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項(xiàng)目時(shí)間管理的方法
隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會(huì)需要修改，這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分，看看下面的項(xiàng)目時(shí)間管理的方法吧！
項(xiàng)目時(shí)間管理的方法 1
例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本可能會(huì)有所增加，因此完成活動(dòng)定義后，要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。項(xiàng)目活動(dòng)是確定為項(xiàng)目各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計(jì)劃活動(dòng)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，活動(dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過(guò)程的使用和管理，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理。將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這些小的活動(dòng)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。
1、選擇合適工具
目前項(xiàng)目管理軟件正被廣泛地應(yīng)用于項(xiàng)目管理工作中，尤其是它清晰的表達(dá)方式，在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、參與活動(dòng)的人力資源、成本，項(xiàng)目管理軟件可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、平衡資源分配、成本計(jì)算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問(wèn)題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外還具有較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄的能力，并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析。
2、活動(dòng)工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。
一般說(shuō)來(lái)，工期估算可采取以下幾種方式：
1)專家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評(píng)估。項(xiàng)目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類似項(xiàng)目的施工的技術(shù)和管理人員，依靠過(guò)年的工作經(jīng)驗(yàn)做出比較詳細(xì)的可行的分析和評(píng)估，為項(xiàng)目的管理做指導(dǎo)工作。
2)模擬估算。使用以前類似的活動(dòng)作為未來(lái)活動(dòng)工期的估算基礎(chǔ)，計(jì)算評(píng)估工期。 在進(jìn)行模擬估算的時(shí)候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。
保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐步減少。例如在西安通信學(xué)院自動(dòng)錄播系統(tǒng)項(xiàng)目中，根據(jù)多年的系統(tǒng)集成經(jīng)驗(yàn)，錄播系統(tǒng)的教室和集成過(guò)程比較復(fù)雜，出現(xiàn)問(wèn)題的幾率很高，所以給項(xiàng)目的保留時(shí)間定為七天。在施工的'過(guò)程中布線、設(shè)備安裝都比較順利，在集成和調(diào)試的過(guò)程中第一天出現(xiàn)問(wèn)題較多，在技術(shù)人員的通力合作下第二天所以設(shè)備調(diào)試完成，項(xiàng)目的最大瓶頸突破后保留時(shí)間就可以精確對(duì)一天，工程進(jìn)度得到很好的控制。
3、活動(dòng)排序
在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測(cè)試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法。
4、進(jìn)度控制
進(jìn)度控制主要是監(jiān)督進(jìn)度的執(zhí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯(cuò)誤。在控制中要考慮影響項(xiàng)目進(jìn)度變化的因素、項(xiàng)目進(jìn)度變更對(duì)其他部分的影響因素、進(jìn)度表變更時(shí)應(yīng)采取的實(shí)際措施。在前幾期中曾經(jīng)對(duì)此進(jìn)行過(guò)探討，在此不再贅述。
5、安排進(jìn)度表
項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃意味著明確定義項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)始和結(jié)束日期，這是一個(gè)反復(fù)確認(rèn)的過(guò)程。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動(dòng)工期、資源需求、資源共享情況、項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動(dòng)特征等統(tǒng)一考慮。
進(jìn)度限制即根據(jù)活動(dòng)排序考慮如何定義活動(dòng)之間的進(jìn)度關(guān)系。一般有兩種形式：一種是加強(qiáng)日期形式，以活動(dòng)之間前后關(guān)系限制活動(dòng)的進(jìn)度，如一項(xiàng)活動(dòng)不早于某活動(dòng)的開(kāi)始或不晚于某活動(dòng)的結(jié)束;另一種是關(guān)鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時(shí)間進(jìn)度的決定性因素，制定相應(yīng)時(shí)間計(jì)劃。
在制定項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，先以數(shù)學(xué)分析的方法計(jì)算每個(gè)活動(dòng)最早開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間與最遲開(kāi)始和結(jié)束日期得出時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再通過(guò)資源因素、活動(dòng)時(shí)間和可冗余因素調(diào)整活動(dòng)時(shí)間，最終形成最佳活動(dòng)進(jìn)度表。
關(guān)鍵路徑法(CPM)是時(shí)間管理中很實(shí)用的一種方法，其工作原理是：為每個(gè)最小任務(wù)單位計(jì)算工期、定義最早開(kāi)始和結(jié)束日期、最遲開(kāi)始和結(jié)束日期、按照活動(dòng)的關(guān)系形成順序的網(wǎng)絡(luò)邏輯圖，找出必須的最長(zhǎng)的路徑，即為關(guān)鍵路徑。
時(shí)間壓縮是指針對(duì)關(guān)鍵路徑進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合成本因素、資源因素、工作時(shí)間因素、活動(dòng)的可行進(jìn)度因素對(duì)整個(gè)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，直到關(guān)鍵路徑所用的時(shí)間不能再壓縮為止，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。
項(xiàng)目時(shí)間管理的方法 2
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對(duì)一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計(jì)劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì)議、面談、簽約等事項(xiàng)逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預(yù)定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工表示祝賀，以及下周要參加什么會(huì)議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個(gè)會(huì)議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項(xiàng)目的有關(guān)部門(mén)以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門(mén)。四是每日預(yù)定時(shí)間表，在每日預(yù)定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門(mén)開(kāi)會(huì)，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀(jì)的英國(guó)，他通過(guò)數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個(gè)奇怪的現(xiàn)象，社會(huì)財(cái)富極其的不平等，社會(huì)的財(cái)富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財(cái)富，通過(guò)持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來(lái)解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財(cái)富，80%的利潤(rùn)來(lái)自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運(yùn)用這一原則來(lái)對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類的同時(shí)，要對(duì)工作的開(kāi)展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會(huì)議預(yù)計(jì)是半小時(shí)，結(jié)果一個(gè)班小時(shí)才開(kāi)完，秘書(shū)就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，是準(zhǔn)備時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，還是開(kāi)會(huì)的資料不夠充分。對(duì)這類問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問(wèn)題，來(lái)更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對(duì)于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于突發(fā)的`時(shí)間要預(yù)留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計(jì)劃。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書(shū)，一定要對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個(gè)地方浪費(fèi)了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過(guò)于緊湊，對(duì)時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來(lái)制度時(shí)間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會(huì)時(shí)間管理的藝術(shù)，對(duì)每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節(jié)奏的社會(huì)中對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
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