安徽工程大學機電學院公文管理辦法

　　為幫助大家了解安徽工程大學機電學院公文管理的相關(guān)信息，下面，小編為大家提供安徽工程大學機電學院公文管理辦法，全文如下：

　　第一章 總則

　　第一條 為進一步做好公文處理工作，促進公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理的質(zhì)量與效率，根據(jù)國家關(guān)于公文處理的規(guī)范及格式要求，結(jié)合學院實際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于學院級公文處理，各教學單位、部門公文處理參照本辦法執(zhí)行。

　　第三條 院長辦公室(以下簡稱院辦)為學院公文歸口管理部門，對全院各部門的公文處理工作進行規(guī)范性指導、檢查。

　　第二章 公文種類

　　第四條 學院公文種類主要有：

　　(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

　　(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)部門和人員、變更或者撤銷下級不適當?shù)臎Q定事項。

　　(三)公告、公示。適用于向校內(nèi)外宣布重要事項。

　　(四)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

　　(五)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　(六)通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　　(七)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　　(八)報告。適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況，回復上級單位的詢問。

　　請示。適用于向上級主管部門請求指示、批準。

　　(十)批復。適用于答復下級單位請示事項。

　　(十一)函。適用于向相關(guān)政府部門以及與學院合作單位等商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　　(十二)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。具體紀要行文格式及要求參照《安徽工程大學機電學院會議管理制度》(院字〔2014〕55號)執(zhí)行。

　　第三章 公文構(gòu)成

　　第五條 5公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成。

　　(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

　　(二)密級和保密期限。公文的秘密等級分為“絕密”“機密”“秘密”。涉密公文應標志密級和保密期限，保密期限根據(jù)保密需要標注。

　　(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。公文緊急程度分為“特急”、“加急”，各類院級公文緊急程度在擬稿封面和來文承辦處理單上標識。

　　(四)文頭標志。學院各類公文的文頭標志為“安徽工程大學機電學院文件”。

　　(五)發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成(編號示例：院字〔2015〕1號、院辦字〔2015〕1號)。聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。學院發(fā)文單位代字根據(jù)等級分為一級發(fā)文代字和二級發(fā)文代字：

　　1.一級發(fā)文代字根據(jù)涉及的內(nèi)容分為：

　　(1)院董字，適用于學院重大戰(zhàn)略決策、重要事項審議、院領(lǐng)導任免、董事會決議等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為學院董事會;

　　(2)院字，適用于除董事會以外的全局性和重大事項工作部署、發(fā)布重要決定和全院性規(guī)章制度、通報重要事項、請示、報告等上行文、學院中層干部任免等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為院長辦公室;

　　(3)院函字，適用于學院向相關(guān)政府部門以及與學院合作單位等商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為院長辦公室;

　　2.二級發(fā)文代字根據(jù)涉及的內(nèi)容分為：

　　(1)院黨字，適用于學院黨組織建設、黨員發(fā)展、黨校等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為黨委;

　　(2)院辦字，適用于學院行政、全局性事項工作具體落實等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位院長辦公室;

　　(3)院教字，適用于學院教學、學籍、圖書館、信息化、實驗室建設等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為教務處;

　　(4)院科字，適用于學院教科研等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為科技處(籌);

　　(5)院學字，適用于學生管理、資助、團委工作等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為學生處;

　　(6)院招就字，適應于學院招生、就業(yè)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為招就處(籌);

　　(7)院財字，適用于學院財務、會計、審計類等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為財務處;

　　(8)院后保字，適用于學院后勤保障、安全保衛(wèi)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為后勤保衛(wèi)處;

　　(9)院外字，適用于學院對外合作有關(guān)工作行文，發(fā)文及文件管理主體單位為對外合作處;

　　(10)院素拓字，適用于大學生綜合素質(zhì)教育等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為大學生綜合素質(zhì)拓展中心;

　　(11)院監(jiān)審字，適用于學院監(jiān)察與審計委員會工作行文，發(fā)文及文件管理主體單位為監(jiān)察與審計委員會;

　　(12)其他尚未設置的機構(gòu)(含中心、委員會等)，在產(chǎn)生具體發(fā)文需求后由院長辦公室參照上述規(guī)范明確發(fā)文字號;

　　(13)以上所有發(fā)文代號僅指學院內(nèi)部工作行文，凡涉及對外報送的有關(guān)文件，或者涉及學院內(nèi)部重大事宜的，不得以二級發(fā)文代字報送或者發(fā)文，應提交一級發(fā)文代字報送或者發(fā)文。

　　(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

　　(七)標題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

　　(八)主送單位。公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

　　(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

　　(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

　　(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱。

　　(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。

　　(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應當加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。

　　(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

　　(十五)附件。公文正文的.說明、補充或者參考資料。附件如包含規(guī)章制度、方案等需標明版本信息的應在該附件封面標注版次。版次標注格式為“年度信息-版本信息”，如“2015(1.0)版”。

　　(十六)抄送單位。除主送單位外需執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

　　(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

　　(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。

　　第四章 公文格式

　　第六條 頁邊與版心尺寸。公文用紙采用國際標準A4型。公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。

　　第七條 字體字號。一般采用3號仿宋。特殊情況可適當調(diào)整。

　　第八條 行數(shù)和字數(shù)。一般每面排22行，每行28個字，并撐滿版心。特殊情況可適當調(diào)整。

　　第九條 文字顏色。如無特殊說明，公文中文字顏色均為黑色。

　　公文各要素具體格式規(guī)范見附件1：安徽工程大學機電學院公文格式(GB/T 9704-2012)

　　第五章 行文規(guī)則

　　第十條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

　　第十一條 向上級單位行文。向上級單位行為應注意：

　　(一)原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

　　(二)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

　　(三)領(lǐng)導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。

　　第十二條 向下級單位行文。主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。

　　第十三條 聯(lián)合行文。同級單位必要時可以聯(lián)合行文。屬于單一部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

　　第十四條 平行文。同級別單位間的互相行文。