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項(xiàng)目管理的時(shí)間管理解析
項(xiàng)目管理作為管理學(xué)的一大分支，這一管理工作的落實(shí)是在專業(yè)知識(shí)、技能以及各種科學(xué)方法的配合下，對(duì)有利資源進(jìn)行高效的利用，繼而在一定的時(shí)間期限內(nèi)達(dá)到某種預(yù)期結(jié)果的目標(biāo)。時(shí)間管理作為項(xiàng)目管理工作中的一個(gè)重要組成成分，它與項(xiàng)目的成敗，相關(guān)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)利潤的取得之間存在很大的關(guān)聯(lián)性。
一、淺析項(xiàng)目時(shí)間管理的概念
項(xiàng)目時(shí)間管理實(shí)施的目的是為了使某一工程項(xiàng)目如期的完成，這一管理過程是系統(tǒng)性的、連續(xù)性的。依據(jù)自己的管理經(jīng)驗(yàn)，本文作者認(rèn)為項(xiàng)目時(shí)間管理包含的內(nèi)容是多種多樣的，“按照工期、保證項(xiàng)目工程的質(zhì)量”這是任何一位項(xiàng)目管理者最希望落實(shí)的目標(biāo)，但是縱觀項(xiàng)目管理工作的現(xiàn)狀，我們能夠切實(shí)的感觸到工期延后等現(xiàn)象頻繁的出現(xiàn)，所以對(duì)工程項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)行合理的安排與規(guī)劃在項(xiàng)目管理工作體系中是十分必要的工作內(nèi)容。做好項(xiàng)目時(shí)間管理這一工作內(nèi)容，一方面可以使項(xiàng)目如期竣工，另一方面也提高了與項(xiàng)目活動(dòng)有關(guān)資源的利用率，最終達(dá)到提高項(xiàng)目管理工作質(zhì)量的大目標(biāo)。
二、探究項(xiàng)目時(shí)間管理在項(xiàng)目管理工作進(jìn)程中實(shí)施的步驟
本文作者認(rèn)為時(shí)間管理的過程可以細(xì)化為6個(gè)階段，每一個(gè)階段有涵蓋了一個(gè)或者多個(gè)管理過程。為了使自己的論述更加的清晰，本文作者在下圖的配合下去闡明這6個(gè)階段之間的關(guān)聯(lián)：
1.項(xiàng)目活動(dòng)的定義
項(xiàng)目時(shí)間管理工作的落實(shí)使項(xiàng)目總目標(biāo)得以確立，這樣項(xiàng)目管理工作的難易程度就被清晰的羅列出來，項(xiàng)目活動(dòng)的整體結(jié)構(gòu)被細(xì)化為各個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，此時(shí)與該項(xiàng)目活動(dòng)有關(guān)的人員清楚自己要完成的工作任務(wù)以及要達(dá)到的工作目標(biāo)。時(shí)間管理在項(xiàng)目活動(dòng)定義階段的應(yīng)用，使項(xiàng)目活動(dòng)清單明確化，為后續(xù)項(xiàng)目工程的順利開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2.項(xiàng)目活動(dòng)開展的順序
在項(xiàng)目工程實(shí)施的進(jìn)程中，每一項(xiàng)細(xì)微的活動(dòng)的落實(shí)都需要有一定的時(shí)間與資源的提供，因此項(xiàng)目時(shí)間管理在此過程的運(yùn)用就是將有限的資源以及時(shí)間科學(xué)合理的配置到各個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)中，提高時(shí)間與資源的利用價(jià)值。此外在項(xiàng)目清單的配合下，項(xiàng)目管理者能夠明確各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)性以及他們之間的依賴程度，確定工程項(xiàng)目實(shí)施的工作流程�？傊�(xiàng)目時(shí)間管理能夠協(xié)助項(xiàng)目管理者確定項(xiàng)目活動(dòng)開展以及運(yùn)行的程序，使某一工程項(xiàng)目有規(guī)律的運(yùn)行以及發(fā)展。項(xiàng)目時(shí)間管理工作在這一階段的運(yùn)用，可以借助優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法以及網(wǎng)絡(luò)模板等科學(xué)方法去使項(xiàng)目活動(dòng)之間的關(guān)系組建成一套系統(tǒng)性的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。
3.輔助完成項(xiàng)目活動(dòng)工期的預(yù)算工作
項(xiàng)目時(shí)間管理在每一項(xiàng)活動(dòng)工期預(yù)算評(píng)估工作中的應(yīng)用，可以使估算、加總等與項(xiàng)目工程工期相關(guān)的工作順利的運(yùn)轉(zhuǎn)，在項(xiàng)目時(shí)間管理工作的輔助下，我們可以得到具有整體量化性質(zhì)的的工期估算數(shù)據(jù)信息。本文提出這樣的注意事項(xiàng)，項(xiàng)目時(shí)間管理在這一階段的應(yīng)用，一定要考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響作用，例如地理環(huán)境的惡劣、自然災(zāi)害的襲擊均可能會(huì)致使項(xiàng)目工期出現(xiàn)延遲的現(xiàn)象。
4.進(jìn)度表的編排
項(xiàng)目進(jìn)度表的編制工作是在與項(xiàng)目工程相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)圖、工期估算與預(yù)測(cè)、資源配置與利用的配合下而落實(shí)的。項(xiàng)目時(shí)間管理在這一階段的參與使進(jìn)度表洋溢著詳細(xì)、規(guī)整、科學(xué)的氣息。
5.對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)度的管理與控制
本文作者總結(jié)長期的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為在項(xiàng)目工程進(jìn)度控制的環(huán)節(jié)中，項(xiàng)目時(shí)間管理發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。其一它為項(xiàng)目活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)與預(yù)期計(jì)劃相一致提供了保障，進(jìn)而使與項(xiàng)目活動(dòng)相關(guān)的組織目標(biāo)得以真正的實(shí)現(xiàn);其二項(xiàng)目管理自身作為管理中的重要部分，對(duì)時(shí)間進(jìn)度的管控可以使整個(gè)工程項(xiàng)目體系在實(shí)施的過程中與總目標(biāo)的落實(shí)保持高度的一致性，并在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)使工程項(xiàng)目的質(zhì)量有一定的保障。
從宏觀的角度分析，成功項(xiàng)目的落實(shí)就是指在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，在定額資金的配合下，滿足或者超過與項(xiàng)目竣工相關(guān)的指標(biāo)系數(shù)，所以說，時(shí)間、資金、項(xiàng)目質(zhì)量以及范圍等內(nèi)外在因素都能夠影響工程項(xiàng)目的成敗。之所以認(rèn)為項(xiàng)目時(shí)間管理能夠?qū)?xiàng)目活動(dòng)進(jìn)度發(fā)揮管理與控制的功效，主要是因?yàn)槠淠軐⒐て谶M(jìn)行合理的分配與調(diào)整，進(jìn)而在預(yù)期的時(shí)間范圍內(nèi)落實(shí)與項(xiàng)目相關(guān)的預(yù)期目標(biāo)，此時(shí)我們就可以肯定的是該項(xiàng)目的進(jìn)度得到了合理而高效的控制，這是從項(xiàng)目結(jié)果的角度去分析項(xiàng)目時(shí)間管理是怎樣發(fā)揮自身作用的;從工程項(xiàng)目實(shí)施的流程上看，時(shí)間管理是這樣達(dá)到應(yīng)用的目標(biāo)的，它可以切實(shí)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行分析，對(duì)其不合理的地方進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，此時(shí)項(xiàng)目管理者具有極高水平的先見意識(shí)，及時(shí)的挖掘并處理項(xiàng)目實(shí)施過程中的有關(guān)問題，最終使某一項(xiàng)目在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)或者在經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)可以承受的范圍內(nèi)竣工�？傊�(xiàng)目時(shí)間管理參與進(jìn)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)度管控的工作環(huán)節(jié)中，可以對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的各個(gè)細(xì)節(jié)過程進(jìn)行有效的監(jiān)督與管理，此時(shí)與項(xiàng)目總目標(biāo)出現(xiàn)偏差或者是錯(cuò)誤的活動(dòng)就會(huì)被及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，得到妥善而高效的處理。不論是大項(xiàng)目還是小項(xiàng)目，進(jìn)度控制工作都是極為重要的，它可以成為判斷項(xiàng)目活動(dòng)開展得是否成功的關(guān)鍵性標(biāo)準(zhǔn)之一，那么由此我們可以推斷，項(xiàng)目時(shí)間管理在這一階段的應(yīng)用發(fā)揮著不可替代的作用。
6.項(xiàng)目計(jì)劃的調(diào)整工作環(huán)節(jié)
我們都深知“計(jì)劃趕不上變化”的道理。當(dāng)與項(xiàng)目有關(guān)的方案被編制擬定之后，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，受某寫環(huán)境條件的影響總會(huì)出現(xiàn)對(duì)原有計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的工作內(nèi)容。我們知道調(diào)整的內(nèi)容并非是單一化的，可能是資源分配方面，也可能是活動(dòng)運(yùn)行流程方面。對(duì)于項(xiàng)目時(shí)間的調(diào)整工作是被高度重視的，因?yàn)橛袝r(shí)候會(huì)把一個(gè)任務(wù)完成的時(shí)間延長，此時(shí)兩個(gè)任務(wù)之間的關(guān)系就可能發(fā)生變動(dòng)，任務(wù)增加或者是刪除的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。在這里本文作者對(duì)項(xiàng)目管理者提出的建議是，不要頻繁性的對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整，最大限度的維護(hù)項(xiàng)目實(shí)施過程中的穩(wěn)定性是極為關(guān)鍵的。
三、與項(xiàng)目時(shí)間管理相關(guān)的技術(shù)與方法
1.列舉項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的表示方法
與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃有關(guān)的方案可以采用這樣的書寫流程：摘要--詳細(xì)論述--表格或者圖表配合--結(jié)尾。這樣的進(jìn)度表示形式具有直觀性、清晰度高的特征。這里作者對(duì)圖示的種類進(jìn)行列舉，有網(wǎng)絡(luò)圖、甘特圖以及里程碑圖等。
2.網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)的應(yīng)用
與項(xiàng)目活動(dòng)開展有關(guān)的時(shí)間的計(jì)算以及進(jìn)度的規(guī)劃工作是在網(wǎng)絡(luò)圖示的輔助下而完成的，因而網(wǎng)絡(luò)圖可以被視為項(xiàng)目時(shí)間管理工作順利開展的重要輔助管理工具。對(duì)網(wǎng)絡(luò)圖進(jìn)行細(xì)化，其類型是多樣化的，例如較為常見的節(jié)點(diǎn)型網(wǎng)絡(luò)圖、單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖以及雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖等。
任何一個(gè)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)在項(xiàng)目時(shí)間管理工作中的應(yīng)用，都應(yīng)該完成對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)最早開始時(shí)間與最早收工時(shí)間、最晚開展時(shí)間和最晚竣工時(shí)間的計(jì)算工作，同時(shí)完成其時(shí)差參數(shù)計(jì)算的這一工作任務(wù)，此時(shí)分析技術(shù)在項(xiàng)目時(shí)間管理進(jìn)程中得以應(yīng)用，目前在項(xiàng)目管理工作中應(yīng)用頻率較高的分析技術(shù)有關(guān)鍵路線法以及計(jì)劃評(píng)審技術(shù)這兩大類型。
3.持續(xù)時(shí)間壓縮
持續(xù)時(shí)間壓縮可以作為對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行數(shù)據(jù)分析工作的一類特殊性質(zhì)的狀況。這一技術(shù)在項(xiàng)目時(shí)間管理工作中的應(yīng)用，其實(shí)質(zhì)就是在不改變項(xiàng)目投入成本資金等條件下，將與項(xiàng)目活動(dòng)有關(guān)的時(shí)間進(jìn)行合理的壓縮，借助此方法去達(dá)到壓縮項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)間的目標(biāo)。這一技術(shù)方法的應(yīng)用需要考慮與項(xiàng)目活動(dòng)相關(guān)的成本、人力資源、工作時(shí)間、工作強(qiáng)度以及理想狀態(tài)下項(xiàng)目活動(dòng)可以達(dá)到的進(jìn)度等各種因素，在此基礎(chǔ)上才能落實(shí)對(duì)項(xiàng)目整體計(jì)劃調(diào)整的工作任務(wù)。項(xiàng)目進(jìn)度持續(xù)時(shí)間壓縮工作的落實(shí)，要使關(guān)鍵路徑所用的時(shí)長得到最大限度的壓縮，最終得到與項(xiàng)目活動(dòng)相關(guān)的最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃方案。在項(xiàng)目時(shí)間管理過程中這一技術(shù)的應(yīng)用并是百利而無一害的，持續(xù)時(shí)間壓縮工作的落實(shí)有很大的幾率去增加項(xiàng)目活動(dòng)的成本費(fèi)用或者是使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)增加。
4.時(shí)差的運(yùn)用
時(shí)差度量與某一項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃中的時(shí)間安排有關(guān)系，時(shí)差的運(yùn)用是指對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行調(diào)整與安置，此時(shí)時(shí)差度量可以被視為一個(gè)相對(duì)靈活的調(diào)整工具去顯示與項(xiàng)目活動(dòng)有關(guān)的最晚時(shí)間與最早時(shí)間之間的數(shù)值差量。在項(xiàng)目時(shí)間管理進(jìn)程中時(shí)差度量這一技術(shù)的應(yīng)用，能夠緩解各種資源在項(xiàng)目活動(dòng)中配置的問題，這是因?yàn)樵摷夹g(shù)能夠?qū)①Y源在各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)環(huán)節(jié)中的優(yōu)先級(jí)別劃分出來�？傊�，在項(xiàng)目管理工作進(jìn)程中，時(shí)差可以作為與項(xiàng)目活動(dòng)相關(guān)資源高效利用的重要手段，這樣項(xiàng)目管理人員在處理短缺資源這一問題之時(shí)，就可以將時(shí)差較長的項(xiàng)目活動(dòng)中調(diào)取物質(zhì)資源，以使項(xiàng)目實(shí)施的過程中不會(huì)因?yàn)橘Y源缺乏的問題而出現(xiàn)中斷現(xiàn)象。
四、解析時(shí)間管理對(duì)項(xiàng)目管理發(fā)揮的作用
本文作者總結(jié)時(shí)間管理對(duì)項(xiàng)目管理做出的貢獻(xiàn)，大體上歸結(jié)于以下四個(gè)方面：
1.使資源的自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)
這主要是因?yàn)轫?xiàng)目管理者能夠?qū)⒂邢薜臅r(shí)間較為合理的分配到總體工期中，這樣有限的資源在項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程中就會(huì)高效率的被應(yīng)用，此期間資源的性能推動(dòng)項(xiàng)目活動(dòng)的運(yùn)營過程，也就是說時(shí)間管理在項(xiàng)目管理整體系統(tǒng)中的應(yīng)用，最大效率的提高了資源的利用率。
2.提高參與項(xiàng)目實(shí)施工作的團(tuán)隊(duì)效率
項(xiàng)目時(shí)間管理工作在管理體系中的落實(shí)，使每一階段的項(xiàng)目活動(dòng)都有時(shí)間條件的約束，那么我們可以推測(cè)的是此時(shí)團(tuán)隊(duì)的合作精神被樹立起來，他們更有干勁兒、創(chuàng)新思維能力得到培養(yǎng)與鍛煉，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)去獲得更飽滿的工作成果。
3.有效的降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)幾率
由以上的內(nèi)容我們知道時(shí)間管理的關(guān)鍵是對(duì)進(jìn)度的管控，在該過程中相關(guān)問題以及隱患得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與處理，那么風(fēng)險(xiǎn)的幾率自然降低。
4.落實(shí)對(duì)項(xiàng)目的管理與控制工作
時(shí)間管理這一工作的落實(shí)使各個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)的工作量以及時(shí)間得到安置與規(guī)劃，在活動(dòng)與運(yùn)行的過程中并對(duì)其加以管控，這樣整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)就會(huì)以預(yù)期的速率朝著項(xiàng)目總目標(biāo)穩(wěn)步前行。
五、結(jié)束語
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷改良與發(fā)展，項(xiàng)目活動(dòng)在實(shí)踐的過程中其應(yīng)用的技術(shù)以及方法也處于不斷創(chuàng)新的優(yōu)化狀態(tài)中，那么對(duì)于項(xiàng)目時(shí)間管理而言，其理論與技能方法也會(huì)隨之不斷的更新與發(fā)展，此外與實(shí)踐管理有關(guān)的內(nèi)容也會(huì)日益充實(shí)，在這樣的局勢(shì)下，時(shí)間管理在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用會(huì)使項(xiàng)目管理的質(zhì)量實(shí)現(xiàn)大幅度提高的目標(biāo)�？傊�，本文作者認(rèn)為，時(shí)間管理是項(xiàng)目管理整體工作中的關(guān)鍵，而時(shí)間管理的關(guān)鍵是對(duì)進(jìn)度的管控，它能夠使項(xiàng)目在預(yù)期的時(shí)間范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)期總目標(biāo)，此時(shí)就可以證明在時(shí)間管理的輔助下，項(xiàng)目活動(dòng)的進(jìn)度得到了有效的控制與管理。
項(xiàng)目管理的方法
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對(duì)一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計(jì)劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì)議、面談、簽約等事項(xiàng)逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預(yù)定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工表示祝賀，以及下周要參加什么會(huì)議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個(gè)會(huì)議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項(xiàng)目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時(shí)間表，在每日預(yù)定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門開會(huì)，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個(gè)奇怪的現(xiàn)象，社會(huì)財(cái)富極其的不平等，社會(huì)的財(cái)富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財(cái)富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財(cái)富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運(yùn)用這一原則來對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類的同時(shí)，要對(duì)工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會(huì)議預(yù)計(jì)是半小時(shí)，結(jié)果一個(gè)班小時(shí)才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時(shí)間過長，還是開會(huì)的資料不夠充分。對(duì)這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對(duì)于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于突發(fā)的時(shí)間要預(yù)留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計(jì)劃。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書，一定要對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個(gè)地方浪費(fèi)了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過于緊湊，對(duì)時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實(shí)際情況來安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來制度時(shí)間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會(huì)時(shí)間管理的藝術(shù)，對(duì)每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節(jié)奏的社會(huì)中對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
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培養(yǎng)孩子時(shí)間管理意識(shí)的方法12-18
項(xiàng)目管理的要點(diǎn)12-20