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公務(wù)接待手冊(cè)
某公司
務(wù)
接 待 （草案）
辦公室 X年X月X日
冊(cè)商 手
一、總則
1、為規(guī)范公司商務(wù)接待活動(dòng)，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強(qiáng)商務(wù)接待費(fèi)用控制，特制訂本手冊(cè)。
2、商務(wù)接待工作是公司重要的對(duì)外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹(shù)立公司的良好形象。
3、本手冊(cè)規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動(dòng)的管理。
二、管理職能
公關(guān)部是公司接待工作的管理部門(mén)，公司商務(wù)接待以及宴請(qǐng)用餐等均由公關(guān)部統(tǒng)一安排。
三、商務(wù)接待工作原則
1、對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般，按照對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。
2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對(duì)浪費(fèi)，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。
3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，由公關(guān)部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，商務(wù)接待費(fèi)用原則上不得超過(guò)限額，如需追加預(yù)算，由管理中心另行審批。
四、接待職責(zé)分工
1、接待工作是公司窗口式工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門(mén)及人員必須高度重視且規(guī)范行為。
2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢(xún)問(wèn)讓座、接待洽談、參觀(guān)介紹及招待服務(wù)等。分工如下： ①公關(guān)部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服務(wù)并陪同洽談及參觀(guān)介紹。 ②前臺(tái)秘書(shū)或總裁秘書(shū)：負(fù)責(zé)來(lái)客引入及會(huì)議室的環(huán)境保持。 ③商務(wù)接待秘書(shū)：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來(lái)客記錄，安排來(lái)賓行程、食宿等。 ④商務(wù)接口部門(mén)：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。 3、公關(guān)部主任對(duì)接待工作負(fù)有全面責(zé)任。
五、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)
公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來(lái)訪(fǎng)者的人員級(jí)別及訪(fǎng)問(wèn)目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要?jiǎng)澐譃?個(gè)級(jí)別：普通接待、中級(jí)接待、高級(jí)接待、特殊接待。
1、普通接待
2、中級(jí)接待
3、高級(jí)接待
4、特殊接待
六、商務(wù)接待流程
1、商務(wù)接待的申請(qǐng)與審批①各部門(mén)實(shí)施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫(xiě)《商務(wù)接待申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)主管審核，主管副總裁審批后，報(bào)管理中心商務(wù)接待秘書(shū)申請(qǐng)安排接待； ②申請(qǐng)部門(mén)在《商務(wù)接待申請(qǐng)表》內(nèi)應(yīng)明確來(lái)賓人數(shù)、級(jí)別、接待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議； ③公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動(dòng)，由其助理、秘書(shū)填寫(xiě)《商務(wù)接待申請(qǐng)》，并作為接待負(fù)責(zé)人； ④商務(wù)接待秘書(shū)接到《商務(wù)接待申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計(jì)并核定接待預(yù)算后，填寫(xiě)《接待行程安排表》，反饋至接待申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn)； ⑤經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn)后的《接待行程安排表》，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，審批層級(jí)如下：
�、逌�(zhǔn)進(jìn)行審批； ⑦商務(wù)接待秘書(shū)將獲批后的《接待行程安排表》報(bào)公司財(cái)務(wù)部，作為預(yù)支、報(bào)銷(xiāo)接待費(fèi)用的預(yù)算憑證。 2、商務(wù)接待的實(shí)施 ①商務(wù)接待秘書(shū)依據(jù)獲批的《接待行程安排表》，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物品Z辦； ②商務(wù)接待秘書(shū)將《接待行程安排表》副本發(fā)至申請(qǐng)部門(mén)接待負(fù)責(zé)人，以及接待活動(dòng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時(shí)間； ③商務(wù)接待秘書(shū)依據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車(chē)輛或租用車(chē)輛的時(shí)間安排； ④商務(wù)接待秘書(shū)依據(jù)接待行程安排，制作《來(lái)賓接待手冊(cè)》，交由接待負(fù)責(zé)人，送至來(lái)賓； ⑤接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車(chē)站、機(jī)場(chǎng)接送來(lái)賓，并陪同來(lái)賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)； ⑥如接待負(fù)責(zé)人無(wú)法陪同，可由商務(wù)接待秘書(shū)或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)； ⑦接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動(dòng)的有序銜接； ⑧公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影后，由商務(wù)接待秘書(shū)將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來(lái)賓，留作紀(jì)念；
⑨來(lái)賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時(shí)致電來(lái)賓，在致以問(wèn)候的同時(shí)了解來(lái)賓對(duì)公司各方面的意見(jiàn)，以及對(duì)公司接待安排的滿(mǎn)意度，并及時(shí)填寫(xiě)《商務(wù)接待總結(jié)報(bào)告》，以便公司進(jìn)行改進(jìn)。
3、商務(wù)接待行程的變更①商務(wù)接待過(guò)程，如來(lái)賓要求對(duì)行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場(chǎng)陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時(shí)將調(diào)整意見(jiàn)通知商務(wù)接待秘書(shū)； ②商務(wù)接待秘書(shū)收到行程調(diào)整意見(jiàn)后，應(yīng)立即對(duì)《接待行程安排表》進(jìn)行調(diào)整； ③如行程調(diào)整僅限時(shí)間安排調(diào)整，商務(wù)接待秘書(shū)應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》報(bào)管理中心主任審批后執(zhí)行，并將《接待行程安排表》副本發(fā)至相關(guān)人員； ④如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，商務(wù)接待秘書(shū)應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》按審批流程重新進(jìn)行審批后方可執(zhí)行，并替換原《接待行程安排表》正、副本； ⑤商務(wù)接待秘書(shū)應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作《來(lái)賓接待手冊(cè)》，并送至來(lái)賓。
七、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)
1、商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務(wù)接待秘書(shū)，統(tǒng)一辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，無(wú)故超過(guò)30天未提供票據(jù)的，不再予以報(bào)銷(xiāo)，由財(cái)務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費(fèi)用；
2、實(shí)際發(fā)生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由商務(wù)接待秘書(shū)持發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)； 3、實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫(xiě)《費(fèi)用超額審批表》說(shuō)明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷(xiāo)；
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