淺議企業(yè)會計電算化使用中存在的問題及改進建議

　　我國企業(yè)會計電算化經(jīng)過多年的發(fā)展歷程，存在的問題都有哪些？下面是小編為你整理的企業(yè)會計電算化使用中存在的問題，希望對你有幫助。

　　企業(yè)會計電算化使用中存在的問題

　　(一)財務軟件固有的風險可能會使會計信息的安全性，保密性受到威脅

　　人工會計系統(tǒng)的核算工作依靠職責分離、互相牽制、證帳表的鉤稽關系等控制手段，從原始憑證、記帳憑證、明細帳、總帳到報表每一步都有記錄并且有制單人、復核人、出納簽字、主管簽章以示負責，步驟清晰，條理分明。

　　而計算機證帳表信息來源于以人機交互方式輸入的記帳憑證，網(wǎng)絡管理員和操作員常常被賦予一定的訪問權限，由于內(nèi)部控制制度薄弱，操作人員可能超越權限或未經(jīng)授權的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽、篡改、復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的會計信息。另外，在整個系統(tǒng)中，各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)高度共享，相互聯(lián)系。在輸入環(huán)節(jié)出現(xiàn)的錯誤可能會被不斷放大，最終引起連鎖反應，造成的危害無論在范圍上還是影響力上都要遠遠超過人工會計系統(tǒng)。此外，會計電算化“省略了會計過程的信息重組和分類等諸多繁瑣細節(jié)，并且使程序之間的技術性核對化為烏有”。

　　(二)給審計工作提出了新的難題

　　在手工會計系統(tǒng)中，從原始憑證到記賬憑證，由過賬到財務報表的編制，每一步都有文字記錄，都有經(jīng)手人簽字，審計線索十分清楚。審計人員進行審計時，可以根據(jù)需要進行順查、逆查或抽查。但在會計電算化系統(tǒng)中，傳統(tǒng)的賬簿沒有了，絕大部分的文字記錄消失了，肉眼可見的審計線索大大減少。導致審計人員在對人工記賬階段采用的審計方法(包括檢查法、盤點法、觀察法、查詢及函證法、記算法、分析性復核法等)受到極大的制約甚至報廢。在復核，審核等環(huán)節(jié)，財務人員采用電子簽名形式(可能被人偽造)。即使發(fā)現(xiàn)重大舞弊，也不能像人工記賬那樣憑借墨跡和筆記，恰當?shù)拿鞔_責任，落實到個人，做到權責分明。

　　(三)給檔案管理帶來了新的困擾

　　實行會計電算化后原手工制作的會計憑證、會計賬薄和會計報表等傳統(tǒng)意義上的會計檔案，陽光體育論文則由計算機會計系統(tǒng)通過打印機規(guī)范打印保存或采用磁盤、光盤等磁質(zhì)來保存。磁性存儲介質(zhì)具有的易損、易刪、易改、易磁化，修改不留痕跡的特性。計算機硬件缺陷、軟件設計錯誤、運行沖突、電腦病毒、黑客攻擊、存放環(huán)境的不合格等，任何意外的發(fā)生都有可能造成磁盤中信息的丟失，丟失后又極難還原。

　　另外，現(xiàn)在市場上具備很完善的數(shù)據(jù)保密功能的軟件較少。多數(shù)軟件對其系統(tǒng)存在的各類數(shù)據(jù)文件未采取完善的保護措施，具備較好數(shù)據(jù)庫知識的人，完全可繞開會計軟件的各類控制措施，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)直接讀寫這些數(shù)據(jù)庫文件，甚至對文件中數(shù)據(jù)直接進行增刪、修改，盜取，偷換等操作，使會計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性無法得到保證。

　　企業(yè)會計電算化使用中問題的改進建議

　　(一)建立和完善會計電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境

　　1. 不相容職務相分離原則。即對會計電算化權限嚴格控，凡上機操作人員必須經(jīng)過授權，并且只能在授權范圍內(nèi)進行操作。在進入系統(tǒng)時應當加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。

　　2. 相互制約原則。即加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作員、維護人員的職責范圍，做到職責分離，相互牽制。

　　在記賬過程中，保證制單人和審核人不能為同一人。管理員和維護人員對系統(tǒng)的操作時間，方式，內(nèi)容等也應當詳細記錄在系統(tǒng)的“操作日志”中。

　　3. 安全、保密原則。安全主要是對軟硬件、文檔的安全檢查保障控制以及網(wǎng)絡安全控制。保密主要是建立設備設施安全措施、檔案保管安全控制、聯(lián)機接觸控制等;使用偵測裝置、防偽措施、數(shù)據(jù)加密和系統(tǒng)監(jiān)控等。此外，系統(tǒng)還應有拒絕錯誤操作的功能。

　　4. 內(nèi)部防范原則。主要針對個人壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進行防范。特別是在中小企業(yè)，要防止管理層凌駕于整個系統(tǒng)之上，使整個會計電算化系統(tǒng)形同虛設。

　　5. 人適其職，人盡其職原則。即企業(yè)要引進和培養(yǎng)一批既具備良好的財務會計才能，又精通信息技術，同時還能熟練應用會計電算化軟件的高素質(zhì)復合型人才。在職業(yè)道德的指導下，遵守執(zhí)業(yè)準則，實事求是地開展工作。

　　6. 崗位責任制原則， 通過對每個用戶的安全級別和身份標識來落實其職責與權限嚴格執(zhí)行輪崗制度，定期調(diào)整內(nèi)部控制人員的監(jiān)督權限， 防止內(nèi)部人的合謀串聯(lián)作弊。

　　(二)加快審計軟件的開發(fā)，加大事先審計和事中審計的力度。

　　在會計電算化普及的同時，審計軟件的開發(fā)與推廣應當與之保持同步，以適應其變化，同時又可以達到提高審計效率、擴大審計范圍，強化審計質(zhì)量的目標。在電算化會計信息系統(tǒng)的設計開發(fā)過程中可事先在被審計的計算機系統(tǒng)中嵌入審計程序，這些程序可以執(zhí)行審計監(jiān)督;建立審計跟蹤文件;記錄符合指定條件的會計事項及其操作處理的有關信息以便日后審計人員能夠進行追查，從而有助于解決會計電算化給審計帶來的難題。另外軟件開發(fā)公司在設計開發(fā)過程中應當加強審計軟件的分析功能, 利用先進的數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術對大型企業(yè)的海量數(shù)據(jù)進行分析處理等;利用分布式數(shù)據(jù)庫技術、嵌入式技術、網(wǎng)絡安全技術等加快聯(lián)網(wǎng)審計軟件的研發(fā)等。

　　會計電算化的普及也要求注冊會計師更加注重事先審計和事中審計。通過對系統(tǒng)是否建立了安全可靠用于防止有意或無意差錯的程序控制;系統(tǒng)是否充分保留了方便今后進行審計工作的審計線索;系統(tǒng)是否建立了用于保障系統(tǒng)安全運行的保密措施和管理制度等問題的審查，注冊會計師可以比較全面地了解系統(tǒng)的運行情況，找出系統(tǒng)內(nèi)部的薄弱環(huán)節(jié)，提請企業(yè)相關部門及時加以調(diào)整，改進，為期末審計的實施奠定基礎。

　　(三)加強企業(yè)的檔案管理

　　1. 創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，使各類設備處于溫度、濕度適宜，防火、防雷擊、防靜電的環(huán)境中，定時對設備進行質(zhì)量檢查和維護，以保證其有效性和合法性。如果有條件，企業(yè)應該設置相關的崗位，由專門人員加以保管。

　　2. 建立健全對電腦病毒，黑客攻擊的防范措施。比如：購買正版殺毒軟件，設置防火墻等。

　　3. 完善會計信息的備份制度。對重要的會計信息資料實行多級備份，并記錄下檔案形成時間、會計數(shù)據(jù)所屬時間、數(shù)據(jù)內(nèi)容及備份人所有資料均應按機密文件管理，包括文檔資料、源程序清單等，以避免因意外或人為的原因造成數(shù)據(jù)丟失。

　　會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

　　(一)會計電算化軟件存在的問題。會計電算化系統(tǒng)運行的復雜性，是內(nèi)部控制的范圍擴大，難度加大。由于電算化系統(tǒng)建立的數(shù)據(jù)處理方式與手工系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。中原公司發(fā)現(xiàn)如對于系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等都加大了內(nèi)部會計控制的難度。各會計軟件開發(fā)公司都強調(diào)突出自己的會計軟件開發(fā)模式和特點，造成大部分會計軟件相互不能兼容，使用方法上也存在差異，給用戶帶來了諸多不便。由于財務軟件的開發(fā)未能實行統(tǒng)一標準，再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發(fā)商購買，甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，使所用的財務軟件混亂，不同財務軟件的`數(shù)據(jù)接口、使用方法的不一樣，導致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟槐恪?/p>

　　(二)操作不當產(chǎn)生的問題。數(shù)據(jù)輸入操作不當問題是電算化條件下會計業(yè)務處理程序中最關鍵的內(nèi)部控制問題。在電算化系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫，當憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務處理。一旦輸入操作不當，將會引發(fā)日記賬、明細賬、總賬、會計報表中的一系列錯誤。電算化環(huán)境下會計工作質(zhì)量有賴于計算機軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計人員本身的操作水平。手工會計信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟業(yè)務的連續(xù)性，而在電算化會計信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓;為了減少操作失誤，提高輸出會計信息質(zhì)量，電算化會計信息系統(tǒng)必須具備嚴密的內(nèi)部控制功能和手段。

　　(三)會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性差。電算化環(huán)境下的安全與保密性有賴于建立健全有效的內(nèi)部控制制度。財務上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的商業(yè)秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。目前，我國的不少企業(yè)對會計電算化工作的安全性、保密性重視不夠，在實際工作中存在許多安全隱患。一些會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作，對計算機病毒的侵入防范意識不強，未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入，從而導致會計資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)。會計檔案形成和保管過程中存在風險。

　　(四)會計電算化政策與法規(guī)中存在的問題。會計電算化的政策與法規(guī)中存在著不適應會計電算化發(fā)展的規(guī)定。頒布電算化政策與法規(guī)是為促進會計電算化服務的，而目前我國頒布的有關法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如，有些涉及軟件技術開發(fā)上的具體細節(jié)規(guī)定，不能起到推動的作用，反而因規(guī)定的太死抑制了軟件的自我發(fā)展，影響了會計電算化的普及。

　　(五)會計電算化基礎管理滯后。中原企業(yè)開展會計電算化工作，使傳統(tǒng)的會計分工模式將被打破，會計人員的工作職責、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化;同時，由于數(shù)據(jù)的處理方式、記錄方式、存儲介質(zhì)的變化，勢必會帶動企業(yè)內(nèi)部控制的組織形式及內(nèi)控制度的變化。中原在電算化系統(tǒng)試運行階段，沒能適時調(diào)整崗位分工，參照其他公司所使用的制度文本制定了本單位的內(nèi)部控制制度，但這些制度并沒有針對本單位實際工作要求進行設計，且系統(tǒng)在運行過程中也沒有嚴格執(zhí)行，內(nèi)部管理仍是采取模仿手工的管理辦法，沒有實現(xiàn)重整，崗位分工混亂，權限設置缺乏牽制，計算機系統(tǒng)的安全性和保密性及會計檔案保管、數(shù)據(jù)備份等都存在安全隱患。

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