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關(guān)于如何避免Word文檔和數(shù)據(jù)的丟失
有時(shí)在斷電或者電腦突然死機(jī)的情況下，word文檔以及數(shù)據(jù)尚未保存則可能會(huì)丟失，為了最大可能的避免此類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生，Word 2000/XP 有自動(dòng)恢復(fù)尚未保存的數(shù)據(jù)的功能。只要單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“保存”標(biāo)簽，并選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復(fù)選框，在“分鐘”框中，輸入時(shí)間間隔，以確定Word 2000/XP 保存文檔的時(shí)間。時(shí)間越短，Word 2000/XP 保存文檔越頻繁，在 Word 2000/XP 中打開(kāi)文檔后出現(xiàn)斷電或類(lèi)似問(wèn)題時(shí)，能夠恢復(fù)的信息當(dāng)然也就越多。 經(jīng)過(guò)設(shè)置后，所有在發(fā)生斷電或類(lèi)似問(wèn)題時(shí)處于打開(kāi)狀態(tài)的文檔在下次啟動(dòng)Word時(shí)都會(huì)顯示出來(lái)，用戶可以對(duì)恢復(fù)文件進(jìn)行保存。
除了設(shè)置office軟件的自帶功能，對(duì)需要保存的文檔可以再保留一個(gè)備份。在Word 2000/XP中就可以進(jìn)行設(shè)置， 單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，接著選擇“保存”標(biāo)簽，選中“保留備份”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。經(jīng)過(guò)這樣設(shè)置后， Word 2000/XP 就會(huì)自動(dòng)保存文檔的備份了。
注意Word在編輯文檔時(shí)會(huì)自動(dòng)地保存其備份，它的擴(kuò)展名不是“.bak”，而是“.wbk”，如果遇到文檔打不開(kāi)，則只要在打開(kāi)的范圍中選擇“所有文件”，直接打開(kāi)備份文檔即可。 該備份提供了上一次所保存的副本，這樣，原文檔中會(huì)保存有當(dāng)前所保存的信息，而副本中會(huì)保存有上次所保存的信息。每次保存文檔時(shí)，新的備份都會(huì)取代已有的備份。這樣就不用擔(dān)心會(huì)不小心保存了不需要的信息或刪除了原文件，保留備份可使工作成果免受損失。
如果文檔中的文本已經(jīng)損壞，同樣再次啟動(dòng)Word 2000/XP時(shí)，會(huì)自動(dòng)使用專(zhuān)門(mén)的文件恢復(fù)轉(zhuǎn)換器來(lái)恢復(fù)損壞文檔中的文本。也可隨時(shí)用此文件轉(zhuǎn)換器打開(kāi)已損壞的文檔并恢復(fù)其中的文本。操作方法為單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，并確認(rèn)選中了“打開(kāi)時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。以后單擊“打開(kāi)”按鈕 ，單擊“文件類(lèi)型”框中的“從任意文件中恢復(fù)文本”選項(xiàng)，成功打開(kāi)損壞文檔，可將它保存為 Word 格式或其他格式(例如，文本格式或 HTML 格式)。段落、頁(yè)眉、頁(yè)腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復(fù)為普通文字。
通過(guò)設(shè)置就可大大避免word文檔和數(shù)據(jù)的丟失，會(huì)提高工作效率帶來(lái)許多便捷。
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