盤點公文處理的注意事項

　　公文，就是處理公務(wù)的文書。運用公文來處理公務(wù)，是人們組織開展經(jīng)濟社會活動時使用最經(jīng)常、最普遍的方式之一，而且管轄范圍越廣、人員越多的機關(guān)和單位，這種方式運用得越多，與此相適應(yīng)，從事與制發(fā)公文相關(guān)工作的人員也越多，機構(gòu)也越大。 為此，下面小編帶來公文處理中的幾點注意事項。

　　一、公文格式

　　《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》第二條規(guī)定，“黨的機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書”�！稐l例》不但把格式寫進(jìn)了公文的定義，還專門安排一章講公文格式問題，由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。

　　公文格式，從廣義上講，是指公文的外觀形式，它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講，公文格式特指公文的文面格式。

　　文面格式。公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規(guī)格等方面的要求，包括版面安排、字體型號、字間行距等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。黨的機關(guān)公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭(報頭)、份號、密級、發(fā)往地址、緊急程度(等級)、發(fā)文字號(部委號)、簽發(fā)人、收發(fā)報序號8項，位于公文首頁上部，占整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章7項，位于文頭部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記4項，其中，印制版記又包括印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點：一是印發(fā)傳達(dá)范圍要標(biāo)注在成文日期之后(不署成文日期的，標(biāo)注在正文之后);二是主題詞、抄送機關(guān)、印制版記必須標(biāo)注在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規(guī)定，是做好公文處理工作，尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印制才規(guī)范，省委辦公廳專門制定了一個公文排印細(xì)則，細(xì)則中作了很具體的說明。

　　用紙格式。《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(長297毫米，寬210毫米)”。目前，我國黨的機關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文紙。如果使用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文紙，應(yīng)通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案柜等用品的供應(yīng)和配套問題。用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用，不得隨意改變。

　　裝訂格式。公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣�，F(xiàn)在所有的公文處理條例、辦法、細(xì)則都規(guī)定，公文應(yīng)在左側(cè)裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。

　　公文格式是在公文制作實踐中逐步形成的，是有它的特定作用的：

　　一是能突出公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，有利于政令的暢通。二是能更準(zhǔn)確地體現(xiàn)公文的內(nèi)容，使公文形式與內(nèi)容統(tǒng)一。三是有利于受文者迅速、準(zhǔn)確地識別公文和辦理公文。四是有利于公文的安全、保密和管理，便于歸檔查考。

　　從現(xiàn)在黨政機關(guān)制發(fā)的公文來看，格式不合《條例》規(guī)定的現(xiàn)象還比較普遍，常見的有以下幾種：(1)公文標(biāo)題中沒有發(fā)文機關(guān)名稱。(2)上報公文沒有標(biāo)注簽發(fā)人。(3)主送機關(guān)標(biāo)注不準(zhǔn)確。(4)在指示、決定、規(guī)定、意見等公文中，正文前標(biāo)注有主送單位，正文后有發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。(5)在有附件的公文中，正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前不標(biāo)注附件名稱。(6)發(fā)文機關(guān)和成文日期標(biāo)注位置不當(dāng)。(7)主題詞沒有按中央辦公廳的規(guī)定標(biāo)注。(8)在有附件的公文中，主題詞和版記不是標(biāo)注在附件之后，而是標(biāo)注在主件的成文日期之后。

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