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時間管理案例分析
引導(dǎo)語：關(guān)于時間管理的案例分析，由應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)整理而成，謝謝您的閱讀，祝您閱讀愉快。
案例一：淺談高效管理者的時間管理
一、時間管理的主要方法
1.帕累托原則在時間管理中的運(yùn)用
在有限的時間和資源下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最大化，是高效管理者工作的重要原則。 時間是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要因素之一，為了對高效管理者的時間進(jìn)行更好地管理，我們引入帕累托原則。 帕累托原則又稱做重要的少數(shù)、微不足道的多數(shù)，或80對20定律、猶太法則等，是19世紀(jì)末和20世紀(jì)初由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家及社會學(xué)家帕累托提出的，最初是用于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的決策。 這一原則是說在任何一組東西之中,最重要的通常只占其中的一小部分，因此對于重要但只占少數(shù)的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。 在時間管理中運(yùn)用帕累托原則有助于應(yīng)付一長列有待完成的工作。 將一大堆需要完成的工作列出優(yōu)先次序，把最應(yīng)優(yōu)先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時間集中精力把它們完成。
只有這樣，那些看起來可能是無法一一完成的工作才能通過我們所完成的那幾件重要工作而得到解決，獲得最大的收益。
2.“坐標(biāo)法”在時間管理中的運(yùn)用
一個人在同一時間處理兩個以上的任務(wù)是件極為困難的事情，一直保持高效更是難上加難，因此管理者應(yīng)把時間花在重要的、必須做的任務(wù)上，而不是那些并非必須要做的事情之上。
如果以“輕—重”為橫坐標(biāo)，“緩—急”為縱坐標(biāo)， 我們可以建立一個時間管理坐標(biāo)體系(見圖)把各項(xiàng)事務(wù)放入這個坐標(biāo)體系! 大致可以分為四個類別:重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。
我們通常會把緊急的事情放在第一位，這不是管理時間的有效辦法。在最初，我們可能會重視事情的重要程度，做的是“重要且緊急”的事情，但應(yīng)避免習(xí)慣于“緊急”狀態(tài)，否則，我們會不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，把自己當(dāng)成“救火隊(duì)員”，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急不重要”的事情了。
這樣一來，我們沒有時間去做那些“重要不緊急”的事，而這些事往往有著更深遠(yuǎn)的影響。將大部分時間花在“重要而不緊急”的事情上，可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱中，更可以避免在事情變得緊急后才疲于應(yīng)付。對于高校來說，“重要不緊急”的事就是教學(xué)。確定了教學(xué)任務(wù)，就明確了圍繞教學(xué)所需的人、財(cái)、物以及包括學(xué)術(shù)活動在內(nèi)的各種活動，高校各個管理層的時間管理都應(yīng)圍繞這一任務(wù)展開。
二、高校管理者的時間管理
高校管理者每天都要面對各種各樣的事務(wù)，千頭萬緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務(wù)中抓住重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，從而促進(jìn)相關(guān)工作的開展和完成，時間管理有著重要的作用�？茖W(xué)、規(guī)范、有序的時間管理不僅對高校管理者本人極為重要，對提高整個高校的工作效率、降低辦學(xué)成本也極為重要。但因?yàn)橹饔^客觀上的原因，我們都習(xí)慣了不將時間列入辦學(xué)成本進(jìn)行計(jì)算。
(一)高校管理者時間管理的必要性
高校管理者為什么要對時間進(jìn)行管理，這雖是個見仁見智的問題，但由于很多高校管理者未對時間進(jìn)行科學(xué)有效的管理，往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費(fèi)時間的現(xiàn)象廣泛存在，造成高校管理者時間浪費(fèi)的原因是多方面的，從主觀上說，一方面可能是因?yàn)楣芾碚呦胱龅氖虑樘�，但確因沒有科學(xué)區(qū)分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標(biāo)，導(dǎo)致各項(xiàng)工作缺乏優(yōu)先順序，最后可能有頭無尾;另一方面也可能是因?yàn)椴簧糜谑跈?quán)導(dǎo)致自己不得不花費(fèi)大量的時間于具體事務(wù)，或因倉促決策導(dǎo)致了整個學(xué)校的時間以及其他資源的浪費(fèi)。從客觀上說，高校管理者浪費(fèi)時間的原因來自于上級領(lǐng)導(dǎo)、工作系統(tǒng)以及生活工作條件等方面。不管是何種原因，高校管理者的時間一旦出現(xiàn)浪費(fèi)，對整個部門甚至整個高校的傷害極大，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致部門、單位乃至整個高校低效率重復(fù)勞動，最終成效不彰。為了避免浪費(fèi)時間的現(xiàn)象重復(fù)出現(xiàn)，必須對高校管理者的時間進(jìn)行管理。高校管理者永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但應(yīng)通過對時間進(jìn)行管理，保證他們永遠(yuǎn)有時間做最重要的事。
(二)高校管理者時間管理的內(nèi)容
高校管理者的時間管理并非是對時間這一資源進(jìn)行管理，而是對管理者自身進(jìn)行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費(fèi)，從而達(dá)到提高工作效率的目標(biāo)。對管理者自身進(jìn)行管理主要包括四個方面的內(nèi)容。
1.掌握工作的關(guān)鍵
高校不同層次的管理者盡管工作任務(wù)和工作責(zé)任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結(jié)為三個掌握，即掌握關(guān)鍵工作，掌握關(guān)鍵人物，掌握關(guān)鍵活動。高校發(fā)展目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的重點(diǎn)不在于每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現(xiàn)在關(guān)鍵工作，關(guān)鍵人物和關(guān)鍵活動上，抓住了這三個關(guān)鍵，高校管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚(yáng)其長而避其短。高校管理者無論職位、社會地位、學(xué)術(shù)水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關(guān)鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現(xiàn)重要而且緊急的事情時，高校管理者應(yīng)首先進(jìn)行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應(yīng)保證高校管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高校管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高校的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。
2.簡化工作程序
工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細(xì)致，執(zhí)行效果越好。同時，簡化程序有利于解決高校中出現(xiàn)的“文山會海”現(xiàn)象，不該發(fā)的文不發(fā)，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應(yīng)該在會前幾天分發(fā)參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內(nèi)容并有足夠的考慮時間，以提高決策的質(zhì)量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時間浪費(fèi)在泛泛而談上卻做不出任何科學(xué)決策。
3.合理安排工作時間
應(yīng)該做好每天、每周、每月以及每年的工作計(jì)劃，列出每一時間單位內(nèi)應(yīng)該完成的工作，排出優(yōu)先次序，突出重點(diǎn)并確認(rèn)完成時間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時間。高校管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進(jìn)行這些任務(wù)的過程中，不能被外界打斷，否則重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時間。高校管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項(xiàng)而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個學(xué)校帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高校至關(guān)重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。
4.合理授權(quán)
任何一位高校管理者都不可能獨(dú)自完成本部門乃至整個高校的所有工作，也不可能獨(dú)自對所有的事情做出科學(xué)決策，因此將一些事情指派或授權(quán)給別人，讓其他人對工作進(jìn)行分擔(dān)，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權(quán)的事項(xiàng)，并授權(quán)于適當(dāng)?shù)娜藖頉Q策和執(zhí)行，會提高整個學(xué)校的辦學(xué)效率。高校管理者的授權(quán)必須充分，同時必須重視監(jiān)督和檢驗(yàn)，保證被授權(quán)者的行為符合學(xué)校的整體利益。在授權(quán)過程中，管理者應(yīng)避免出現(xiàn)把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現(xiàn)控制他人的欲望，傾向于讓被授權(quán)人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權(quán)行為適得其反。 在授權(quán)中必須要克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，推行“限時辦事制”。 辦事拖延是浪費(fèi)時間的重要原因之一，實(shí)際工作中，工作任務(wù)的完成時間往往都會超出預(yù)期。 因此，嚴(yán)格規(guī)定每一件事情的完成期限，并要求被授權(quán)者在限定時間內(nèi)報告處理結(jié)果，授權(quán)效果會更為有效。
案例二：時間管理的小故事
課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐子，然后從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進(jìn)罐子里的鵝卵石。教授把石塊放完后問他的學(xué)生：“你們說這個罐子是不是滿的?”，“是�！彼械膶W(xué)生異口同聲地回答。教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子，把它們從罐口倒下去，搖一搖，問：“現(xiàn)在罐子是不是滿了?”大家都有些不敢回答，一位學(xué)生怯生生地細(xì)聲回答：“也許沒滿�！苯淌诓徽Z，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢倒進(jìn)罐子里，然后又問學(xué)生：“現(xiàn)在呢?”“沒有滿!”全班學(xué)生很有信心地回答說。是的，教授又從桌子底下拿出一大瓶水，緩緩倒進(jìn)看起來已經(jīng)被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的玻璃罐。
一個平常的玻璃罐就這樣裝下了這么多東西，但如果不先把最大的鵝卵石放進(jìn)罐子，也許以后永遠(yuǎn)沒機(jī)會把它們再放進(jìn)去了。生活中那么多事情，其實(shí)都可以像往這個玻璃罐里放東西那樣，先進(jìn)行時間級別分類，如根據(jù)大學(xué)生的日常安排，按照“事分輕重緩急”進(jìn)行組合，確定先后順序，做到不遺不漏。如：
A級別：時間緊、具有一定的挑戰(zhàn)性、非常重要的事情。如即將到來的考試必須多花時間進(jìn)行準(zhǔn)備。要注意的是：很多人懼怕A級別的事情，覺得太復(fù)雜，要耗費(fèi)太多的精力，同時因?yàn)榕吕щy完不成或者完成得不完美而采取逃避的態(tài)度。
B級別：很重要、但在時間上沒有特別要求。這一級別的事情當(dāng)前不需要馬上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遺忘，在最后關(guān)鍵時刻演變成A級別事件，如兩周前老師布置的期中檢查作業(yè)。
C級別：時間上緊迫、但并不是很重要的、可以請別人代勞的事情，如取快件，可以請同學(xué)順便去取。
D級別：時間上不緊迫也不是很重要的事情，有些可以請別人做;有的可以降低標(biāo)準(zhǔn);有的必須要做則放在零碎時間中進(jìn)行完成;有的對生活沒有益處的事件則建議選擇放棄，如毫無意義的閑逛。
案例三：時間管理——華為成功之寶
一、界定“時間管理”的兩大誤區(qū)
“華為”時間管理培訓(xùn)的第一部份，就是讓員工們清楚了解時間管理的2大誤區(qū)：
誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃
大量的時間浪費(fèi)來源于工作缺乏計(jì)劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進(jìn)行;沒有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置;沒有考慮對工作方法的選擇，結(jié)果長期用低效率高耗時的方法工作。
誤區(qū)二：不會適時說“不”
“時間管理當(dāng)中最有用的詞是‘不’”。華為人認(rèn)為，人們組織工作不當(dāng)中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自已，往往把把來自于各方的請托都——不暇思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。
量力而行地說“不”，對己對人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任委托的工作，不僅徒費(fèi)時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達(dá)標(biāo)，都會打亂委托人的時間安排，結(jié)果是“雙輸”。
所以“華為”一向強(qiáng)調(diào)，接到別人的委托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與委托人協(xié)調(diào)，在必要時刻，要敢于說“不”。
二、掌握“時間管理”的四大法寶
“成功地界定問題就已經(jīng)解決了問題的一半”，但如果沒有切實(shí)可行的解決方案，困境還是不會改變。 “華為”對于時間管理有4大法寶。
法寶一：以SMART為導(dǎo)向的“華為”目標(biāo)原則
“華為”的時間管理培訓(xùn)指出，目標(biāo)原則不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指：
具體性(Specific)。這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成為一個優(yōu)秀的‘華為人’”不是一個具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標(biāo)了。
可衡量性(Measurable)。是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳員工獎”目標(biāo)，它就對應(yīng)著許多量化的指標(biāo)——出勤、業(yè)務(wù)量等。
可行性(Attainable)。這里可行性有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該有能力范圍內(nèi);二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。一般人在這點(diǎn)上往往只注意前者，其實(shí)后者也相當(dāng)重要。如果目標(biāo)經(jīng)常達(dá)不到，的確會讓人沮喪，但同時也應(yīng)注意：太容易達(dá)到的目標(biāo)會讓人失去激情。
相關(guān)性(Relevant)。這里的“相關(guān)性”是指與現(xiàn)實(shí)生活相關(guān)，而不是簡單的“白日夢”。
及時性(Time-based)。及時性比較容易理解，是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，華為的時間管理培訓(xùn)指出，不但要確定最終目標(biāo)的完成時間，還要設(shè)立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。
法寶二：關(guān)注第二象限的華為四象限原則
根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類(即建立一個二維四象限的指標(biāo)體系)，如下
類別 特征 相關(guān)事宜
第一象限 “重要緊迫”的事件 處理危機(jī)、完成有期限壓力的工作等。
第二象限 “重要但不緊迫”的事件 防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑。
第三象限 “不重要但緊迫”的事件 不速之客、某些電話、會議、信件。
第四象限 “不重要且不緊迫”的事件
或者是“浪費(fèi)時間”的事件 閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節(jié)目等。
第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智——很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭，長此以往，既不利于個人也不利于工作。新員工來華為的初期，比較關(guān)注于第一象限的事件。天天加班，而且工作質(zhì)量也不盡如人意，感覺很糟糕。經(jīng)過培訓(xùn)后，轉(zhuǎn)換了關(guān)注的方向，發(fā)現(xiàn)整個感覺都改變了。這主要是因?yàn)榈谝幌笙夼c第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴(kuò)大會使第一象限的事件減少。而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好。因此，增強(qiáng)了新員工的自信。
法寶三：趕跑時間第一大盜的華為韻律原則
日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間(按每日工作8小時計(jì))，其中80%(約3小時)的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的 68.7%�！�
華為培訓(xùn)也認(rèn)識到：“打擾是第一時間大盜”。為了解決這個問題，華為提出了自己的時間管理法則——韻律原則，它包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用干擾性不強(qiáng)的溝通方式(如：Email)，要適當(dāng)?shù)嘏c上司溝通，減少來自上司的打擾等;二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等。
法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的華為精簡原則
著名的時間管理理論——崔西定律，指出：“任何工作的因難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程�！�
無論對于1部門的工作流量，還是7部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，并編制“分析工作流程的網(wǎng)絡(luò)圖”，每一次去掉一個多余的環(huán)節(jié)，就少了一個工作延誤的可能，這意味著大量時間被節(jié)省了。
綜上所述，通過研究和剖析華為的時間管理，華為給我們一個重要的啟示：時間管理是企業(yè)提高員工整體素質(zhì)的最有效法寶。
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