采購管理成功的5大要素

　　很多企業(yè)都把降低采購成本作為節(jié)省企業(yè)運(yùn)營成本的重要方法，下面就為大家介紹一下采購管理成功的5大要素，歡迎閱讀!

　　一、數(shù)量就是力量

　　這是談判課程中基本的原理。買方的采購批量是買方在談判中的最大優(yōu)勢，但具體如何合理運(yùn)用這個優(yōu)勢，卻取決于不同的采購戰(zhàn)略。對于某些生產(chǎn)資料的采購，其采購批量上的優(yōu)勢是相當(dāng)明顯的。為了維持價格的競爭性，同時也為了分散風(fēng)險(xiǎn)，常常要維持兩到三個供應(yīng)商。另外一方面，某些物料的采購，尤其是品種繁多的低值物品，單項(xiàng)商品的采購規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購，則是自己削減自己的優(yōu)勢。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進(jìn)行合并采購，從而提升談判的力量。試想，如果我們有近百項(xiàng)年采購量在幾千元左右的商品，如果單獨(dú)采購各項(xiàng)產(chǎn)品，將沒有一項(xiàng)可獲得采購優(yōu)勢，而且因?yàn)橐�與數(shù)百個不同的供應(yīng)商交易，廠商的采購成本也是相當(dāng)巨大的。但是如果能將這千項(xiàng)物品集中從一兩個供應(yīng)商那里采購，該廠商就是年采購量數(shù)十萬元的大客戶，沒有一個供應(yīng)商會忽視我們的存在。

　　二、選擇綜合性供應(yīng)商

　　如果我們要合并采購項(xiàng)目，有時一個具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對單一物料的制造商而言，單一客戶的采購量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢，但其提供給我們買方的未必就是最好的價格，并且他們很少有為單獨(dú)為某一客戶儲備大量的庫存。相比之下，通過服務(wù)靈活的綜合性供應(yīng)商進(jìn)行采購時，買方龐大的采購批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應(yīng)商儲備一定的庫存量，從而將自己的庫存削減到最小。而當(dāng)我們買方由于生產(chǎn)計(jì)劃波動等原因而取消某些物料的采購訂單時，因?yàn)榇蟛糠謳齑娣旁诠��?yīng)商那里，這部分損失可以和供應(yīng)商一起分擔(dān)，而且供應(yīng)商還可以通過自己的銷售渠道把這些多余的庫存銷售給其他客戶。在供應(yīng)商庫存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應(yīng)上也就有了保障。不僅如此，供應(yīng)商通過增加庫存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結(jié)成相當(dāng)緊密的伙伴關(guān)系。供應(yīng)商通過大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現(xiàn)薄利多銷的目的;而當(dāng)客戶有其他的需求時，他們也往往會成為首選供應(yīng)商。這是實(shí)際上是一個雙贏的局面。

　　三、近地域采購

　　運(yùn)輸?shù)臅r間和成本在物料采購中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時間是被用在了運(yùn)輸上。特別是一些低價值產(chǎn)品，長途運(yùn)輸無疑將增加采購的成本，有時甚至可能超過物料本身的價值。實(shí)際上很多廠商都注意到了這點(diǎn)。例如，諾基亞在建設(shè)北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請了他們的主板、電池、機(jī)殼等主要物料供應(yīng)商在開發(fā)區(qū)建廠。在整個星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現(xiàn)了零庫存。

　　四、采購管理系統(tǒng)的運(yùn)用

　　采購管理系統(tǒng)的應(yīng)用無疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。

　　對于我們目前的情況來看，雖然沒有實(shí)現(xiàn)完全的電子化管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電腦信息化管理，部門內(nèi)部通過局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運(yùn)作的速度，減少出錯率，增強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而帶來采購成本的相應(yīng)下降。

　　五、誠信的工作態(tài)度

　　“動蕩經(jīng)濟(jì)”的到來使競爭法則從公司之間的競爭轉(zhuǎn)為供應(yīng)鏈聯(lián)盟之間的競爭。良好的供應(yīng)商關(guān)系是構(gòu)建供應(yīng)鏈聯(lián)盟的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競爭力的重要因素。良好的供應(yīng)商關(guān)系是通過誠信互利的合作達(dá)到的。良好的信用紀(jì)錄可以極大地提升采購方在談判中的地位，采購員在向供應(yīng)商要求更合理的采購條件時也不會難于啟齒。

　　同時，良好的供應(yīng)商關(guān)系常�？梢允官I方在物料短缺時仍能以相對合理的價格及時得到供貨，在供應(yīng)充裕時又可以獲得相當(dāng)優(yōu)惠的價格。

　　采購要求一般來說有五大原則

　　1.適時（Right Time）

　　企業(yè)已安排好生產(chǎn)計(jì)劃，如果原材料不能如期到達(dá)，往往會引起企業(yè)內(nèi)部混亂，生產(chǎn)線必須停工待料，不能完成生產(chǎn)計(jì)劃，并延遲交貨期，引起客戶不滿

　　如果原材料提前太久購回放在倉庫里等著生產(chǎn)，又會造成庫存太多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情。所以，采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應(yīng)商按預(yù)定時間交貨。對企業(yè)來講，交貨時機(jī)很重要。

　　2.適質(zhì)（Right Quality）

　　一個優(yōu)秀的采購人員，應(yīng)該是精明的商人和合格的品質(zhì)管理人員這樣一個雙重的角色。因?yàn)橐环矫�，采購人員要以最便宜的價格購買到企業(yè)生產(chǎn)所需要的最佳品質(zhì)的物料

　　另一方面，采購人員要不斷地去推動那些長期合作的供應(yīng)商去完善其品質(zhì)管理體系，來提供質(zhì)量更加穩(wěn)定的物料。

　　3.適量（Right Quantity）

　　物料采購，是一次性采購還是分批量采購？

　　采購人員要對生產(chǎn)需求、物料損耗、搬運(yùn)和倉儲費(fèi)用等進(jìn)行仔細(xì)地計(jì)算，來制定周密的采購計(jì)劃，最終確定究竟采用哪一種采購方式。

　　批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，所以合理確定采購數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵，一般應(yīng)按經(jīng)濟(jì)訂購量訂購，采購人員不僅要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨，還要強(qiáng)調(diào)按訂單數(shù)量交貨。

　　5.適價（Right Price）

　　適價是指采購所需的物料，在滿足數(shù)量、質(zhì)量、時機(jī)的前提條件下，支付最合理的價格。

　　價格永遠(yuǎn)是采購活動中心的敏感焦點(diǎn)，企業(yè)在采購管理中最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是采購能節(jié)省多少采購資金，所以，采購人員必須把相當(dāng)多的時間和精力放在跟供應(yīng)商的“砍價”上。

　　物品的價格與該物品的種類、是否長期購買、是否為大量購買及市場供求有關(guān)系，同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉程度也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應(yīng)商在報(bào)價時就有可能“蒙騙”采購人員。

　　采購方法

　　1. 按采購地區(qū)分類

　　A國內(nèi)采購：當(dāng)國內(nèi)材料價格、品質(zhì)、性能相差無幾時，應(yīng)選擇國內(nèi)采購，國內(nèi)采購機(jī)動國性強(qiáng)，手續(xù)簡單方便

　　B國外采購：當(dāng)國外材料價格低，品質(zhì)高，性能好，綜合成本上升比國內(nèi)采購低時，可考慮國外采購。但在某些關(guān)系于民族前途的企業(yè)，如信息產(chǎn)業(yè)，通信產(chǎn)業(yè)等等，應(yīng)當(dāng)不僅僅考慮到當(dāng)前利益，還應(yīng)為長遠(yuǎn)著遠(yuǎn)，盡量在國內(nèi)采購或支持有能力的供應(yīng)商共同開發(fā)。

　　2.按采購方法可分為：

　　A直接采購：直接向物料生產(chǎn)廠商進(jìn)行采購。

　　B委托采購：委托某代理商或貿(mào)易公司向物料生產(chǎn)廠商進(jìn)行采購

　　C調(diào)撥采購：在幾個分廠或協(xié)力廠商和顧客之間，將過剩物料互相調(diào)撥支援進(jìn)行采購

　　3. 按采購政策可分為：

　　A集中采購：由公司總部采購部門統(tǒng)一進(jìn)行采購，如醫(yī)藥連鎖藥店、連鎖超市等由總部進(jìn)行統(tǒng)一采購

　　4.按采購性質(zhì)可分為：

　　A公開采購：采購行為公開化

　　B秘密采購：采購行業(yè)秘密進(jìn)行

　　C大量采購：采購數(shù)量極多的采購行為

　　D零星采購：采購數(shù)量零星化的采購行為

　　E特殊采購：采購項(xiàng)目特殊，采購人員事先須花很多時間進(jìn)行采購情報(bào)搜集的采購行為

　　F普通采購： 采購項(xiàng)目普通的采購行為

　　G正常性采購：采購行業(yè)正�；�而不帶投機(jī)性質(zhì)的采購行為

　　H投機(jī)性采購：物料價格低廉時大量買進(jìn)以期漲價時轉(zhuǎn)手圖里的采購行為。

　　5. 按采購時間分為

　　A長期固定性采購：采購行為長期固定性的采購。

　　B非固定性采購：采購行為不固定，需要時就采購。

　　C計(jì)劃性采購，根據(jù)材料需求計(jì)劃進(jìn)行采購

　　D緊急采購：物料急用時毫無計(jì)劃的緊急采購行為

　　E預(yù)定采購：預(yù)先將物料購進(jìn)而持付款的采購

　　F現(xiàn)金采購：現(xiàn)金購買物料的采購。

　　6. 按采購訂約方式可分為：

　　A訂約采購：買賣雙方根據(jù)訂立合約的方式進(jìn)行的采購。

　　B口頭電話采購：買賣雙方不經(jīng)過訂閱方式而是以口頭或電話洽談方式而進(jìn)行的采購行為

　　C書信電報(bào)采購：買賣雙方借書信或電報(bào)的往返而進(jìn)行的采購行為

　　D試控性訂單采購：采購方在進(jìn)行采購事項(xiàng)時因某項(xiàng)原因不敢大量下訂單，先以試探方式下少量訂單，進(jìn)行順利時才大量下訂單

　　7.按采購價格方式可分為：

　　A招標(biāo)采購：將物料采購的所有條件（如物料名稱、規(guī)格、品質(zhì)要求，數(shù)量、交貨期、付款條件）處罰規(guī)則，投票押金、投標(biāo)資格等等）詳細(xì)列明，刊登公告。投標(biāo)廠商從事報(bào)價投標(biāo)方得開標(biāo)，開標(biāo)后原則上以報(bào)價最低的廠商得標(biāo)，但得標(biāo)的報(bào)價仍高過標(biāo)底時，采購人員有權(quán)宣布廢標(biāo)，或征得監(jiān)辦人員的同意，以議價方式辦理

　　B詢價現(xiàn)購：采購人員選取信用可靠的廠商將采購條件講明，并詢問價格或寄以詢價單并促請對方報(bào)價，比較后限價采購。

　　C比價采購：采購人員請數(shù)家廠商提供價格后，從中加以價后，決定廠商進(jìn)行采購

　　D議價采購：采購人員與廠商議價后，一定價格進(jìn)行了采購，一般來講，詢價，比價或議價是結(jié)合使用的，很少單獨(dú)進(jìn)行的。

　　E定價收購：購買物料數(shù)量巨大，非幾家廠商所能全部提供的，如紡織廠購棉花，糖廠訂購甘蔗，或當(dāng)市場上該料匱乏時，則訂定價格現(xiàn)款收購，

　　F公開市場采購：采購人員在公開交易或拍賣時隨時機(jī)動的采購，因此大宗需要物料時，價格變動頻繁

　　采購協(xié)議通常涵蓋哪些重要內(nèi)容？

　　交貨地點(diǎn)：

　　明確交貨地點(diǎn)的遠(yuǎn)近對于采購價格、交貨時長、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)以及付款驗(yàn)收的便捷性都具有重要影響，因此需在協(xié)議中事先明確。

　　包裝及運(yùn)輸方式：

　　是否規(guī)范直接影響物料進(jìn)廠品質(zhì)及驗(yàn)收流程。協(xié)議中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定包裝材料、襯墊及標(biāo)識要求，同時明確運(yùn)輸工具（如汽車、火車、輪船或飛機(jī)）和運(yùn)輸路線的選擇，以確保運(yùn)輸成本、交貨時間及安全性得到合理控制。

　　付款方法：

　　付款方式是采購協(xié)議中的關(guān)鍵內(nèi)容。公司資金狀況良好時，可選擇現(xiàn)金購買以獲取價格、交期或其他條件上的優(yōu)惠。對于資金較為緊張的情況，可采用月結(jié)30日或月結(jié)60日等方式。此外，付款方法也可用于管理供應(yīng)商，優(yōu)秀供應(yīng)商可享受較短的轉(zhuǎn)賬支票到期日，而新合作或較難采購的物料可能涉及預(yù)付訂金。

　　采購標(biāo)準(zhǔn)：

　　協(xié)議中應(yīng)明確品質(zhì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交期規(guī)定等，以確保采購過程的規(guī)范性和一致性。

　　不可抗力因素處理：

　　針對天災(zāi)等不可抗力因素導(dǎo)致的違約情況，協(xié)議中應(yīng)預(yù)先規(guī)定處理方式，以減輕潛在風(fēng)險(xiǎn)。

　　違約責(zé)任：

　　對于品質(zhì)不達(dá)標(biāo)、交期延誤、交貨數(shù)量不足、服務(wù)水準(zhǔn)低等問題，協(xié)議中應(yīng)明確相應(yīng)的違約責(zé)任和處理方式。

　　其他條款：

　　長期合約的有效期、是否需要公證、采購方提供給供應(yīng)商的物品保管（如模具、圖紙）等，均可作為協(xié)議條款予以規(guī)定，以確保雙方權(quán)益得到充分保障。

　　采購管理的重點(diǎn)目標(biāo)有哪些？

　　正確計(jì)劃用料：

　　配合銷售目標(biāo)與銷售計(jì)劃，確保物料需求與市場需求相匹配。

　　預(yù)防呆滯廢料的發(fā)生，減少庫存積壓和浪費(fèi)。

　　加強(qiáng)用料支出的控制，提高成本效益。

　　適當(dāng)適量管理：

　　強(qiáng)化重點(diǎn)管理，如采用ABC物料法，對關(guān)鍵物料進(jìn)行精細(xì)化管理。

　　提高存貨周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本。

　　保持適當(dāng)有計(jì)劃的庫存水平，確保生產(chǎn)連續(xù)性和供應(yīng)穩(wěn)定性。

　　提高庫位的使用率，優(yōu)化倉庫空間布局。

　　強(qiáng)化采購管理：

　　遵循適價、適質(zhì)、適量、適時、適地的采購五原則。

　　深入了解市場行情，把握價格動態(tài)，確保采購價格合理。

　　與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。

　　發(fā)揮盤點(diǎn)功效：

　　消除料帳差異，確保材料數(shù)量的準(zhǔn)確性。

　　通過盤點(diǎn)調(diào)整庫存，保持材料存量合理。

　　確保產(chǎn)品品質(zhì)：

　　加強(qiáng)進(jìn)貨驗(yàn)收控制，防止不良品流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。

　　提高材料使用性，降低生產(chǎn)過程中的損耗。

　　發(fā)揮儲存運(yùn)輸功能：

　　確保材料品質(zhì)在儲存和運(yùn)輸過程中不受損害。

　　維護(hù)倉庫安全，防止火災(zāi)、盜竊等安全事故發(fā)生。

　　控制合理的儲存成本，提高倉儲效率。

　　確保收發(fā)作業(yè)的準(zhǔn)確性，避免物料錯發(fā)、漏發(fā)等問題。

　　降低成本：

　　推行以舊換新制度，減少新材料的采購需求。

　　積極開發(fā)替代品，降低采購成本。

　　余料再利用，減少浪費(fèi)。

　　降低采購儲存成本，提高整體經(jīng)濟(jì)效益。

　　提高人員工作效率，減少人力成本。

　　合理處理呆滯廢料，降低庫存成本。

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