參加座談交流。
（4）參觀藥廠做好內(nèi)部保潔、安全生產(chǎn)、情況介紹等工作。
注意事項(xiàng)：
1、對(duì)各參觀點(diǎn)及路線事先要進(jìn)行踩點(diǎn)，做好路線暢通，參觀點(diǎn)準(zhǔn)備充分。
2、在接待前，要注意獲取各部門(mén)接待負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話，以便及時(shí)聯(lián)系。
3、車輛的安排要事先通知駕駛員何時(shí)、何地待命。
4、講解人員要做好充分準(zhǔn)備，包括音響設(shè)備的事先調(diào)試等。
2、接待中：
⑴安排人員及領(lǐng)導(dǎo)到接待處迎接。要提前10分鐘到達(dá)接待處，以示尊重。
⑵引導(dǎo)車要做好引導(dǎo)工作，到達(dá)參觀點(diǎn)后要及時(shí)調(diào)度車隊(duì)停放。
⑶聯(lián)絡(luò)人員每到一個(gè)參觀點(diǎn)前就要和下一個(gè)參觀點(diǎn)負(fù)責(zé)人聯(lián)系（也可安排打前站車輛），做好大門(mén)開(kāi)放工作。
�、仍趨⒂^過(guò)程中，要注意攝像、照相保存資料。
�。�5）參觀過(guò)程的臨時(shí)休息地點(diǎn)要做好各項(xiàng)接待工作。水、煙、水果、濕巾以及衛(wèi)生間的保潔工作。
3、接待后：
�、哦Y送客人（可以贈(zèng)送禮品）。
⑵做好新聞報(bào)道工作。
�、亲龊媒哟偨Y(jié)工作。
⑷做好酒店食宿費(fèi)用結(jié)報(bào)工作。
辦公室接待來(lái)人的日常禮儀
1、要主動(dòng)對(duì)話，不能問(wèn)而不答
有人來(lái)訪，在辦公室工作的同志，要主動(dòng)張嘴說(shuō)話，主動(dòng)接話答話，但是，也不能沒(méi)話找話、亂說(shuō)亂話。
一般情況下，來(lái)人會(huì)先敲敲門(mén)，或是先問(wèn)一個(gè)你好，或是直接請(qǐng)問(wèn)辦某某事是在這里嗎？
辦公室的同志，如果先看到來(lái)人，應(yīng)該主動(dòng)上前詢問(wèn)來(lái)訪人有什么需要幫助的事情，首先要體現(xiàn)出辦公室人員的主動(dòng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，這樣也便于進(jìn)一步縮短和對(duì)方的心理距離。
來(lái)訪者一般都是有什么問(wèn)題才來(lái)的，有的甚至還是帶著一肚子的苦水和怨氣，如果沒(méi)個(gè)人正臉兒答理人家，很可能就會(huì)形成現(xiàn)場(chǎng)沖突。這時(shí)候主動(dòng)交流，可以使其在態(tài)度上和情感上有所改善，我們常說(shuō)抬手不打笑臉人，我們的態(tài)度好一點(diǎn)，來(lái)人的情緒就可以平靜一點(diǎn)。
遇有來(lái)人，可以“您好，請(qǐng)問(wèn)您是？您找誰(shuí)？有什么事？”，主動(dòng)上前，主動(dòng)對(duì)接，主動(dòng)服務(wù)，這應(yīng)該是辦公室工作人員的基本素質(zhì)和日常禮儀。
2、禮貌隨和，不能冷橫硬推
辦公室接待工作，其實(shí)就是與人的溝通和交流。在這個(gè)溝通交流過(guò)程中，工作人員一定要禮貌隨和。
在人與人溝通過(guò)程中，所表現(xiàn)出來(lái)的文明禮儀是個(gè)人基本素養(yǎng)好壞的直接體現(xiàn)，也是一個(gè)單位社會(huì)公眾形象的直接表現(xiàn)。
首先是要起身，要上前，要對(duì)來(lái)訪者使用基本禮貌用語(yǔ)。在接待過(guò)程之中，也應(yīng)該最大程度上做到雙眼跟隨來(lái)訪者，以給予來(lái)訪者一定的舒適感和被重視感。與來(lái)訪人員交流過(guò)程中，千萬(wàn)不要目視他方，也就是常說(shuō)的不拿正眼兒看人，千萬(wàn)不要左顧右盼、東張西望，但是，也不能目不轉(zhuǎn)睛直勾勾地一直盯著人家看。
如果看對(duì)方可能需要坐下來(lái)或是需要用一段時(shí)間來(lái)交流，主動(dòng)給人家搬一下椅子、倒一杯水。
如果對(duì)方提出的是咨詢類問(wèn)題，要清楚地告訴人家，要找哪個(gè)部門(mén)哪個(gè)同志，最好是直接帶過(guò)去。
如果是需要自己這里答復(fù)的問(wèn)題，那就要認(rèn)真傾聽(tīng)，然后有理有據(jù)地給予講解和答復(fù)。如果是需要時(shí)間來(lái)處理的，就要清楚地告訴來(lái)人，需要提供什么資料和情況，這里需要幾天來(lái)辦理。辦完之后是網(wǎng)上回復(fù)，還是需要來(lái)人當(dāng)面答復(fù)，都要當(dāng)面說(shuō)清。
這里切切要記住，千萬(wàn)不能上來(lái)就說(shuō)我不知道，這事不歸我管，這不是我們的責(zé)任，你找別人去吧，等等。這樣的話，輕則是不禮貌，重則就是紀(jì)律作風(fēng)的問(wèn)題了。
要知道，人的尊重都是相互的，來(lái)人，你尊重他，他也能感受到你的尊重，他當(dāng)然也會(huì)尊重你。
3、站坐有相，不能隨隨便便
辦公室工作人員的形象，也是很重要的。
站要有站相，坐要有坐相，包括發(fā)型、化妝、衣服、鞋襪等，這些都要注意。這些細(xì)節(jié)，下來(lái)還可以慢慢細(xì)說(shuō)。
這里要說(shuō)的重點(diǎn)是站坐有相，見(jiàn)有人來(lái)，首先要起立，站起來(lái)，要站直，不能歪歪扭扭，不要松松懶懶，不能趴在桌子上、倚的門(mén)上、靠在墻上，尤其是不能來(lái)回晃。在與人交流的時(shí)候，上身還要稍稍前傾一點(diǎn)。
如果來(lái)人要咨詢問(wèn)題，要伸手示意請(qǐng)對(duì)方坐下來(lái)，自己也要坐下來(lái)，盡可能把椅子拉近一點(diǎn)，或者是坐在接待沙發(fā)上，上身要盡量朝向來(lái)訪問(wèn)的人那一邊。
4、道謝道別，不能有頭無(wú)尾
接待的最后步驟，是禮貌道謝和道別。
如果是自己接待的來(lái)人，交流結(jié)束，要起身、握手，禮貌地道謝道別。
比如，來(lái)人提出一些批評(píng)、建議，一定要感謝對(duì)方的關(guān)心支持和監(jiān)督，要表達(dá)一定會(huì)認(rèn)真改進(jìn)，還要?dú)g迎對(duì)方繼續(xù)關(guān)心和支持。
如果是為對(duì)方答復(fù)解決問(wèn)題或是提供了某些服務(wù)和幫助，也要謙虛地表達(dá)，看看我們還有哪些做的不到位的，歡迎批評(píng)指導(dǎo)。
如果是帶有情緒而來(lái)的，經(jīng)過(guò)疏導(dǎo)和交流，平靜了，緩和了，雙方也有了一致認(rèn)識(shí)，這時(shí)候還要主動(dòng)關(guān)心，回去好注意保重身體，以體現(xiàn)關(guān)心。
職場(chǎng)必備接待禮儀
一、問(wèn)候與迎接
1.當(dāng)客人進(jìn)入辦公室或會(huì)議室時(shí)，應(yīng)立即停下手中的工作，起身迎接，面帶微笑，表示歡迎。
2.與客人握手時(shí)，應(yīng)熱情主動(dòng)，面帶微笑，目視對(duì)方，身體略微前傾，以示尊重。握手時(shí)應(yīng)注意力度，不要過(guò)于用力也不要過(guò)于輕柔。
3.與客人交談時(shí)，應(yīng)保持自然大方，站立挺拔，目視對(duì)方，以示專注。坐姿時(shí)應(yīng)保持上身挺直，雙腿平行，雙手放在桌上或膝蓋上。
二、茶水與點(diǎn)心
1.在為客人提供茶水或點(diǎn)心時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免發(fā)出聲響。同時(shí)應(yīng)遵循先賓后主、先女后男的原則。
2.倒茶時(shí)應(yīng)注意水量適中，一般以八分滿為宜。如若客人對(duì)茶水有特殊要求，應(yīng)盡量滿足。
3.在為客人遞送點(diǎn)心時(shí)，應(yīng)使用托盤(pán)或雙手捧送，并遵循先賓后主、先女后男的原則。同時(shí)應(yīng)注意不要讓點(diǎn)心直接放在桌上或地板上。
三、引導(dǎo)與參觀
1.在為客人引導(dǎo)時(shí)，應(yīng)走在客人左前方或右前方，保持兩步左右的距離。同時(shí)應(yīng)保持微笑，并隨時(shí)注意客人的需求。
2.在引導(dǎo)過(guò)程中，應(yīng)注意保持安靜，不要影響其他人的工作或談話。如需經(jīng)過(guò)樓梯、轉(zhuǎn)角等處時(shí)，應(yīng)及時(shí)提醒客人注意腳下。
3.在為客人參觀時(shí)，應(yīng)根據(jù)客人的需求和興趣點(diǎn)進(jìn)行介紹，不要只介紹自己感興趣的部分。同時(shí)應(yīng)保持禮貌大方，不要做出不雅的舉動(dòng)。
四、送客與回訪
1.在送客時(shí)，應(yīng)將客人送至門(mén)口或電梯口，并熱情道別。同時(shí)應(yīng)保持微笑，目送客人離開(kāi)。
2.在回訪時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排，如客人有特殊需求或時(shí)間限制時(shí)應(yīng)及時(shí)告知。同時(shí)應(yīng)保持良好的態(tài)度和禮貌，不要給客人帶來(lái)不必要的麻煩。
3.在接待來(lái)訪者時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排，如來(lái)訪者有預(yù)約或已提前告知時(shí)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員并進(jìn)行安排。同時(shí)應(yīng)注意保護(hù)公司的機(jī)密和隱私。
五、其他注意事項(xiàng)
1.在接待來(lái)訪者時(shí)，應(yīng)注意保持安靜整潔的辦公環(huán)境。不要在辦公區(qū)域大聲喧嘩或打鬧嬉戲。
2.在接待來(lái)訪者時(shí)，應(yīng)注意保持良好的形象和精神狀態(tài)。不要穿著過(guò)于隨意或暴露的服裝，也不要化濃妝或使用過(guò)濃的香水等。
3.在接待來(lái)訪者時(shí)，應(yīng)注意保持真誠(chéng)友好的態(tài)度。不要有歧視、排斥或攻擊的行為出現(xiàn)。如遇到突發(fā)情況應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并妥善處理。
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