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會計檔案具體應(yīng)該如何處理

　　會計檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，整理好的會計檔案要怎么處理？下面是小編為你整理的會計檔案的具體處理方法，希望對你有幫助。

會計檔案具體應(yīng)該如何處理

　　會計檔案的具體處理方法

　　你們是否也想了解不同公司的財務(wù)部門都是怎么管理資料?財務(wù)部門負(fù)責(zé)保管的資料，主要包括采購合同、銷售合同、會計檔案、憑證、發(fā)票等。資料的存儲方式包括電子、紙質(zhì)兩種。資料的內(nèi)容不同，存儲方式不同，管理流程肯定也各不相同。

　　小公司，銷售財務(wù)一式兩份

　　公司的財務(wù)部門，不同的文檔和資料都交給相應(yīng)崗位的財務(wù)人員。例如，合同原件附在憑證后面，電子檔合同由銷售文員、財務(wù)人員各一份，分別保管，原件沒有額外保留。

　　規(guī)范些的公司，會有專人管理合同、檔案資料

　　財務(wù)保留一份紙質(zhì)的合同原件，重要內(nèi)容掃描關(guān)鍵頁單獨(dú)存檔，其他的都掃描存檔，建立目錄，便于查找;財務(wù)、業(yè)務(wù)各留一份原件;由一個人專門負(fù)責(zé)電子、紙質(zhì)檔案的歸檔、整理工作。平時由其他人整理好的資料給他存檔。

　　例如：年度打印好的賬薄。各崗位負(fù)責(zé)自己崗位檔案，包括紙質(zhì)和電子資料，年度或定期整理好，上交檔案管理人員。質(zhì)保金賬務(wù)單獨(dú)掛賬管理。作為債權(quán)方應(yīng)該有相應(yīng)的.臺帳進(jìn)行跟蹤，或者系統(tǒng)跟蹤。人少可以讓一個人兼管，管理標(biāo)準(zhǔn)可以降低。

　　重要合同必須存檔，一般的直接附在憑證后面。檔案需要規(guī)范管理，檔案管理如果比較差，很多經(jīng)營活動沒辦法查清楚，沒有資料支撐。財務(wù)資料要經(jīng)常備份，避免因為一些不可抗力，造成財務(wù)資料缺失。曾經(jīng)有個案例，公司財務(wù)軟件是單機(jī)版，服務(wù)器壞了，數(shù)據(jù)沒有備份，結(jié)果好多年的憑證從頭再輸一遍，浪費(fèi)了很多時間。檔案用U盤或者刻錄光盤存檔一份，其他的電腦也存檔一份。

　　事務(wù)所常見的管理資料的方法，是采用激勵與獎懲政策

　　某會計所，合同也作為底稿的一部分，歸檔了。專門的法務(wù)出的套用模板，申請也是在單位的OA上申請。OA提交(信息輸入)—>辦公室處理—>拿合同—>蓋章—>歸檔。由于在報告審核，也是通過OA，信息都會備存電子檔案，檔案由專人負(fù)責(zé)。由質(zhì)監(jiān)部簽字后，交檔案室復(fù)核簽字，歸檔。不歸檔，不給提成，所以相關(guān)人員都很積極。大家一致認(rèn)為，國企或者上市公司，憑證的歸檔和裝訂都很到位。

　　專門的人管專門的事，其實放在哪個部門是次要的，只需明確一個部門管理此事，重要的是管理流程。

　　公司做的就比較規(guī)范或者說成熟

　　合同統(tǒng)一存檔于行政部。行政部門把這些合同掃描件電子化，給相關(guān)人員開通查閱權(quán)限。公司有檔案管理制度，制度里要求資料統(tǒng)一歸口部門是行政，分紙質(zhì)和電子兩種方式，檔案有公司證件資質(zhì)、法律文件、對外信函、會議紀(jì)要、協(xié)議合同、規(guī)章制度等，都是分類別的，并建立臺賬，做好目錄和索引。

　　資料移交、資料借閱，都有相應(yīng)的時間限制。資料借閱需要OA，資料外借比普通借閱要加兩個審核人。索引就是檔案編號，年份-公司名稱-部門名稱-小類-編號�？梢匀珕T查閱的檔案，放在OA公共資料庫里。借閱OA審批流程一般是：申請人—>部門負(fù)責(zé)人—>行政—>通知檔案管理員。

　　大型企業(yè)管理比較規(guī)范的，那么小企業(yè)?有沒有什么好辦法?

　　小企業(yè)的資料一式兩份，涉及到財務(wù)的資料原件財務(wù)留存。同時復(fù)印一份給相關(guān)部門，憑證附件也是用合同復(fù)印件。掃描電子檔，按日期月份歸檔。查閱原件或者外帶需要手續(xù)。網(wǎng)上找個合同管理軟件就可以用。小企業(yè)好在資料也少，所以理順一下就好了。

　　原件及電子檔統(tǒng)一管理、電子資料多備份、建立臺賬、完善借閱制度、專人管理等等這一系列成為了資料管理必不可少的必要流程和關(guān)鍵步驟。

　　企業(yè)清算后的會計檔案處理方法

　　原來的《會計檔案管理辦法》(財會字(1998)第32號，1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布)

　　第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　新的《會計檔案管理辦法》(2015年財政部、國家檔案局令第79號)

　　第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

　　第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的'會計檔案。

　　單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。