安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院公文管理辦法
第六章 發(fā)文辦理
第十五條 發(fā)文辦理，包括起草、審核、會(huì)簽、核稿、審核/批、修改、簽發(fā)、編號(hào)、登記、校對(duì)、排版、繕印、用印、分發(fā)、存檔等程序。(發(fā)文流程詳見附件2)
第十六條 起草。公文起草分工如下：
(一)發(fā)文代號(hào)制發(fā)的學(xué)院級(jí)公文由院辦或主辦部門起草;
(二)發(fā)文代號(hào)制發(fā)公文由主辦部門起草，涉及跨門職權(quán)范圍工作的文件，由主辦部門與相關(guān)部門協(xié)商起草。
第十七條 審核
公文起草完畢后起草人填寫《安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院文件擬稿封面》(附件3)履行審批程序：
學(xué)院一級(jí)、二級(jí)發(fā)文代號(hào)制發(fā)的公文由公文起草部門負(fù)責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬發(fā)布的公文內(nèi)容進(jìn)行審核和檢查。
第十八條 會(huì)簽。內(nèi)容涉及跨部門時(shí)，需由主辦部門呈送相關(guān)部門的分管院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。
第十九條 核稿。院辦文秘負(fù)責(zé)公文核稿，核稿的重點(diǎn)是：
(一)理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確;
(二)是否正確，格式是否規(guī)范;人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范;
第二十條 審核/批。院辦主任負(fù)責(zé)對(duì)擬發(fā)布的公文內(nèi)容、字號(hào)等進(jìn)行審核/批。
第二十一條 修改。院辦文秘根據(jù)審核/批意見進(jìn)行修改。
第二十二條 簽發(fā)。原則上學(xué)院各類院級(jí)公文由院長簽發(fā)，院長亦可授權(quán)院長辦公室主任簽發(fā)。
第二十三條 公文編號(hào)、登記。各類院級(jí)公文由院辦統(tǒng)一編號(hào)、登記。
第二十四條 校對(duì)、排版、繕印、用印、分發(fā)。各類院級(jí)公文，由主辦部門負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核、排版、繕印、履行用印審批程序和分發(fā)。
第二十五條 存檔。文件印發(fā)后由院辦負(fù)責(zé)將擬稿封面原件、公文蓋章紙質(zhì)原件2份、公文電子版(Word、PDF版)同時(shí)存檔
第七章 收文辦理
第二十六條 收文辦理指學(xué)院收到各級(jí)公文的辦理過程，包括簽收、登記、呈報(bào)、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦、反饋等程序(收文流程詳見附件4)。
第二十七條 簽收、登記、呈報(bào)、擬辦、批辦
院辦負(fù)責(zé)對(duì)各類公文進(jìn)行簽收、登記，填寫《安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院來文承辦處理單》(附件5)，院辦主任批示擬辦意見后呈送院領(lǐng)導(dǎo)批辦。
各部門收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公文，應(yīng)將公文原件交至院辦統(tǒng)一做簽收處理。
第二十八條 分送、承辦
(一)根據(jù)批辦意見將公文分送至承辦部門負(fù)責(zé)人，由承辦部門負(fù)責(zé)人批示，明確具體承辦人。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回并說明理由，由院辦匯報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)后分送至相關(guān)承辦部門。
(二)門公文管理員應(yīng)及時(shí)將部門負(fù)責(zé)人的批示意見反饋至院辦，以便院辦聯(lián)絡(luò)具體承辦人跟蹤進(jìn)度，催辦、督辦;
(三)承辦人收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)按期限辦理，確有困難的應(yīng)及時(shí)說明。
第二十九條 催辦、反饋
(一)負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)來文的辦理情況進(jìn)行催辦和督辦;
(二)承辦部門嚴(yán)格按照以下要求反饋辦理結(jié)果：
1.級(jí)來文不涉及學(xué)院重要數(shù)據(jù)、信息一般材料報(bào)送，具體承辦人在部門負(fù)責(zé)人同意后，直接按照文件要求報(bào)送;
2.級(jí)來文涉及具體承辦部門重要數(shù)據(jù)、信息材料等報(bào)送，由具體承辦部門按要求填寫《安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院請(qǐng)示單》(附件6)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管院長和院辦主任審核、院長審批后予以上報(bào)。
第八章 公文歸檔及管理
第三十條 發(fā)文、學(xué)院內(nèi)部需跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)歸檔
院級(jí)各類發(fā)文，主辦部門應(yīng)將擬稿封面原件(1份)、公文原件(2份)、公文電子稿(WORD版、PDF版本)送(發(fā))至院辦存檔，并簽字登記。
第三十一條 收文歸檔
(一)完成后，承辦人應(yīng)將請(qǐng)示單原件(如有)、上報(bào)材料原件報(bào)送至院辦存檔，保留復(fù)印件或其他形式的文件副本，并在《安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院來文承辦處理單》原件上簽寫辦理結(jié)果。
(二)級(jí)來文要求參加的培訓(xùn)、研討等會(huì)議，具體參會(huì)人在會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)將有關(guān)會(huì)議資料、會(huì)議記錄等有關(guān)材料原件報(bào)送至院辦存檔，保留復(fù)印件或其他形式的副本;如需進(jìn)行會(huì)議精神傳達(dá)、成果宣貫、技能轉(zhuǎn)訓(xùn)的應(yīng)在保障工作進(jìn)度的前提下提前完成。
第三十二條 公文管理
(一)控制。院級(jí)各類公文由院辦根據(jù)保密等級(jí)、受控范圍按相應(yīng)的等級(jí)統(tǒng)一管理。具體分類如下：
1.保密等級(jí)
(1)絕密：國家規(guī)定或?qū)W院決策認(rèn)為應(yīng)標(biāo)注為絕密等級(jí)的文件;
(2)機(jī)密：院董字文件，院長辦公會(huì)、院長辦公會(huì)擴(kuò)大會(huì)議、有關(guān)專題會(huì)議紀(jì)要等涉及學(xué)院重大決議事項(xiàng)的文件資料;
(3)秘密：請(qǐng)示、報(bào)告等涉及學(xué)院重要數(shù)據(jù)信息文件;
(4)不標(biāo)注密級(jí)的視為一般文件可內(nèi)部公開。
2.受控范圍
(1)院領(lǐng)導(dǎo)級(jí)，文件發(fā)送至院領(lǐng)導(dǎo)級(jí),僅限本級(jí)傳閱;
(2)處長級(jí)，文件發(fā)送至處長級(jí)，僅限本級(jí)及以上層級(jí)人員傳閱;
(3)科長(主管)級(jí)，文件發(fā)送至科長(主管)級(jí)，僅限于本級(jí)及以上層級(jí)人員傳閱;
(4)全員級(jí)，文件發(fā)至全員，僅限內(nèi)部使用，不得外傳;
(5)不受控，文件可外發(fā)。
(二)時(shí)效性管理。院辦根據(jù)公文時(shí)效定期對(duì)失效文件進(jìn)行廢止、歸類存檔。
1.公文時(shí)效類型
(1)短期性：時(shí)限不超過一學(xué)期。一般適用于學(xué)院因部署某項(xiàng)臨時(shí)性、短期工作而制發(fā)的文件;
(2)中期性：時(shí)限超過一學(xué)期而小于等于一學(xué)年。一般適用于學(xué)院部署某項(xiàng)持續(xù)時(shí)間較長的工作而制發(fā)的文件;
(3)長期性：時(shí)限超過一學(xué)年。一般適用于學(xué)院制發(fā)的各類管理規(guī)章制度等文件。
2.公文生效
除文件中明確規(guī)定生效時(shí)間外，所有文件都以“成文日期”為生效時(shí)間。
3.公文失效
(1)文件中明確規(guī)定的失效時(shí)間，過期失效;
(2)某項(xiàng)臨時(shí)性、專項(xiàng)性工作任務(wù)完成后，相應(yīng)的文件失效;
(3)明確發(fā)文代替、廢止舊文件，從新文件發(fā)布之日起，原有舊文件失效。
(三)人員異動(dòng)。各部門公文管理員崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
(四)學(xué)院收到的涉密公文應(yīng)按照發(fā)文單位要求和規(guī)定進(jìn)行清退或銷毀。
(五)上級(jí)單位的來文，經(jīng)院辦主任批準(zhǔn)后方可以復(fù)印(密件不準(zhǔn)復(fù)印)。復(fù)印時(shí)應(yīng)當(dāng)注明復(fù)印部門、日期、份數(shù)。復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋學(xué)院印章。
(六)不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，按照相關(guān)規(guī)定，經(jīng)所涉及部門的分管院長審核、院長批準(zhǔn)后可銷毀。
原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1968
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