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物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的檢索利用與保存
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物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存
(一)常用的紙介質(zhì)檔案的檢索與利用
紙介質(zhì)檔案檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。
1.常用檢索工具的編制方法
(1)分類卡片目錄
根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立起的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。
【題例】
在常用檢索工具的編制方法中，()是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。(A)
A.分類卡片目錄 B.專題卡片目錄 C.產(chǎn)題卡片目錄 D.名稱索引
(2)專題卡片目錄
按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。
(3)主題卡片目錄
主題以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。
(4)名稱索引
以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。2.檔案提供利用的方式 (1)檔案檢索的步驟和方式
一般是分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。
(2)檔案提供利用的方式
一般采用檔案室閱讀、外借、制作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等提供檔案整理的應(yīng)用。
(二)電子媒體檔案的檢索與利用
電子媒體檔案檢索一般分為兩類，一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯，需要注意的是目前仍有相當多的磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)在運行中。這類形式存貯的錄像磁帶的檔案存放與紙介質(zhì)檔案的存放相似。
各類軟件的檢索查詢設(shè)計各不相同，并無統(tǒng)一的檢索查詢形式。故其檢索與紙介質(zhì)檔案的檢索相同。
(三)物業(yè)管理檔案的保存
1.檔案的保存價值和保存期限
某個單份案文件的價值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。各物業(yè)服務(wù)企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標準。
2.檔案保存注意事項
(1)物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋本體安全、設(shè)備運行狀況和事故分析中有時起十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限2倍。
【題例】
房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修等檔案，在分析房屋主體安全、事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的：(D)
A.0.5倍 B.1倍 C.1.5倍 D.2倍
(3)各類小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限是較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。3.安全管理 (1)檔案安全管理
檔案保管應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，制定一套切實可行的檔案管理制度并加以嚴格執(zhí)行，改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復(fù)技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。
(2)檔案信息安全
�、贆n案的安全包括檔案本身不受到損壞與丟失和檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播，即檔案信息安全。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應(yīng)制定文件的密級體制，嚴格借閱、復(fù)制制度。
�、诩埥橘|(zhì)檔案的信息安全主要是對檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷毀應(yīng)制定詳細的制度，設(shè)定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復(fù)制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進行，并須獲得相應(yīng)授權(quán)方可實行。檔案銷毀時，應(yīng)經(jīng)上級批準，并在主管領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的監(jiān)督下采用適當?shù)姆绞戒N毀。
�、垭娮用襟w檔案主要是通過設(shè)立嚴格的多級權(quán)限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統(tǒng)、復(fù)制和下載的管理;對進入互聯(lián)網(wǎng)的計算機應(yīng)安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更新，防止黑客入侵和非法人員進入等方法保障電子檔案的信息安全。
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